Documentalist

---

Aanvraagnummer: 47010
Contractvorm: Detachering
Organisatie: Rijkswaterstaat
Locatie: Leeuwarden, Zwolle, Assen en deels thuiswerken
Uren per week: 16 per week
Tarief: 78 per uur
Duur van de opdracht:
Regio: Noord-Brabant
Startdatum: 01-09-2026
Optie tot verlenging: Ja
Sluitingsdatum: 04-08-2026 08:00

LET OP! Reacties dienen minimaal 1 werkdag voor de sluitingsdatum binnen te zijn voor tijdige verwerking.

---

Locatie: Leeuwarden, Zwolle, Assen en thuiswerken mogelijk. Het exacte aantal kantoordagen wordt niet genoemd in de opdracht

LET OP: Voorafgaand aan het aanbieden van een kandidaat dienen onderstaande voorwaarden volledig te worden nageleefd. Het niet voldoen aan één of meerdere voorwaarden resulteert in onmiddellijke uitsluiting van deelname aan toekomstige aanvragen van Rijkswaterstaat:
• Bij voldoende aanbod zullen wij de rol eerder sluiten dan de aangegeven deadline in de portal. Biedt dus zsm een geschikte kandidaat aan;
• Aanbiedingen van kandidaten worden beoordeeld op eisen en wensen. Voldoet een kandidaat niet aan een eis, dan komt hij/zij niet in aanmerking voor de opdracht. In het CV dienen zowel de eisen als de wensen, inclusief de mate waarin hieraan wordt voldaan, expliciet te worden vermeld;
• Fee only constructie wordt niet geaccepteerd vanuit RWS;
• Bij voortijdige beëindiging geldt dat een opzegtermijn van minimaal 1 maand in acht wordt genomen;
• Vul alle gegevens van de kandidaat correct in. Bij het voorstellen van een kandidaat dient het CV in PDF-formaat te worden aangeleverd, voorzien van voor- en achternaam. Daarnaast dient bij 'woonplaats' de actuele woonplaats van de kandidaat te worden ingevuld. Deze gegevens worden door de klant ontvangen bij de aanbieding;
• AVG: geen foto’s of persoonsgegevens, geen leveranciersgegevens; alleen bedrijfsnaam en logo toegestaan;
• Vermeld het e-mailadres van de kandidaat in de motivatie. Dit is noodzakelijk om de kandidaat bij de klant aan te kunnen bieden; zonder e-mailadres kunnen wij de aanbieding niet verwerken
• het is niet toegestaan om boven het max tarief aan te bieden, kandidaten die boven het max tarief aangeboden worden zullen wij moeten afwijzen;
• Leveranciers mogen slechts 2 kandidaat aanbieden. Mochten er door één partij meerdere kandidaten aangeboden worden, dan zullen wij alle kandidaten moeten afwijzen.
• Graag alleen kandidaten voorstellen die de Nederlandse taal beheersen.

Rijkswaterstaat
Rijkswaterstaat is de uitvoeringsorganisatie van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat en werkt dagelijks aan een veilig, leefbaar en bereikbaar Nederland.

Project vervanging Gerrit Krolbrug
Beweegbare bruggen zijn een essentieel onderdeel van onze wegen en vaarwegen.

Voor het team dat zich richt op het project Vervanging Gerrit Krolbrug zoeken wij een documentalist. In deze opdracht ben je verantwoordelijk voor het op orde brengen en houden van de archivering van documenten.

Het doel van het project is het oplossen van het infrastructurele knelpunt voor de scheepvaart in de hoofdvaarweg Lemmer – Delfzijl ter hoogte van de Gerrit Krolbrug en het vervangen van de Gerrit Krolbrug vanwege het bereiken van einde levensduur.

Het project bestaat feitelijk uit drie onderdelen:
- Het eerste deelproject is het aanpassen van de verkeerskundige situatie rond en over de brug om te komen tot een optimale verkeersstroomafwikkeling. Hiervoor is de gemeente Groningen initiatiefnemer en ook bevoegd vanuit de Verkeerswet. Aangezien die rand- voorwaardelijk is voor de realisatie van het tweede deelproject is Rijkswaterstaat de uitvoerder.
- Het tweede deelproject beslaat het realiseren van een nieuwe Gerrit Krolburg en het aanpassen van de aanlandingen door de verhoging van de brug ten opzichte van het water. Hierbij hoort ook de landschappelijke inpassing binnen de omgeving en de ecologische zone. Hiervoor is Rijkswaterstaat initiatiefnemer en ook uitvoerder.
- Het derde deelproject beslaat het verbreden van de vaarweg ter hoogte van de Gerrit Krolburg opdat de vaarweg en de bocht voldoen aan de functionele eisen voor een klasse Va vaarweg. Hiervoor is Rijkswaterstaat de initiatiefnemer, uitvoerder en ook bevoegd vanuit de Waterwet.

De opdracht dient te worden uitgevoerd binnen de richtlijnen van het project.

