Secretaresse gedeputeerde staten

---

Aanvraagnummer: 39978
Contractvorm: Detachering
Organisatie: Provincie Utrecht
Locatie: Utrecht
Uren per week: 32 - 36 per week
Tarief: Geen maximum
Duur van de opdracht: 6 maanden
Regio: Utrecht
Startdatum: Z.s.m.
Optie tot verlenging: 2 x 6 maanden
Sluitingsdatum: 01-06-2026 09:00

LET OP! Reacties dienen minimaal 1 werkdag voor de sluitingsdatum binnen te zijn voor tijdige verwerking.

---

Uitvoeringsvoorwaarde
Met het verstrekken van de opdracht (aan de ondernemer die inschrijft op de onderhavige opdracht en voor gunning in aanmerking komt) en de Provincie Utrecht mag géén arbeidsrelatie/dienstbetrekking tot stand komen. De inschrijver dient dit te waarborgen. Bij het inschrijven op de onderhavige opdracht moet in dit kader rekening worden gehouden dat de uitvoering van de werkzaamheden plaatsvindt onder direct leiding en toezicht van de Provincie Utrecht. Dit betekent dat niet wordt voldaan aan de criteria voor zelfstandigheid zoals vereist onder de Wet Deregulering Beoordeling Arbeidsrelaties (Wet DBA). De provincie merkt hierbij op dat aan de voornoemde uitvoeringsvoorwaarde niet wordt voldaan als de inschrijver een ZZP-er is (ongeacht of dit een eenmanszaak of een BV is). 

Organisatie
Utrecht is een provincie om trots op te zijn. Gevarieerd, bruisend en met een rijke historie. Met veel verschillende levensstijlen, culturen en persoonlijke voorkeuren. Onze regio is een topregio met een innovatieve kenniseconomie. 
Het is onze opgave om de aantrekkelijkheid van onze provincie te vergroten en groei zo te faciliteren dat de kwaliteit van onze ruimte behouden blijft. Samen met inwoners, bedrijven, organisaties en andere overheden werken het provinciebestuur en medewerkers met enthousiasme en daadkracht aan een gezonde en duurzame leefomgeving. Wij willen dat iedereen in de provincie Utrecht fantastisch woont, werkt en leeft. Daarom zorgen wij voor een goede balans tussen groen en groei.

Opdracht
Jij bent verantwoordelijk voor het professioneel ondersteunen van jouw gedeputeerde op secretarieel gebied. Je werkt nauw samen met de bestuursadviseur en de woordvoerder van jouw gedeputeerde. Samen vormen jullie een sterk team dat de gedeputeerde optimaal ondersteunt. Jij houdt de complexe agenda actueel en zorgt voor een duidelijke planning. Je bereidt vergaderdossiers voor en bewaakt de voortgang van afspraken. Als eerste aanspreekpunt communiceer je professioneel en vriendelijk, zowel met interne collega’s als externe relaties.

Je kunt snel schakelen en zelfstandig beslissingen nemen ben je wel gewend. Als er een stapje extra wordt gevraagd qua inzet dan ben je daartoe bereid!
Het complexe agendabeheer vereist een nauw en zorgvuldig contact met zowel externe relaties als interne collega’s. Je draagt zorg voor een adequate agendaplanning en kunt hierover indien nodig adviseren. Jij weet mensen te vinden, en zij jou als het gaat om contact met de gedeputeerde. Je bent het visitekaartje van de gedeputeerde, wat zich uit in een zorgvuldige manier van communiceren (telefonisch, per mail en overige correspondentie). Daarnaast houd je je bezig met het voorbereiden en samenstellen van dossiers voor vergaderingen.

Met jouw gedeputeerde (gedeputeerde Leefomgeving) maak je afspraken over de ondersteuningsbehoefte, zodat je de voor hem passende kwaliteit van ondersteuning kunt leveren.

Provincie Utrecht kent 5 gedeputeerden met elk een secretaresse. Dit zijn je naaste collega's. Bij zieke en verlof nemen jullie elkaar waar.

Toevoeging

Voor het uitoefenen van de opdracht wordt vanuit de provincie Utrecht verwacht dat de opdrachtnemer haar eigen (ICT) middelen inzet. Indien gedurende de opdracht blijkt dat er extra bedrijfsmiddelen nodig zijn om het product of dienst te kunnen leveren/verlenen, dan zal opdrachtnemer deze zelf bekostigen.

Vereisten
1. De inschrijver verklaart onvoorwaardelijk te voldoen aan alle in de uitvraag opgenomen uitvoeringsvoorwaarden;
2. Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal mbo-niveau 4 in een secretariële richting;
3. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als secretaresse op bestuur/directieniveau bij een overheidsorganisatie.

Gunningscriteria
4. Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal hbo-bachelor niveau in een secretariële richting (20 punten);
5. Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 8 jaar als secretaresse op bestuur/directieniveau bij een overheidsorganisatie (40 punten);
6. Aantoonbare werkervaring met MS-office (benoem in het cv hoe dit is opgedaan) (20 punten);
7. Bereid zijn om minimaal 4 dagen op kantoor aanwezig te zijn (20 punten).

Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre u of de door u aangeboden kandidaat aan het bovengenoemde profiel voldoet.

Competenties

• Zelfstandigheid
• Proactief
• Communicatief sterk
• Flexibel

Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in functieschaal 8. Deze functie is verbonden aan de desbetreffende cao van de opdrachtgever inzake de inlenersbeloning.

Benodigd aantal professionals
1

CV-eisen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Planning
De gesprekken bij de opdrachtgever zijn gepland op een nader te bepalen moment. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk een dag van tevoren bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze inhuuropdracht.

Belangrijk: de eisen voor deze vacature zijn verplicht. Kandidaten die niet aan alle eisen voldoen, kunnen niet worden meegenomen in de selectie.

---