Secretaris afstemmingsoverleg

Aanvraagnummer: 49048
Contractvorm: Detachering
Organisatie: Gemeente Groningen
Locatie: Groningen
Uren per week: 16 per week
Tarief: 80 per uur
Duur van de opdracht: 4 maanden
Regio: Groningen
Startdatum: 12-10-2026
Optie tot verlenging: Mogelijk, maar niet bekend
Sluitingsdatum: 27-08-2026 17:00

LET OP! Reacties dienen minimaal 1 werkdag voor de sluitingsdatum binnen te zijn voor tijdige verwerking.

Tijdelijke vacature - AO (afstemmingsoverleg)-secretaris

In deze rol zorg jij ervoor dat alle lijnen samenkomen. Je brengt de ambtelijke organisatie, de bestuursadviseur, de woordvoerder en de wethouder met elkaar in verbinding. Dankzij jouw werk loopt de informatie goed, blijft iedereen aangehaakt en worden besluiten beter voorbereid én beter genomen.

Hier werk je aan mee

Je biedt essentiële ondersteuning aan het bestuurlijke proces, waarbij je zorgt voor een helder zicht op de onderwerpen, penvoerders en collegenota’s. Je zit dicht op de inhoud en kunt écht verschil maken.

Hier ga jij je mee bezig houden

Als AO-secretaris ben je de verbindende schakel tussen de ambtelijke organisatie, de bestuursadviseur, de woordvoerder en de wethouder. Jij zorgt dat informatie op het juiste moment op de juiste plek komt en speelt daarmee een belangrijke rol in hoe besluiten worden voorbereid en genomen. Je hebt de inhoudelijke én organisatorische regie over het afstemmingsoverleg. Je bereidt het overleg zorgvuldig voor, zorgt dat alle stukken compleet zijn en bewaakt dat het proces soepel verloopt. Je houdt de kwaliteit van nota’s en procedures scherp in de gaten en weet uit complexe gesprekken steeds de rode draad te halen, zodat je deze helder kunt vastleggen. Je volgt acties, deadlines en voortgang nauwkeurig en informeert betrokkenen tijdig over wat er van hen wordt verwacht.

Je werkt intensief samen met stellers, de bestuursadviseur als voorzitter en de verschillende leden van het overleg. Je adviseert waar nodig en zorgt voor een prettige en constructieve samenwerking, zodat het overleg effectief en goed georganiseerd verloopt. Je stelt de agenda op, verstuurt de uitnodigingen en maakt het verslag, waarbij je ook toeziet op de opvolging van gemaakte afspraken. Daarnaast bewaak je de langetermijnagenda en stuur je op de voortgang daarvan. Omdat je affiniteit hebt met de portefeuille van de wethouder, voel je goed aan wat er speelt en kun je inhoudelijk meedenken over wat nodig is.

Hier kom je te werken

Binnen de gemeente Groningen werken meerdere directies mee aan het voorbereiden en ondersteunen van het overleg met de wethouders. Voor elke portefeuillehouder is er ondersteuning nodig, en dat betekent dat er acht tot negen AO-secretarissen werkzaam zijn binnen de gemeente.

Functie-eisen

Hier herken jij je in

• je hebt ervaring in een politieke omgeving;
• je ziet snel de kern. Uit complexe informatie haal jij moeiteloos wat echt belangrijk is;
• je schrijft helder en begrijpelijk. Jij kunt ingewikkelde onderwerpen kort, duidelijk en voor iedereen leesbaar maken;
• je houdt van structuur. Je organiseert, plant en bewaakt de kwaliteit van het proces met aandacht en precisie;
• je voelt de organisatie goed aan. Je schakelt makkelijk tussen verschillende teams en niveaus en weet wat in een bestuurlijke omgeving werkt;
• je neemt initiatief. Jij ziet wat nodig is, pakt het op en houdt het overzicht;
• Je hebt gevoel voor de inhoud. De portefeuille van de wethouder spreekt je aan, waardoor je snel begrijpt wat er speelt en wat belangrijk is.