Aanvraagnummer: 3073
Organisatie: Provincie Overijssel
Locatie: Provincie Overijssel
Uren per week: 32-36
Tarief: €110 per uur
Regio: Overijssel
Startdatum: 23-09-2024
Optie tot verlenging: Nader tebepalen
Sluitingsdatum: 29-08-2024 23:59
Deel deze opdracht
Organisatie
Deze opdracht valt onder team Communicatie van de eenheid Bestuurs- en Concernzaken.
Project
De woordvoerder valt binnen het team Communicatie in de eenheid Bestuurs- en Concernzaken. Samen met 6 andere woordvoerders verzorg je de woordvoering van het college van Gedeputeerde Staten.
Opdracht omschrijving
1. Voorbereiding, advies en begeleiding (op gebied van communicatie en profilering) van Cdk en GS van en bij mediaoptredens, interviews en publieke optredens.
2. Analyse en signalering van kansen en bedreigingen die communicatief van belang zijn, incl. gevraagde en ongevraagde advisering die hieruit volgt op het gebied van bestuurlijk communicatie. Hierbij hoort ook het opstellen van woordvoeringslijnen en Q&A’s.
3. In de gaten houden, signaleren en anticiperen van en op ontwikkelingen in dossiers van gedeputeerde(n). Woordvoerders hebben hiervoor regelmatig contact met de eenheden (HE's, teamleiders, en/of beleidsadviseurs).
4. Intern aanspreekpunt op het gebied van bestuurlijke communicatie, voor zowel beleidsmedewerkers als GS.
5. Aanspreekpunt voor de media, verantwoordelijk voor het beantwoorden van persvragen, organiseren van persbijeenkomsten en het onderhouden van goede relatie tussen provincie en pers.
6. Aanwezig bij PO’s om tijdens de behandeling van de beleidsstukken een licht te werpen op kansen, bedreigingen en politiek- bestuurlijk gevoelige risico’s. Gevolgd door eventuele benodigde vervolgstappen, zoals het geven van communicatieadvies, opzetten van woordvoeringslijnen, etc. Ook zitten woordvoerders bij de PO's om op de hoogte gehouden te worden van alle ontwikkelingen en om te horen wat de toon/belevingswereld is vanuit de eenheden en de bestuurder over bepaalde onderwerpen.
7. Van tevoren meelezen in PO-notities die een bestuurlijk- of communicatief afbreukrisico hebben. Een eventueel voorstel voor communicatie dat beschreven staat in de notitie moet altijd van tevoren met woordvoering afgestemd zijn. De schrijver van de PO-notitie heeft de verantwoordelijkheid om voor deze punten woordvoering aan te haken. In het verlengde hiervan: woordvoerders geven ook communicatieadvies bij beantwoording Statenvragen en bij het opstellen van Statenbrieven. Voordat deze besproken worden in de PO’s willen woordvoerders meelezen bij Statenvragen en Statenbrieven met een bestuurlijk- of communicatief afbreukrisico. De eenheid die verantwoordelijk is hiervoor, heeft ook de verantwoordelijkheid om hierbij woordvoering aan te haken.
8. Wekelijks ‘driehoekoverleg’ met secretaresse en gedeputeerde. Tijdens dit overleg wordt o.a. de agenda van de komende weken doorgenomen om mogelijke communicatiemomenten door te spreken.
9. Initiëren, redigeren (en schrijven waar nodig) van artikelen, speeches, social berichten en andere communicatie-uitingen (bijv. videoproducties). Woordvoerders denken en helpen mee bij de productie van communicatie-uitingen die betrekking hebben op GS. In samenwerking met communicatieadviseurs en/of het mediateam.
10. Draaien van piketdiensten: elke week heeft één van de woordvoerders piket (tussen 17.00 09.00 uur, ook in het weekend). Het piketrooster maken de woordvoerders zelf.
11. Indien sprake van gezamenlijke communicatie: afstemming met woordvoerders van gemeenten, provincies of andere stakeholders.
