Functioneel beheerder.

Aanvraagnummer: 44251
Contractvorm: Detachering
Organisatie: Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat - BSK
Locatie: Den Haag - Zuid-Holland
Uren per week: 32 per week
Tarief: Geen maximum
Duur van de opdracht: 6 maanden
Regio: Zuid-Holland
Startdatum: 31-07-2026
Optie tot verlenging: Mogelijk, maar nog niet bekend
Sluitingsdatum: 10-07-2026 10:00

LET OP! Deze opdracht is gesloten

Opdrachtomschrijving
Concreet voert de Functioneel beheerder de volgende taken uit:

Evalueren van de functionaliteit van het Content Managementsysteem en de parafeerapp;
Uitwerken van specificaties (user stories) bij gewenste wijzigingen, coördineren van de invoering van wijzigingen en coördineren van het testen van gerealiseerde wijzigingen;
Ondersteunen van de eerstelijns functioneel beheerder bij incidenten en verstoringen;
Coördineren en managen van organisatorische en technische knelpunten en problemen;
Onderhouden van contacten en nauw samenwerken met in- en externe partijen;
Aansturen en coördineren van in- en externe partijen;
Formuleren van eisen aan ICT-dienstverlening en het beheren van ICT-dienstverleningsovereenkomsten;
Beheren en bewaken van correct gebruik van het systeem;
Uitvoeren van risicomanagement en analyse op het proces in samenwerking met informatiebeveiliging en architectuur;
Deelname aan projecten die het gebruik van DMS en/of de parafeerapp raken;
Meewerken aan de afbouw van Content Manager en de migratie naar het nieuwe CSP.

Achtergrond opdracht
In de huidige situatie is informatievoorziening niet meer weg te denken uit de processen in de organisatie. Het krijgen van de juiste informatie op de juiste plek is steeds kritischer en noodzakelijk; de daarvoor benodigde applicaties zijn cruciaal voor de continuïteit van veel processen. Dit geldt ook voor het voorzien van de juiste documenten aan de politieke en ambtelijke top via het huidige documentmanagementsysteem (CM) en de hieraan gekoppelde beveiligde parafeerapp. Deze stukkenstroom, met werkzaamheden zoals het lezen, annoteren en paraferen van documenten, gebeurt steeds vaker buiten reguliere kantoortijden. Dit resulteert in een beroep op de bereidwilligheid en flexibiliteit van medewerkers bij problemen. Dit is niet wenselijk en daarom is er behoefte aan uitbreiding van de ICT-ondersteuning op de stukkenstroom voor de politieke en ambtelijke top. Content Manager is een tool die al sinds 2008 wordt ingezet bij het kerndepartement voor documentmanagement en de daarbij horende workflows. De stukkenstroom richting de kamer en de minister is hierin een belangrijk onderdeel. Voor het goedkeuren op de mobiele telefoon is een aanvullende beveiligde app ontwikkeld, welke wordt beheerd en uitgerold door de ICT-organisatie. De app en de CM-omgeving zijn belangrijk voor de ambtelijke top en de medewerkers die de stukken voorbereiden. Met name in kritische periodes is het goed functioneren van deze technologie essentieel. Bij problemen en verstoringen moeten bestuurders tijdig, discreet en juist geholpen worden. Naast het functioneel beheren van Content Manager en de parafeerapp kan de medewerker ook voor andere applicaties worden ingezet. Belangrijk binnen de nieuwe opdracht is dat Content Manager wordt uitgefaseerd. Dit betekent dat er een migratie plaats moet vinden naar het nieuwe CSP. De medewerker zal een belangrijke rol gaan spelen bij de migratie en afbouw van Content Manager. Veel kennis is daarom nodig van de huidige omgeving.

Wensen

De benodigde kennis en ervaring is als volgt:
Kennis van en ervaring met het beheer en gebruik van Content Manager is in deze fase een must;
Werkervaring in een bestuurlijke en complexe organisatie;
Kennis van techniek, informatiebeveiliging, privacy en informatieanalyse;
Aantoonbare ervaring met het vertalen van gebruikerswensen naar functionele specificaties en/of het opstellen van functioneel ontwerpen en user stories voor wijzigingen;
Ervaring met het begeleiden van de realisatie en implementatie van wijzigingen en releases;
Ervaring met testcoördinatie, opstellen van het testplan, testscript, testrapport en het (laten) uitvoeren van acceptatietesten;
Ervaring met leveranciersmanagement en het aansturen van en samenwerken met verschillende stakeholders;
Kennis van en ervaring met de parafeerapp en het werken met Topdesk is een pré;
Bekend met beheerstandaarden als BiSL, ITIL en TMap;
Het doel van de functie is ervoor zorgen dat het gebruikte documentmanagementsysteem, Content Manager, en de bijbehorende app goed blijft functioneren in de transitie naar het nieuwe CSP;
De tweedelijns functioneel beheerder faciliteert de optimale aansluiting van de informatiesystemen bij de bedrijfsprocessen binnen de kaders die er zijn en stuurt vanuit die hoedanigheid de verschillende leveranciers aan;
Bewustzijn van het belang van het documentmanagementsysteem, de werkstromen en het anticiperen op benodigde veranderingen hierin vormen een belangrijk deel van de taken;
Een belangrijk deel van de taken zit ook in het meewerken met de migratie naar het nieuwe CSP;
Naast Content Manager en de parafeerapp beheert de afdeling nog circa 50 andere applicaties die ook deel kunnen uitmaken van deze opdracht.

Competenties

Dienstbaarheid
Proactief
Politieke en bestuurlijke sensitiviteit
Flexibiliteit
Integriteit
Samenwerken
Organisatiebewustzijn en inlevingsvermogen
Klantgerichtheid
Communicatieve vaardigheden

Aanvullende informatie
Wanneer u als leverancier een professional aanbiedt en deze wordt geplaatst, hebben we informatie van u als contractpartij nodig, onder andere met betrekking tot de Wet keten- en inlenersaansprakelijkheid. De WKA heeft als doel om misbruik te voorkomen bij de afdracht van loonheffingen in de keten. Wij dekken deze risico’s voor onze opdrachtgevers af middels een geblokkeerde rekening, de G-rekening. Dit is een rekening waarop een gedeelte van het factuurbedrag wordt gestort en waarvan u de loonheffingen en btw kunt betalen aan de Belastingdienst. Het af te storten percentage hangt ervan af of u een SNA-certificering (NEN-4400-1 of NEN-4400-2) heeft en of uw bedrijf in Nederland of daarbuiten is gevestigd. De G-rekening kunt u aanvragen bij de Belastingdienst. Indien u geen G-rekening kunt krijgen en u kunt hiervan bewijs van de Belastingdienst overleggen, dan heeft u ook de mogelijkheid elk kwartaal een accountantsverklaring (assurance report inzake inlening personeel) aan te leveren. Hierin zal een gecertificeerd accountant (AA of RA) een verklaring afgeven over de juistheid, volledigheid en tijdigheid van de afdrachten. Let wel, de kosten voor deze verklaring komen voor uw eigen rekening.