Recordmanager

Organisatie

Bij de Omgevingsdienst Noord-Holland Noord (OD NHN) werken circa 250 bevlogen en ervaren collega’s aan de opstelling van adviezen en de uitvoering van milieutaken van zestien gemeenten in Noord-Holland-Noord. Daarnaast is de provincie Noord-Holland onze opdrachtgever. We houden ons bezig met bodemkwaliteit, klimaat, natuur, milieu, duurzaamheid, energietransitie, lucht, afval, asbest externe veiligheid, zwemwater, wegen en vaarwegen.

Het vakgebied milieu, klimaat en natuur is volop in beweging en in de actualiteit. Werken bij de OD NHN staat dan ook garant voor uitdaging en dynamiek. En dat in een open en informele werksfeer waarin van elkaar leren voorop staat: samen gaan we voor het beste resultaat. Dat maakt dat onze medewerkers de collegialiteit bij de OD NHN als zeer hoog waarderen.

OD NHN omarmt Het Nieuwe Werken (HNW) waarbij je de ruimte krijgt de taken naar eigen inzicht uit te voeren, en deels ook op een andere plek te werken. Flexibel en zelfstandig. Op die manier kun je werk en privé goed in balans brengen. Onze werkzaamheden omvatten uiteenlopende terreinen (milieu, duurzaamheid en natuur), en dat zorgt voor talloze mogelijkheden om je bij ons te ontplooien.

Wij zijn gevestigd in een modern en goed bereikbaar kantoor, vlakbij het station, uitvalswegen en het centrum van Hoorn.

Opdrachtomschrijving:

De OD NHN voert archiefbeheer uit op het taakarchief wat zij onder zich heeft van de zestien gemeenten en provincie Noord-Holland . Zij heeft daarbij te maken met 3 archiefdiensten en 2 selectielijsten (de VNG en de Provisa). Dit archiefbeheer wordt uitgevoerd in het VTH-/zaaksysteem Open Wave gekoppeld aan het document management systeem Alfresco. Binnen dat document management systeem (hierna: DMS) wordt ook archiefbeheer uitgevoerd voor bedrijfsvoering. Dit archief valt onder de VNG selectielijst.

Omdat dit archiefbeheer vrij complex is, is de OD NHN op zoek naar een recordmanager met een goed analytisch denkvermogen om de diverse stromen goed uit elkaar te kunnen houden.

Daarnaast worden de personeelsdossiers bijgehouden in AFAS en gearchiveerd. Hierop moeten nog vernietigingen uitgevoerd worden.

Het takenpakket zal bestaan uit;

• Archiefbeheer/-vernietiging binnen het zaaksysteem Open Wave en DMS Alfresco;
• Archiefbeheer/-vernietiging binnen AFAS personeelsdossiers;
• Contact onderhouden met 3 archiefdiensten;
• Adviseren bij aanbesteding DMS;
• Oppakken (interne) informatieverzoeken;
• Bijhouden handboek DIV en metadataoverzicht;
• Adviseren/assisteren bij informatiebeheer vraagstukken;
• Bijhouden Open Zaak (de zaaktypecatalogus voor Open Wave en Alfresco).

Vereisten / knock-outcriteria

1. Een afgeronde opleiding op minimaal mbo-4 niveau;
2. Aantoonbare werkervaring met archief- en informatiebeheer;
3. Aantoonbare kennis van de archiefwet en van regelgeving en normen binnen het vakgebied (licht duidelijk toe waar deze kennis is opgedaan);
4. Aantoonbare werkervaring binnen een overheidsorganisatie;

Gunningscriteria te beoordelen door Flextender (weging, totaal 100 punten)

5. Een afgeronde opleiding op minimaal hbo-bachelor niveau, of SOD-1 of LARM (20 punten);
6. Aantoonbare werkervaring met zaaksystemen en DMS systemen (25 punten);
7. Aantoonbare werkervaring als recordmanager DIV binnen een gemeentelijke organisatie (20 punten);
8. Aantoonbare ervaring met het bijhouden van selectielijsten ( Provisa en VNG, licht dit duidelijk toe in het cv) (15 punten).
9. Maximaal uurtarief van €90,- exclusief btw, inclusief woon-werkverkeer en fee Flextender (20 punten).

Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre jij / de door jou aangeboden kandidaat aan het bovengenoemde profiel voldoet.

Functieschaal

Deze functie is ingedeeld in functieschaal 9. Deze functieschaal is (eventueel) verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de inlenersbeloning.

Benodigd aantal professionals

1.

CV-eisen

Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen

De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: Ma – Di – Wo – Do – Vr.

Planning

De gesprekken bij de opdrachtgever zijn gepland op donderdag 18 juli 2024. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk woensdag 17 juli 2024 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze inhuuropdracht.