Projectleider Implementatie DefDoc

Aanvraagnummer: 40602
Contractvorm: Detachering
Organisatie: Ministerie van Defensie
Locatie: Den Haag - Zuid-Holland
Uren per week: 32 per week
Tarief: Geen maximum
Duur van de opdracht: 12 maanden
Regio: Zuid-Holland
Startdatum: 31-07-2026
Optie tot verlenging: Mogelijk, maar nog niet bekend
Sluitingsdatum: 03-06-2026 07:00

LET OP! Deze opdracht is gesloten

eCF-profiel

Deze opdracht is gebaseerd op het European e-Competence Framework (e-CF). Dit is een Europese standaard voor het beschrijven van IT-competenties en het bijbehorende niveau van verantwoordelijkheid.

Het eCF-profiel geeft aan welke competenties en op welk niveau (e-1 t/m e-5) van de kandidaat verwacht worden.

Wij verwachten dat kandidaten in hun cv duidelijk aantonen dat zij over deze competenties beschikken. Dit kan door per relevante opdracht of functie te beschrijven:

welke rol de kandidaat vervulde
welke werkzaamheden en verantwoordelijkheden daarbij hoorden
in welke mate deze aansluiten op de gevraagde eCF-competenties en het niveau
Cv’s waarin de gevraagde eCF-competenties niet aantoonbaar terugkomen, kunnen niet volledig worden beoordeeld op geschiktheid.

Opdrachtomschrijving

De komende 2 jaar wordt binnen Defensie een nieuw Document Management Systeem (DMS) geïmplementeerd. Deze Defensiebrede uitrol is onderdeel van het programma DOO en bestaat uit parallelle deelprojecten per Defensie Onderdeel (Landmacht, Luchtmacht, Marine, Marechaussee en ondersteunende Commando's, Directies en Diensten).

Een implementatieprojectleider DefDoc werkt in een politiek-bestuurlijke omgeving en is verantwoordelijk voor de uitrol van het Document Management Systeem DefDoc (Filenet platform) als onderdeel van de business transformatie op gebied van informatiehuishouding. In 2025 was de Go-Live bij de Bestuursstaf. Uiteindelijk zullen circa 20.000 medewerkers het DMS/RMA-systeem gebruiken.

Je werkt met een team van business analisten, gebruikersondersteuners en experts op het gebied van procesanalyse, systeeminrichting, communicatie, training en adoptie. De implementatieprojectleider stuurt samen met de businessprojectleider van het defensieonderdeel de implementatie aan. Uniformiteit in systeem en processen versus lokale ondersteuning is een van de uitdagingen en een belangrijke succesfactor. Het is een dynamische omgeving met een volle veranderkalender bij de Defensieonderdelen in combinatie met een groeiende volwassenheid op het gebied van informatiehuishouding. Je rapporteert aan de overkoepelend projectmanager DefDoc, werkt samen met andere projectleiders, met het productontwikkelteam en Informatiebeheer. De veranderkundige aanpak wordt gecoördineerd vanuit DOO en in de implementatiemethodiek zijn de lessons learned van afgeronde implementaties verwerkt. Er is centrale ondersteuning op het gebied van communicatie, e-learning, klassikale training en gebruikersondersteuning.

Voor de uitvoering van de opdracht is intensief contact met het management van de gebruikersorganisatie noodzakelijk. Regelmatige aanwezigheid op locatie van het betreffende Defensieonderdeel (verschilt per Defensieonderdeel) wordt verwacht, evenals de programmastandplaats Den Haag. Vanuit het belang van stakeholdermanagement wordt hierin flexibiliteit verwacht.

Achtergrond opdracht

Defensie brengt haar informatiehuishouding op orde als basis voor informatiegestuurd werken, een doelmatige administratieve organisatie en voldoen aan Woo en Archiefwet. Het programma Defensie Open op Orde (DOO) voert de regie over deze veranderkalender en voert veel verbeterprojecten uit, van business transformatie tot IT-realisatie. De hoofddoelstelling van dit programma is: Defensie bereikt een versterkte informatiepositie ten behoeve van verbeterde besluitvorming en verantwoording. Daartoe moet informatie juist, compleet, actueel, vindbaar en toegankelijk zijn. Het programma realiseert de inrichting voor informatiehuishouding defensiebreed en ondersteunt de organisatie met kennis, capaciteit en technologie om de volwassenheid van informatiehuishouding te verhogen onder waarborg van de veiligheid van de Staat.

