Ga naar de inhoud 
Programma Managementassistent
Aanvraagnummer: 41062
Contractvorm: Detachering
Organisatie: Gemeente Eindhoven
Locatie: Eindhoven
Uren per week: 24 per week
Tarief: 60 per uur
Duur van de opdracht: 21 maanden
Regio: Noord-Brabant
Startdatum: Z.S.M.
Optie tot verlenging: Nee
Sluitingsdatum: 05-06-2026 08:00
LET OP! Deze opdracht is gesloten
Wat kom je waarmaken?
Secretariële werkzaamheden:
• Beheert agenda’s en maakt/verzet afspraken (met gevoel voor organisatie, functies en rollen waardoor goede prioriteitsstelling wordt gemaakt);
• Afhandeling van vragen, verzoeken en gesprekken;
• Organiseert bijeenkomsten, vergaderingen en overleggen. Meestal intern en soms extern (bijvoorbeeld bijeenkomsten met inwoners, ondernemers);
• Bereidt met de programmamanager/projectleider overleggen voor (agenda, verzamelen stukken) en notuleert indien nodig;
• Bewaakt follow-up en voortgang van afspraken.
Administratieve werkzaamheden:
• Organiseert de Teams-omgeving van het programma en de projecten. Brengt daar structuur in aan en weet de faciliteiten van Teams goed te benutten en collega’s daarin te ondersteunen;
• Beheert de mailbox: checkt de binnenkomende mail, zet deze door naar collega’s en beantwoordt zelf de routinematige mails, neemt vervolgacties en archiveert;
• Ondersteunt bij archivering van stukken, mails etc;
• Doet voorstellen ter verbetering van de administratieve processen.
Overig:
• Houdt planningen bij en bewaakt de voortgang;
• Levert een inhoudelijke bijdrage aan projecten en evenementen, bewaakt en rapporteert over de voortgang van werkzaamheden bij projecten en evenementen. Maakt overzichten en planningen onder regie van de projectleiders of programma manager.
Wat breng je mee?
Eisen
• Mbo werk- en denkniveau bij voorkeur in secretariële of administratieve richting;
• Enkele jaren ervaring als Programma-assistent of -ondersteuner of als projectondersteuner;
• Uitstekende kennis van de Nederlandse taal zowel in woord als in geschrift;
• Goede kennis MS-Officepakket;
• Organisatiesensitiviteit, nauwkeurig en een proactieve werkhouding.
Aanvullende informatie:
• Graag het cv in het NL aanleveren
• Bij voldoende aanbod zullen wij de rol eerder sluiten dan de aangegeven deadline in de portal. Bied dus z.s.m. een geschikte kandidaat aan;
• Leveranciers van kandidaten behoren op de hoogte te zijn van de geldende wet- en regelgeving op het gebied van arbeidsvoorwaarden en de Gemeenten cao. Deze inzet valt in schaal 8 - begin van de Gemeenten cao;
• Het is niet toegestaan een extra schakel toe te passen tussen de kandidaat en de leverancier die de kandidaat aanbiedt.
• Graag ontvangen we in de persoonlijke motivatie een onderbouwing waaruit blijkt dat de kandidaat over de gevraagde competenties beschikt.
• Het is niet toegestaan om een kandidaat in te huren die eerder in dienst is geweest van de Gemeente Eindhoven. (tussenperiode van twee jaar).
• Als de kandidaat mag starten bij de klant, dan zal er een pre-employmentscreening plaatsvinden. Wij sturen u op dat moment de daarvoor benodigde documenten toe via de Portal. Uw kandidaat mag pas starten na afronding van de pre-employmentscreening.
• De kandidaat beschikt over een legitimatiebewijs (een paspoort of identiteitskaart), welke bij intake én op de startdatum van het contract van de kandidaat geldig is en ter controle kan worden overlegd.