Productowner DefDoc App/HGI.

Aanvraagnummer: 40578
Contractvorm: Detachering
Organisatie: Ministerie van Defensie
Locatie: Den Haag - Zuid-Holland
Uren per week: 32 per week
Tarief: Geen maximum
Duur van de opdracht: 24 maanden
Regio: Zuid-Holland
Startdatum: 31-07-2026
Optie tot verlenging: Mogelijk, maar nog niet bekend
Sluitingsdatum: 03-06-2026 07:00

LET OP! Deze opdracht is gesloten

eCF-profiel

Deze opdracht is gebaseerd op het European e-Competence Framework (e-CF). Dit is een Europese standaard voor het beschrijven van IT-competenties en het bijbehorende niveau van verantwoordelijkheid.

Het eCF-profiel geeft aan welke competenties en op welk niveau (e-1 t/m e-5) van de kandidaat verwacht worden.

Wij verwachten dat kandidaten in hun cv duidelijk aantonen dat zij over deze competenties beschikken. Dit kan door per relevante opdracht of functie te beschrijven:

welke rol de kandidaat vervulde
welke werkzaamheden en verantwoordelijkheden daarbij hoorden
in welke mate deze aansluiten op de gevraagde eCF-competenties en het niveau
cv’s waarin de gevraagde eCF-competenties niet aantoonbaar terugkomen, kunnen niet volledig worden beoordeeld op geschiktheid

Opdrachtomschrijving

De komende 2 jaar wordt binnen Defensie een nieuw Document Management Systeem (DMS) geïmplementeerd. Deze defensiebrede uitrol is onderdeel van het programma DOO en bestaat uit parallelle deelprojecten per Defensieonderdeel (Landmacht, Luchtmacht, Marine, Marechaussee en ondersteunende Commando's, Directies en Diensten). De oplossing bestaat uit een DMS/RMA voor LGI en HGI en een app voor mobiele kanalen.

Deze functie betreft de Product Owner-rol voor de app en HGI. Je bent de spin in het web als vertegenwoordiger van het systeem voor de behoeften van de stakeholdercommunity. De app wordt in eerste instantie uitgerold bij bewindspersonen, sleutelfunctionarissen en uiteindelijk de overige gebruikers. De app is, gezien de gebruikerspopulatie in een politiek-bestuurlijke omgeving, een kritische succesfactor voor de uitrol van DefDoc. Je bent daarom nauw betrokken bij de uitrol en doorontwikkeling en bent de stem van de gebruikervertegenwoordigers in de samenwerking met het agile ontwikkel- en beheerteam.

Naast de app is de ontwikkeling en uitrol van DefDoc voor HGI een aandachtsgebied. In principe is het systeem hetzelfde als voor LGI, met een eigen product owner, echter zijn de gebruikersorganisaties verschillend.

Je bent verantwoordelijk voor:

definiëren en vertegenwoordigen van de functionele roadmap samen met de productmanager DefDoc
verantwoordelijk voor de backlog
prioriteren van software-eisen en wensen
sturen op acceptatieproces van nieuwe versies
samenwerken tussen ontwikkel-, technisch- en functioneel beheerteams om snelheid en kwaliteit te synchroniseren
deelname aan implementatieprojectoverleg, gebruikerstafels, demonstraties en evaluaties

Het is een dynamische omgeving met een volle veranderkalender bij de Defensieonderdelen in combinatie met een groeiende volwassenheid op het gebied van informatiehuishouding en de uitrol en doorontwikkeling van DefDoc. Je rapporteert aan de productmanager DefDoc.

De programmastandplaats is Den Haag. Vanuit het belang van stakeholdermanagement met de Defensieonderdelen en andere projectteams wordt flexibiliteit in werklocaties verwacht.

Achtergrond opdracht

Defensie brengt haar informatiehuishouding op orde als basis voor informatiegestuurd werken, een doelmatige administratieve organisatie en het voldoen aan Woo en Archiefwet. Het programma Defensie Open op Orde (DOO) voert de regie over deze veranderkalender en voert veel verbeterprojecten uit, van business transformatie tot IT-realisatie. De hoofddoelstelling van dit programma is: Defensie bereikt een versterkte informatiepositie ten behoeve van verbeterde besluitvorming en verantwoording. Daartoe moet informatie juist, compleet, actueel, vindbaar en toegankelijk zijn. Het programma realiseert de inrichting voor informatiehuishouding defensiebreed en ondersteunt de organisatie met kennis, capaciteit en technologie om de volwassenheid van informatiehuishouding te verhogen onder waarborg van de veiligheid van de Staat.

