Ga naar de inhoud 
Office Manager
Aanvraagnummer: 43838
Contractvorm: Detachering
Organisatie: Rabobank
Locatie: Utrecht, Croeselaan
Uren per week: 18 per week
Tarief: Geen maximum
Duur van de opdracht: 15,5 maanden
Regio: Utrecht
Startdatum: Z.S.M.
Optie tot verlenging: Nee
Sluitingsdatum: 06-07-2026 17:00
LET OP! Deze opdracht is gesloten
Details:
• We zijn op zoek naar 1 FTE;
• Bij voldoende aanbod zullen wij de rol eerder sluiten dan de aangegeven deadline in de portal;
• Graag duidelijk in het motivatieveld aangeven of de kandidaat een vakantie heeft gepland en/of er sprake is van bijzonder verlof gedurende de looptijd van deze opdracht;
• Graag duidelijk in het CV aangeven of er een interne referentie opgevraagd mag worden. Mocht de kandidaat momenteel of recent een opdracht hebben uitgevoerd binnen de Rabobank, dan ontvangen wij graag de naam en functietitel van de desbetreffende teamlead;
• Niet geschikt voor ZZP;
• Hybride werken: vaste kantoordagen worden tijdens intake besproken.
Context en richting
Door het onverwacht deels uitvallen van de huidige officemanager is er per direct een tijdelijke capaciteitstekort ontstaan binnen de office management functie. Om de continuïteit van de dagelijkse operationele en facilitaire ondersteuning te waarborgen, is ervoor gekozen om een ervaren interim officemanager te zoeken via een detachering.
Deze zal opereren binnen de bestaande organisatie- en teamstructuur en verantwoordelijk zijn voor het borgen van de reguliere office management werkzaamheden, waaronder planning, facilitaire coördinatie en ondersteuning van het team en aangewezen management teamleden.
Werkzaamheden:
De interim Office manager zal opereren binnen de bestaande Colesco organisatie- en teamstructuur en verantwoordelijk zijn voor het borgen van de reguliere office management werkzaamheden, waaronder planning, facilitaire coördinatie en ondersteuning van het team en aangewezen management teamleden.
De opdracht omvat het zelfstandig uitvoeren en coördineren van alle reguliere office management werkzaamheden binnen de bestaande organisatie- en teamstructuur. De interim Office manager stemt waar nodig af met interne stakeholders en fungeert als eerste aanspreekpunt voor kantoor gerelateerde zaken en agenda management/beheer van aangewezen management tem leden.
Deliverables:
• Borging van dagelijkse office management processen (o.a. planning, agenda- en vergadercoördinatie, facilitaire zaken);
• Tijdige en correcte afhandeling van operationele verzoeken vanuit het team;
• Coördinatie van externe leveranciers en facilitaire diensten;
• Signalering van knelpunten en proactieve verbetervoorstellen;
• Zorgdragen voor een goed functionerende en representatieve werkomgeving;
• (Indien van toepassing) overdracht en documentatie van werkzaamheden voor bij terugkeer van de vaste officemanager.
Tijdslijnen
• Juli: Kennismaking inwerken;
• Juli-oktober uitvoeren werkzaamheden;
• Oktober overdracht werkzaamheden naar vaste office manager;
Specifieke vaardigheden
• Belangrijke competenties die direct inzetbaar zijn voor een bepaalde periode van 4 maanden zijn:
• Sterke organisatorische en planningsvaardigheden;
• Professionele sensitiviteit, discretie en vertrouwelijkheid;
• Stakeholdermanagement;
• Pro activiteit en probleemoplossend vermogen;
• Facilitair en operationeel management;
• Stressbestendigheid en flexibiliteit;
• Professionaliteit en representativiteit;
• Digitale vaardigheid.
Graag ontvangen we in de persoonlijke motivatie een onderbouwing waaruit blijkt dat de kandidaat over de gevraagde competenties beschikt.
Aanvullende informatie:
• Er wordt hybride gewerkt, volgens het Rabobank @anywhere principe;
• Vanwege de toenemende drukte op de Rabobanklocatie aan de Croeselaan in Utrecht is er vanaf april 2026 een nieuw parkeerbeleid. Vanaf maandag t/m donderdag kunnen externe medewerkers niet meer parkeren op het terrein aan de Croeselaan. Alleen op vrijdag blijft parkeren voor externen mogelijk;
• Let op: loondienst-midlance constructies zijn conform Rabobankbeleid niet toegestaan. Geen kandidaten aanbieden via deze constructie. Controle vindt tevens plaats tijdens de screening;
• Leveranciers van kandidaten behoren op de hoogte te zijn van de geldende wet- en regelgeving op het gebied van arbeidsvoorwaarden en de (Rabobank) cao. Deze inzet valt in schaal 8 van de Rabobank cao;
• Onder de veranderde wet- en regelgeving leent deze opdracht zich helaas niet voor het inzetten van een ZZP-er. Bij vragen en/of onduidelijkheden lichten wij dit uiteraard graag toe;
• Wij ontvangen graag de persoonlijke motivatie en het CV in het Nederlands;
• De kandidaat mag op maximaal één aanvraag tegelijkertijd aangeboden worden. Dit betekent dat de kandidaat gedurende de exclusiviteitsperiode (4 werkdagen) alleen bij - Rabobank is aangeboden;
• Daarnaast is het van belang dat de kandidaat beschikbaar is voor de hele gevraagde periode in de aanvraag;
• Pre-employmentscreening: Als de kandidaat mag starten bij de klant, dan zal er een pre-employmentscreening plaatsvinden. Wij sturen u op dat moment de daarvoor benodigde documenten toe. Uw kandidaat mag pas starten na afronding van de pre-employmentscreening;
• De kandidaat beschikt over een legitimatiebewijs (een paspoort of identiteitskaart), welke bij intake én op de startdatum van het contract van de kandidaat geldig is en ter controle kan worden overlegd;