De opdracht omvat het uitvoeren van het beheer op de archivering in het (document management) systeem door (project)medewerkers. Dit beheer vindt plaats tijdens het uitvoeren van activiteiten zoals: registreren, metadateren, ordenen en classificeren (vertrouwelijkheid) van documenten/informatie.

Daarnaast: het zorgen voor een actueel ordeningsplan, waarderen van de dossiers, autoriseren van medewerkers, geven van training/opleiding aan (project)medewerkers en zorgen voor de benodigde middelen.
Een belangrijke taak is het coachen van de projectmedewerker zodat deze zich bewust is van zijn/haar taken en verantwoordelijkheden met betrekking tot documentbeheer en archiefvorming en deze adequaat uitvoert, waarmee de informatiehuishouding continu verbetert.

Taken die horen bij het beheren van een digitaal projectarchief zijn o.a.:
- het opstellen en actueel houden van een autorisatiematrix;
- het verlenen en intrekken van autorisaties tot het gebruikte (document management) systeem;
- het maken van relevante standaardweergave(n) of standaard zoekvragen in het document managementsysteem naar behoefte van de medewerkers;
- instrueren van (nieuwe) projectmedewerkers zodat deze de eigen taken met betrekking tot documentbeheer en archiefvorming zelfstandig en adequaat kunnen uitvoeren;
- het toevoegen, ordenen, waarderen en selecteren, en muteren van nieuwe (sub)dossiers binnen de ordeningsstructuur;
- het actueel houden van alle documenten die bij het beheren van het projectarchief horen;
- het verplaatsen van documenten en /of (sub)dossiers;
- toezien op het juist verwerken van inkomende, interne en uitgaande documenten conform kaders. En het tijdig beschikbaar stellen van de juiste informatie, aan de juiste persoon (routeren van post- en e-mailstukken);
- het melden van storingen aan Lokaal Functioneel Beheer (LFB), bijv. afdeling Informatievoorziening en beheer (IV-B);
- het inventariseren en melden van verbetervoorstellen t.b.v. applicaties in de vorm van functionele wensen conform het proces van LFB.

Resultaat opdracht
Resultaat 1
Ingericht projectarchief volgens de afspraken die met de opdrachtgever zijn gemaakt en dat voldoet aan de kwaliteitseisen die RWS hieraan stelt (o.a. ordening, waarderen en selecteren, toepassen van metadata).
Resultaat 2
Actuele middelen voor het documentbeheer en archivering (o.a. autorisatiematrix, werkinstructies, handleidingen, ordeningsstructuur).

Leiding en toezicht
Van de adviseur wordt verwacht dat diegene in staat is zelfstandig verantwoordelijkheid te nemen.
Je bent onderdeel van het team projectbeheersing onder eindverantwoordelijkheid van de Manager Projectbeheersing.
Van opdrachtnemer wordt een professionele houding verwacht en opdrachtnemer dient over voldoende ervaring te beschikken zodat hij/zij vlot kan starten en weinig inwerktijd behoeft om processen en kaders eigen te maken.

Meest essentiële competenties
- Analyseren / analytisch denkvermogen (verbanden kunnen leggen)
- Dienstverlenende en klantgerichte instelling
- Hands-on mentaliteit (kunnen denken in mogelijkheden en werkbare oplossingen)
- Goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden, waaronder:
- Rapportages en hulpmiddelen kunnen opstellen
- Didactische vaardigheden voor instrueren en begeleiden van gebruikers
- Luisteren (de vraag achter de vraag kunnen achterhalen)
- Nauwkeurigheid
- Omgevingsbewustzijn (Je weet wat er binnen de organisatie speelt)
- Proactieve instelling
- Plannen en organiseren (op een zelfstandige manier je eigen werken indelen en je deadlines zonder stress halen)
- Zelfontwikkeling (je leert van je omgeving, en van situaties, en past dit toe op je werk)
- Zelfstandigheid (je kan je werk zelfstandig uitvoeren, je neemt het initiatief om zaken te verbeteren en zoekt de collega’s op als je ze nodig hebt)

Eisen
1. Minimaal HBO denk en werkniveau met een afgeronde MBO opleiding in het vakgebied van informatiemanagement of gelijkwaardige opleiding.
2. Meer dan 2 jaar aantoonbare werkervaring met werken met een Document Management Systeem (DMS) en het vakgebied van digitaal archiveren.
3. Ervaring met en kennis van (documentair) informatiebeheer en dienstverlening, en het gebruik van DIM gerelateerde ICT-middelen.
4. Zelfstandig werkinstructies en handreikingen opstellen.

Wensen
1. Kennis van en ervaring met (grootschalige) GWW-projecten.
2. Kennis van relevante kaders en regelgeving (bijv. Woo, AVG, Aw, BIHR, Toepassingsmodel metadata).
3. Ervaring met recordmanagement in de M365 SharePoint applicatie.
4. De mate van het voldoen aan de genoemde competenties.

---