De implementatie van het Document Management Systeem (DMS) en Records Management Applicatie (RMA), genaamd DefDoc, is een cruciaal onderdeel van de integrale business transformatie voor de verbeterde informatiehuishouding. Met de defensiebrede implementatie van dit systeem wordt een belangrijke basis gelegd voor het verhogen van de volwassenheid van de informatiehuishouding. Het systeem sluit aan op de dagelijkse werkzaamheden en stukkenstromen en vervangt de huidige archiefoplossing Xpost. DefDoc dient bij te dragen aan de vindbaarheid van informatie en de traceerbaarheid van de totstandkoming van stukken, beleid en besluitvorming. Het bevordert dat informatie juist, compleet, actueel, vindbaar en toegankelijk wordt. Om een defensiebrede werking zeker te stellen, zijn standaardisatie in informatieprocessen en een uniforme werkwijze belangrijke uitgangspunten van DefDoc. Hierbij wordt rekening gehouden met opgave en specificiteit per Defensieonderdeel.

Generieke beschrijving competentiegebied en niveaus

Actief luistert naar interne en externe klanten, articuleert en verduidelijkt hun behoeften. Beheert de relatie met alle belanghebbenden om ervoor te zorgen dat de oplossing in lijn is met de bedrijfsvereisten. Stelt verschillende oplossingen voor (bijvoorbeeld make-or-buy) door contextuele analyse uit te voeren ter ondersteuning van gebruikersgericht systeemontwerp. Adviseert de klant over passende oplossingskeuzes. Fungeert als een pleitbezorger die betrokken is bij het implementatie- of configuratieproces van de gekozen oplossing.

Samenvattende opgave en missie

Vertegenwoordigt de behoeften van de stakeholdercommunity, de stem van de klant, aan het agile team. Begrijpt klantvereisten en valideert dat de ontwikkelde softwareoplossing aan de vereisten voldoet. Verbindt business- en agile teams.

Taken

bouw, bewerk en onderhoud de teamachterstand (backlog)
definieer, prioriteer en valideer softwarevereisten via gebruikersverhalen
stel criteria voor acceptatie van verhalen vast en accepteer verhalen in de basislijn
genereer iteratiedoelen en iteratie-inhoud
werk samen met teams om verbeterverhalen te definiëren en te implementeren om snelheid en kwaliteit te verbeteren
neem deel aan teamdemonstraties en retrospectives

Eisen

Kandidaat heeft minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring met het gekozen eCF-profiel in een soortgelijke functie: eCF3 Senior Professional / Manager
e-CF profiel: Product Owner | D.11 Behoeftemanagement
eCF4 Lead Professional / Senior Manager: het organiseren en ondersteunen van strategische besluiten van de organisaties, het helpen van organisaties om nieuwe ICT-oplossingen te bedenken, het bevorderen van partnerschappen en het creëren van waardeproposities

Wensen

Kandidaat heeft bij voorkeur recente (binnen de afgelopen 10 jaar) aantoonbare ervaring als schakel tussen bestuurlijke, operationele en IT-organisatieonderdelen en aantoonbare werkervaring met verander-, transitie- of implementatietrajecten
aantoonbare werkervaring binnen de (Rijks)overheid
aantoonbare werkervaring binnen Defensie
kennis van projectmanagement, rapportage en agile werkwijze
ervaring en kennis op het gebied van informatiehuishouding vanuit de invalshoeken informatiemanagement, informatiesystemen en gegevensbeheer
ervaring en kennis van documentmanagement en/of zaaksystemen en informatiebeheer
ervaring met procesanalyse en -verbetering
ervaring met het opstellen van productplannen, releaseplanning en het managen van gebruikersdocumentatie

Aanvullende informatie

Hybride: de frequentie is een schatting, mits het werk dit toelaat. Afspraak met betrekking tot thuiswerken gaat altijd in overleg met de behoeftesteller.