Informatiespecialist

Functieomschrijving:

Opdrachtbeschrijving

Als informatiebeheerder draag je actief bij aan de uitdagingen die ons binnen het domein informatiehuishouding te wachten staan. Wij zoeken een informatiebeheerder die ons kan helpen om het informatiebeheer vorm te geven bij DUO. Je biedt hierbij hands-on ondersteuning aan betrokken afdelingen en directies. Dit doe je in eerste instantie vanuit het programmateam IHH die later op zal gaan in een te vormen afdeling Informatiebeheer. Je helpt mee de documentaire informatie- en archiefproducten vindbaar en toegankelijk te maken. Je gaat je bezighouden met het vormen, ordenen, ontsluiten en afhandelen van (digitale) zaken. Verder ben je bezig met het controleren van de te archiveren zaken op volledigheid en juiste metadata om vervolgens te archiveren en relateren in digitaal archief, zaaksysteem, Teams, SharePoint et cetera. Ook het signaleren en oplossen van zaken die niet juist worden aangeleverd is daarbij van belang. Door jouw ervaring in het informatiebeheer ben je zowel in staat om ondersteuning te bieden aan de betrokken organisatiedelen als aan het programmateam IHH waar je deel van uitmaakt. Ook geef je advies over de inrichting van de IHH vanuit de praktijk.

Fasering van de opdracht

• Pilots: Kleinschalige experimenten waarin we met enkele afdelingen of werkprocessen aan de slag gaan en de eerste stappen richting verbetering informatiehuishouding zetten. Centraal staat de vraag waar de organisatie het meest mee geholpen is en wat IHH voor DUO betekent. In deze fase ben je onze ogen en oren bij de pilots en wat binnen de pilots wordt geleerd vertaal je naar verbetermogelijkheden op IHH in het algemeen.
• Uitbouwen: In deze fase help je collega's inwerken en draag je aan (nieuwe) collega's kennis over IHH en wat echt werkt bij DUO. Je wordt ook betrokken bij het werving- en selectieproces van nieuwe collega's.

Achtergrond opdracht

De Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO) voert als baten-lastendienst in opdracht van de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap onderwijswetten en -regelingen uit. Ook voert DUO in opdracht van het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid de Wet inburgering uit. De hoofdtaken van DUO zijn onder meer het bekostigen van onderwijsinstellingen, verstrekken van studiefinan¬ciering en tegemoetkoming schoolkosten, het innen van lesgelden en studieschulden, erkennen van diploma's, en het organiseren van school-, staats-, Wft- en inburgeringsexamens. Een goede informatiehuishouding (IHH) is onmisbaar voor het functio¬neren van de democratische rechtstaat en is van doorslaggevend belang voor de betrouwbaarheid van ons werk voor het mogelijk maken van onderwijs in Nederland. Het Informatiebeheer team in wording bestaat uit DIV medewerkers en IM-adviseurs op strategisch, tactisch en operationeel niveau. De taak van dit team is om goede informatiehuishouding onderdeel te maken van de dagelijkse praktijk.