Project Management Officer

Functieomschrijving:

Opdrachtbeschrijving

Het programma staat onder leiding van een programmamanager. De manager van het projectbureau IHH heeft PMO-ondersteuning nodig. Samen met de huidige PMO'er wordt verwacht om een tandem te vormen waarbij ze elkaars achtervang zijn.

Werkzaamheden

• Uitvoeren van (standaard) programma- en projectondersteunende activiteiten belegd binnen het projectbureau.
• Ondersteunen van trajecten en projecten binnen het programma, met name op het gebied van plannen en organiseren.
• In overleg oppakken en ondersteunen van inhoudelijke activiteiten, afhankelijk van kennis en interesse.
• Ondersteunen en vervangen van de collega PMO'er als backup.
• Ondersteunen van de programmamanager, manager Projectbureau en projectleiders.
• Op orde houden van het programmadossier.
• Acteren als informatieknooppunt binnen het programma m.b.t. documentatie.
• Voorbereiden, bijwonen en uitwerken van stuurgroepen.
• Ondersteunen van projectadministratie, tijdschrijven en voortgangsrapportages.
• Organiseren van events en bijeenkomsten.
• Samen met een inhoudelijke expert begeleiden en geven van workshops aan medewerkers.
• Ondersteunen van de resourcing binnen het programma (bijhouden inzetoverzicht, uitzetten verlengingen, liaison tussen projectmanagers en inkooporganisatie bij uitzetten externe opdrachten).
• Faciliteren en uitdragen van veranderingen binnen het programma, bijvoorbeeld bij een nieuwe manier van rapporteren of bij introductie van een nieuwe aanpak en/of tools.
• Meedenken over verbetervoorstellen en het uitwerken daarvan.

Achtergrond opdracht

De doelstelling van Verbeteren informatiehuishouding (IHH) is om binnen DUO de informatiehuishouding te verbeteren zodanig dat de (actieve) openbaarmaking en informatieverstrekking aan parlement, pers en publiek beter kan plaatsvinden en medewerkers in hun dagelijkse werkzaamheden optimale ondersteuning krijgen bij het veiligstellen van en ordentelijk omgaan met informatie en data, alsook in de ontwikkeling van hun vakmanschap. Het programma sluit aan bij bestaande activiteiten en processen binnen DUO op het gebied van IHH, IV en AV. Er is samenhang met onder anderen ‘Grip op gegevens’, ‘Ambtelijk vakmanschap’, ‘Werk aan uitvoering’, ‘Implementatie Wet Open Overheid’ en ‘Koers DUO’. Gedurende de looptijd van het Rijksprogramma ‘Open op Orde’ wordt integratie bewaakt. Afstemming vindt plaats met het ‘OCW Open’ programma, bijvoorbeeld rond de uitrol van het nieuwe documentmanagement- en zaaksysteem Proza. Het Projectbureau IHH is gepositioneerd om tijdelijke sturing aan te brengen binnen het programma en organiseert werkzaamheden op basis van resultaatopdrachten vanuit het Regieprogramma. Het Projectbureau IHH faciliteert, organiseert en coördineert de projecten en zorgt voor projectresultaten en rapportage. Het programma is ondergebracht bij Bedrijfsvoering manager Sylvia Poth.