12. Verzorgen mediatraining / coachen in openbaar spreken van gedeputeerden en CdK.
13. Er zijn altijd één of meerdere woordvoerders aanwezig bij PS-vergaderingen. Met name voor contact met journalisten, maar ook voor ondersteuning van GS-leden waar nodig.
Verantwoordelijkheden / Resultaten
De woordvoerder is verantwoordelijk voor strategisch bestuurlijk communicatieadvies voor CdK, GS, directie en organisatie. Op basis jouw analyses en signaleringen geef je advies over publieke optredens, publicaties en andere (communicatie)uitingen. Er wordt gecommuniceerd over dat waar consensus over bestaat in GS. Woordvoering houdt zich buiten politieke inhoud en individuele opvattingen van gedeputeerde(n). Het algemene doel hierbij is een positieve profilering van GS en de provincie én het uitdragen van een transparante overheid die verantwoording aflegt. De woordvoerder is naast bestuurlijk communicatieadviseur ook het aanspreekpunt voor de pers en verantwoordelijk voor het beantwoorden van persvragen en het onderhouden van een goede relatie tussen provincie en media.
Beschikbaarheid
De Kandidaat is inzetbaar vanaf 23 september 2024 tot en met 31 maart 2025 voor 32 tot 36 uur per week. Voor de mogelijkheid of de inhuuropdracht (Overeenkomst) kan worden verlengd wordt verwezen naar hetgeen hierover is opgenomen in het functieprofiel. De startdatum is onder voorbehoud van een tijdige afronding van de offerteprocedure. Dit kan ook betekenen dat de startdatum van de opdracht zal moeten worden opgeschoven. Aan de vermelde startdatum in deze offerteaanvraag kunnen zodoende geen rechten worden ontleend.
Overige eisen
U voegt een CV van maximaal 3 pagina's A4, enkelzijdig, lettergrootte 10 toe. Indien het CV (incl. figuren, tabellen, voorblad en inhoudsopgave) langer is dan het toegestane aantal A4's, wordt deze enkel voor het toegestane aantal A4's beoordeeld, waarna de overige A4's buiten de beoordeling worden gehouden. Het CV is in het Nederlands gesteld en bij voorkeur in PDF-formaat. In het CV dient te allen tijde een vermelding van de functienaam, start- en einddatum van de werkzaamheden en aantal gewerkte uren per week te zijn vermeld. Waar van toepassing dient u bij alle eisen en wensen het veld "Toelichting" in de applicatie in te vullen. De provincie Overijssel beoordeelt uw offerte uitsluitend op de informatie die u bij deze toelichtingen invult. Als uit de toelichting bij een eis blijkt dat u niet voldoet aan de eis dan wordt u uitgesloten. Als uit de toelichting bij een wens niet blijkt dat u punten verdient voor deze wens dan ontvangt u geen punten. Wanneer u in deze toelichtingen alleen maar verwijst naar het CV en / of naar overige documenten, dan wordt u uitgesloten (eis) of ontvangt u geen punten (wens). Het ingediende CV en / of overige documenten dienen louter ter verificatie van hetgeen u in de toelichtingen heeft opgeschreven.
De aanbieder gaat zonder voorbehoud akkoord met de bepalingen in deze offerteaanvraag en verklaart dat alle aangeleverde gegevens en antwoorden juist en volledig zijn.
De kandidaat heeft de afgelopen twee jaar geen arbeidsovereenkomst of geen tijdelijke arbeidsovereenkomst bij de provincie Overijssel gehad.
De Aanbieder levert de onderstaande gegevens aan. 1. Naam aangeboden Kandidaat: Naam: ... 2. Naam, adres en woonplaats van de aanbiedende organisatie. Naam organisatie: ... Adres: ... Woonplaats: ... 3. Naam, e-mailadres en telefoonnummer van de contactpersoon bij Aanbieder voor deze offerteaanvraag. Naam: ... E-mailadres: ... Telefoonnummer: ... 4. Naam en functie van de handelingsbevoegde (blijkend uit de in te dienen KvK uittreksel) ondertekenaar van aanbieder ten behoeve van de eventuele overeenkomst. Naam: ... Functie: .. 5. Indien externe eerder een interim opdracht bij de provincie Overijssel heeft uitgevoerd vult u de gegevens hiervan dan hieronder in (bij meerdere opdrachten de onderstaande gegevens voor elke opdracht vermelden). Opdracht: ... Periode: ... Eenheid / team / contactpersoon: ...