De implementatie van het Document Management Systeem (DMS) en Records Management Applicatie (RMA), genaamd DefDoc, is een cruciaal onderdeel van de integrale business transformatie voor de verbeterde informatiehuishouding. Met de defensiebrede implementatie van dit systeem wordt een belangrijke basis gelegd voor het verhogen van de volwassenheid van de informatiehuishouding. Het systeem sluit aan op de dagelijkse werkzaamheden en stukkenstromen en vervangt de huidige archiefoplossing Xpost. DefDoc dient bij te dragen aan de vindbaarheid van informatie en de traceerbaarheid van de totstandkoming van stukken, beleid en besluitvorming. Het bevordert dat informatie juist, compleet, actueel, vindbaar en toegankelijk wordt. Om een defensiebrede werking zeker te stellen, zijn standaardisatie in informatieprocessen en een uniforme werkwijze belangrijke uitgangspunten van DefDoc. Hierbij wordt rekening gehouden met opgave en specificiteit per Defensieonderdeel.

Generieke beschrijving competentiegebied en niveaus

Beoordeelt de implicaties van nieuwe digitale oplossingen. Definieert de vereisten en kwantificeert de zakelijke voordelen. Beheert de inzet van verandering, rekening houdend met structurele en culturele kwesties. Onderhoudt de continuïteit van bedrijfsprocessen gedurende de gehele verandering, bewaakt de impact, neemt de vereiste corrigerende maatregelen en verfijnt de aanpak.

Samenvattende opgave en missie

Beheert projecten om optimale prestaties en resultaten te bereiken. Definieert, implementeert en beheert projecten vanaf de conceptie tot de uiteindelijke levering. Verantwoordelijk voor het behalen van optimale resultaten, conformeren aan normen voor kwaliteit, veiligheid en duurzaamheid en voldoen aan gedefinieerde scope, prestaties, kosten en planning. Implementeert agile werkwijzen waar van toepassing.

Taken

Organiseer, coördineer en leid het projectteam
Zorg voor betrokkenheid en communicatie van belanghebbenden
Houd toezicht op de projectvoortgang
Coördineer, leg vast en bewaak de kwaliteit
Verzorg de circulatie en distributie van informatie van de projecteigenaar
Zorg ervoor dat het project bijdraagt aan de bredere doelen van de organisatie
Bewaak budgetten en levertijden
Stuur bij op basis van veranderende omstandigheden

Eisen

Kandidaat heeft minimaal 4 jaar aantoonbare werkervaring met het gekozen eCF-profiel of soortgelijke functie, eCF4 Lead Professional / Senior Manager.
e-CF profiel: Project Manager | E.07 Management van veranderingen in bedrijfsprocessen
eCF3 Senior Professional / Manager: het evalueren van wijzigingsrequirements en het gebruiken van specifieke vaardigheden om potentiële methoden en standaarden te identificeren die ingezet kunnen worden.
eCF4 Lead Professional / Senior Manager: het organiseren en borgen van het plannen, beheren en implementeren van significante ICT-wijzigingen in de organisatie.

Wensen

Kandidaat heeft bij voorkeur meer dan de aangegeven eis aantoonbare werkervaring met de gevraagde functie binnen het eCF-profiel.
Kandidaat heeft bij voorkeur ten minste 10 jaar aantoonbare relevante werkervaring als senior projectleider.
Kandidaat heeft bij voorkeur aantoonbare werkervaring met transitie-, verander- of implementatietrajecten bij organisaties met meer dan 2500 medewerkers.
Kandidaat heeft bij voorkeur aantoonbare werkervaring met interactie tussen bedrijfsprocessen, organisatie-inrichting en IT.
Kandidaat heeft bij voorkeur aantoonbare werkervaring met stakeholdermanagement, het opstellen van plannen en rapportages, procesverbetering en escalatiemanagement.
Kandidaat heeft bij voorkeur aantoonbare werkervaring met projectmanagement en aansturing van projectteams (15+ medewerkers).
Kandidaat heeft bij voorkeur aantoonbare werkervaring binnen Defensie c.q. het veiligheidsdomein.
Kandidaat heeft bij voorkeur aantoonbare werkervaring op het gebied van informatiehuishouding vanuit de invalshoeken informatiemanagement, informatiesystemen en gegevensbeheer.
Kandidaat heeft bij voorkeur aantoonbare werkervaring met Document Management Systemen.

Aanvullende informatie

De frequentie is een schatting, mits het werk dit toelaat. Afspraken met betrekking tot thuiswerken gaan altijd in overleg met de behoeftesteller.