Projectsecretaris Projectmanagementbureau

Opdrachtomschrijving

Voor het Projectmanagementbureau (PMB) van het cluster Stadsontwikkeling van de gemeente Rotterdam wordt een projectsecretaris gezocht. Jij zorgt voor overzicht, structuur en voortgang in complexe projecten en bent de rechterhand van de projectmanager. Je opereert proactief, schakelt gemakkelijk met stakeholders en levert een inhoudelijke bijdrage aan projectresultaten en procesverbetering.

Doel van de opdracht

De projectsecretaris ondersteunt de projectmanager bij de besturing van projecten op basis van de GROTICK-beheersaspecten en zorgt voor een professionele organisatie van de backoffice, besluitvorming, voortgangsbewaking en afstemming met betrokken partijen.

Taken en verantwoordelijkheden

• Produceren en coördineren van projectdocumenten en -processen, zoals projectplannen, offertes, voortgangsrapportages, notities, planningen, (uren)ramingen, risicoanalyses, opdrachten en correspondentie.
• Coördineren van overleggen en bestuurlijke en ambtelijke besluitvormingstrajecten, inclusief voorbereiding, agendering en opvolging.
• Bewaken van acties, planningen en bestuurlijke deadlines en actief sturen op voortgang en opvolging.
• Opstellen van notities, voortgangsrapportages en besluitdocumenten en deze toetsen op consistentie met eerdere besluitvorming.
• Overzicht houden over relevante overleggen, betrokkenen, onderwerpen, besluitvorming en informatiestromen en de samenhang binnen het project bewaken.
• Verantwoordelijk zijn voor voorbereiding, planning, agendering en verslaglegging van overleggen en bijeenkomsten, inclusief het beheer van actie- en besluitenlijsten.
• Vormgeven aan het één ingang- en één uitgangprincipe van het project met betrekking tot bestuurlijke opdrachten en besluitvorming.
• De voortgang van het project bewaken op de GROTICK-aspecten en de projectmanager adviseren over voortgang, risico’s en prioriteiten.
• Knelpunten en kansen in processen signaleren en actief bijdragen aan procesverbeteringen.
• Intensief samenwerken met interne en externe stakeholders en zorgen voor effectieve afstemming en informatie-uitwisseling.
• Actief kennis en informatie vergaren over relevante aspecten van het project en vertalen naar bruikbare inzichten.
• Betrokkenen binnen en buiten de projectorganisatie gevraagd en ongevraagd informeren en adviseren over de projectstatus.
• Actief deelnemen aan overleggen en regelmatig afstemmen met de projectmanager over voortgang en prioriteiten.

Resultaat & Planning

Looptijd: 12 maanden

• Startdatum – Zo snel mogelijk, naar verwachting medio juli 2026.
• Uren per week – 36 uur.
• Verlenging – 2 x 12 maanden mogelijk.
• Verificatiegesprek – Week 27.
• Gespreksduur – 30 tot 60 minuten per gesprek.

Eisen

• Je beschikt over minimaal een afgeronde hbo-opleiding.
• Je hebt minimaal 1,5 jaar werkervaring in een ondersteunende rol binnen projecten, zoals projectsecretaris, projectondersteuner of projectmedewerker, binnen een gemeentelijke organisatie, opgedaan in de afgelopen 3 jaar.
• Je hebt werkervaring met het organiseren en coördineren van overleggen, het bewaken van acties en het ondersteunen van besluitvorming.
• Je hebt werkervaring binnen een politiek-bestuurlijke omgeving bij een overheidsorganisatie.
• Je hebt werkervaring met het opstellen van notities en/of bestuurlijke stukken en het samenwerken met interne en externe stakeholders.

Wensen

• Je hebt werkervaring met projecten binnen gebiedsontwikkeling en/of het fysieke domein in een complexe bestuurlijke context met meerdere stakeholders en ruimtelijke opgaven; dit dient onderbouwd te worden met minimaal twee concrete referentieprojecten.
• Je hebt werkervaring binnen een gemeente met minimaal 250.000 inwoners, inclusief samenwerking in een politiek-bestuurlijke omgeving, opgedaan in de afgelopen 3 jaar.
• Je beschikt over relevante certificeringen en trainingen, zoals PRINCE2, Lean Six Sigma en/of strategisch omgevingsmanagement.
• Je hebt werkervaring met procesverbetering en het optimaliseren van werkprocessen binnen projecten, inclusief het implementeren van verbeteringen in de praktijk.
• Je hebt werkervaring met procesoptimalisatie, digitalisering en stakeholdermanagement binnen complexe projecten.

Voorwaarden

De opdracht kent een tariefrange van €65 tot €74. De weging bestaat uit 20% prijs en 80% kwaliteit. Inschrijver kan 1 kandidaat aanbieden. Alleen detachering is toegestaan; ZZP en doorleenconstructies zijn niet toegestaan. Werklocatie: Wilhelminakade 179. Er wordt 50% op kantoor en 50% thuis gewerkt; thuiswerkdagen zijn in overleg. Afwijkende werktijden zijn niet van toepassing.

Over de organisatie

PMB is het projectmanagementbureau van het cluster Stadsontwikkeling van de gemeente Rotterdam. Het bureau managet projecten, processen en programma’s in het fysieke domein voor onder meer Gebiedsontwikkeling, Vastgoed, Buitenruimte, Duurzaamheid en Mobiliteit. De opdrachten zijn integraal en complex, kennen vaak bestuurlijke aandacht en staan regelmatig onder tijdsdruk. Binnen PMB staan persoonlijke ontwikkeling, kennisuitwisseling, werkplezier en teamwork centraal.

Stadsontwikkeling werkt aan een sterke economie en een aantrekkelijke woonstad. De organisatie initieert en begeleidt ruimtelijke en economische investeringen, is publiek ontwikkelaar en kwaliteitsbewaker, en werkt samen met private en publieke partners aan de stad. Diversiteit en samenwerking worden nadrukkelijk belangrijk gevonden.