Ga naar de inhoud 
Officemanager Griffie
Aanvraagnummer: 48010
Contractvorm: Detachering
Organisatie: Gemeente Rijswijk
Locatie: Rijswijk
Uren per week: 36 per week
Tarief: Geen maximum
Duur van de opdracht: 4 maanden
Regio: Zuid-Holland
Startdatum: Z.s.m.
Optie tot verlenging: Mogelijk, maar nog niet bekend
Sluitingsdatum: 20-08-2026 09:00
LET OP! Reacties dienen minimaal 1 werkdag voor de sluitingsdatum binnen te zijn voor tijdige verwerking.
Uitvoeringsvoorwaarde – arbeidsrelatie en wijze van uitvoering
De opdrachtnemer waarborgt dat bij de uitvoering van de opdracht geen arbeidsovereenkomst of (fictieve) dienstbetrekking ontstaat tussen de door opdrachtnemer ingezette natuurlijke persoon/personen en de opdrachtgever.
De opdrachtgever heeft de opdracht zodanig ingericht dat de werkzaamheden plaatsvinden binnen de organisatorische kaders van de opdrachtgever, zoals nader uitgewerkt in de opdrachtomschrijving.
Gelet hierop is de opdrachtnemer gehouden de werkzaamheden zodanig te organiseren en uit te voeren dat het hiervoor bedoelde risico wordt voorkomen.
De verantwoordelijkheid voor een juiste kwalificatie van de arbeidsrelatie en de naleving van toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder begrepen de Wet deregulering beoordeling arbeidsrelaties (Wet DBA), ligt bij de opdrachtnemer.
De inschrijver dient bij inschrijving aannemelijk te maken en deugdelijk te onderbouwen op welke wijze hij invulling geeft aan deze uitvoeringsvoorwaarde.
Indien naar het oordeel van de opdrachtgever uit de inschrijving niet aannemelijk wordt dat de opdrachtnemer de opdracht kan uitvoeren op een wijze die voldoet aan deze uitvoeringsvoorwaarde, kan de inschrijving als niet‑conform terzijde worden gelegd.
Bij deze beoordeling is niet de gekozen juridische vorm of constructie doorslaggevend, maar de (voorgenomen) feitelijke wijze van uitvoering van de opdracht, zoals die uit de inschrijving blijkt.
Gemeente Rijswijk
De gemeente Rijswijk bestaat uit ongeveer 700 collega’s. Onze stad groeit. Er komen steeds meer inwoners bij. Ons dienstenpakket wordt groter en veranderingen gaan steeds sneller. Hierdoor zijn wij als organisatie volop in beweging. Jouw ideeën en kennis kunnen we hierbij goed gebruiken.
In onze organisatie:
✅ Ben jij welkom met jouw ideeën en kennis
✅ Stimuleren wij een inclusieve (werk)cultuur
Officemanager Griffie
Jij bent het administratieve en secretariële hart van de Griffie. Je zorgt ervoor dat de bestuurlijke besluitvorming van de gemeenteraad soepel en professioneel verloopt.
Wat ga je doen?
Jij:
- registreert en plaatst documenten in het raadsinformatiesysteem iBabs en verzorgt de volledige administratieve afhandeling;
- bewaakt actief alle termijnen binnen het besluitvormingsproces;
- zorgt voor correcte en uniforme naamgeving van documenten volgens onze schrijfwijzer, zodat alles goed vindbaar is in zoekmachine Raadzaam;
- beheert de mailbox van de griffie en handelt berichten tijdig en zorgvuldig af, in afstemming met de griffier en raadsadviseurs;
- bent het eerste aanspreekpunt voor raadsleden, fractieassistenten, collegeleden, ambtenaren en externe relaties en helpt hen vriendelijk en servicegericht op weg;
- ondersteunt de forumgriffiers bij het opstellen van conceptagenda’s en publiceert de forumagenda’s na vaststelling door het presidium. Later verzorg je ook de publicatie van de raadsagenda;
- biedt secretariële ondersteuning aan de griffier en raadsadviseurs, zodat zij zich kunnen richten op hun inhoudelijke en adviserende taken;
- onderhoudt contact met inwoners, bijvoorbeeld wanneer zij zich willen aanmelden om in te spreken tijdens een forum of raadsvergadering;
- organiseert bijeenkomsten tot in de puntjes: van zaalreserveringen en catering tot het regelen van alle benodigde faciliteiten;
- monitort na vaststelling door de gemeenteraad de publicatie van documenten op officielebekendmakingen.nl;
- kwaliteitsverbeterende werkzaamheden in raadsinformatiesysteem iBabs;
- voert diverse andere administratieve werkzaamheden uit die bijdragen aan een goed functionerende griffie.
Jouw team
Jij komt te werken in team Griffie, een bijzondere tak binnen de gemeente. Je valt niet onder het college van burgemeester en wethouders, maar rechtstreeks onder de gemeenteraad. Samen met jouw collega’s zorg je dat de raad politieke besluiten kan nemen die bijdragen aan de lokale democratie. Geen dag is hetzelfde en je hebt contact met inwoners, bestuurders en raadsleden. Dit is dé plek voor wie graag meerdere ballen tegelijk in de lucht houdt en dienstverlend is ingesteld.
Het team is zelfstandig en bestaat uit de griffier, drie raadsadviseurs, een communicatieadviseur, een officemanager en een algemeen medewerker. Dit betreft een tijdelijke ingebedde opdracht i.v.m. een zwangerschapsverlof.
Vereisten
- Aantoonbaar afgeronde opleiding op minimaal mbo niveau 4;
- Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als officemanager met secretariële ondersteuning;
- Uiterlijk beschikbaar 1 september 2026 voor minimaal 36 uur per week;
- Aantoonbaar beschikbaar op maandag, dinsdagmiddag, woensdag fysiek aanwezig zijn in het gemeentehuis in Rijswijk, vanaf 9.00 am. Op donderdag en vrijdag thuiswerken, vanaf 9.00 uur.
Gunningscriteria
- Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als officemanager met secretariële ondersteuning (35 punten);
- Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als officemanager bij een overheidsorganisatie (30 punten);
- Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar met het raadsinformatiesysteem iBabs (15 punten);
- Aantoonbare werkervaring met het tegelijkertijd schakelen met interne en externe stakeholders, duidelijk weergegeven middels een referentieopdracht of voorbeeld in een aparte alinea van het cv (20 punten).
Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre jij of de door jou aangeboden kandidaat aan de criteria en competenties voldoet. Indien informatie niet expliciet in het cv of de toelichting is opgenomen, wordt deze niet meegenomen in de beoordeling.
Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in functieschaal 9. Deze functieschaal is verbonden aan de desbetreffende cao van de opdrachtgever inzake de wet gelijke behandeling.
Offerte-eisen
Maximaal 5 pagina’s cv, exclusief motivatiebrief (1 pgn) en exclusief voorblad (1 pgn), opgesteld in het Nederlands, met minimaal 2 referenties bestaande uit naam, functie en organisatie, in pdf.
*Indien er een uitvoeringsvoorwaarde wordt gehanteerd, verzoeken we je in de offerte aannemelijk te maken en deugdelijk te onderbouwen op welke wijze er invulling wordt gegeven aan de uitvoeringsvoorwaarde.
Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: ma, di, wo, do en vr.
Is hybride werken mogelijk: ja, op dinsdagochtend, donderdag en vrijdag.
Planning
De gesprekken bij de opdrachtgever zijn gepland op maandag 24 augustus 2026, vanaf 14:00 uur. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op donderdag 20 augustus 2026 in de middag bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze inhuuropdracht.