EIS Gezocht wordt naar een opdrachtnemer, niet zijnde een zzp'er
EIS De kandidaat beschikt aantoonbaar over tenminste een afgeronde /hbo/wo opleiding op het gebied van communicatie of journalistiek.
EIS De kandidaat beschikt aantoonbaar over minimaal 5 jaar werkervaring als woordvoerder in een politiek-bestuurlijke omgeving in de periode 2014-heden.
Gunningscriteria
Gewicht van prijs : 80 %
Gewicht van kwaliteit : 20 %
Aan de hand van de economisch meest voordelige inschrijving (EMVI) op basis van beste prijs-kwaliteitverhouding wordt een rangorde van kandidaten samengesteld. Op basis van de gespreksresultaten wordt één kandidaat geselecteerd. In het geval er uit de gesprekken geen geschikte kandidaat naar voren komt, worden de volgende CV's beoordeeld; zonodig te herhalen tot de selectie is voltooid.
De EMVI komt als volgt tot stand:
prijs score = ( 1 - ( ( uw prijs - laagste prijs ) / laagste prijs ) ) * 100 , maar nooit lager dan 0
kwaliteit score = behaalde kwaliteitspercentage
totaal score = ( prijs score * prijs weging ) + ( kwaliteit score * kwaliteit weging )
Gunningscriterium Prijs
Maximaal: € 110,00
Gunningscriteria Kwaliteit
30 %WENS De kandidaat heeft ervaring met het direct adviseren van het bestuur van een provincie of een grotere gemeente (100.000 plus gemeente) Aan de hand van uw toelichting waardeert de provincie Overijssel uw antwoord met 0%, 20%, 40%, 60%, 80% of 100% van het maximaal aantal te behalen punten voor deze wens.
30 %WENS De kandidaat heeft aantoonbare werkervaring opgedaan met perswoordwoordvoering in de periode: 2014-heden. Aan de hand van uw toelichting waardeert de provincie Overijssel uw antwoord met 0%, 20%, 40%, 60%, 80% of 100% van het maximaal aantal te behalen punten voor deze wens.
20 %WENS KWALITEIT Beschrijf in de toelichting beknopt welke kwaliteiten u nodig acht om deze opdracht succesvol uit voeren. Geef met concrete voorbeelden aan hoe u over deze kwaliteiten beschikt. Aan de hand van uw toelichting waardeert de provincie Overijssel uw kwaliteiten met 0%, 20%, 40%, 60%, 80% of 100% van het maximaal aantal te behalen punten voor deze wens
20 %WENS ERVARING Beschrijf in de toelichting beknopt 2 opdrachten die u eerder heeft uitgevoerd die vergelijkbaar zijn met deze opdracht. Beschrijf per genoemde opdracht op welke manier deze vergelijkbaar is met onze opdracht, uw verantwoordelijkheden, het door u behaalde resultaat en de door u verrichte werkzaamheden. Aan de hand van uw toelichting waardeert de provincie Overijssel uw ervaring met 0%, 20%, 40%, 60%, 80% of 100% van het maximaal aantal te behalen punten voor deze wens.
Interviewfase
De Kandidaten die na een schriftelijke beoordeling van de Offertes in de rangorde de plaatsen 1 tot en met 2 innemen, zullen worden uitgenodigd voor een interview. Provincie Overijssel behoudt zich daarnaast het recht voor om meer dan twee Kandidaten uit te nodigen voor het interview, waarbij de rangorde bepalend is en zal worden gevolgd.
Uitsluitend de Kandidaten die na een schriftelijke beoordeling van de Offertes voldoen aan de eisen kunnen worden uitgenodigd voor een interview.
Indien na de schriftelijke beoordeling van de Offertes blijkt dat er meerdere Kandidaten in de rangorde gelijk scoren, zal de score op (sub)gunningcriterium kwaliteit van doorslaggevende betekenis zijn in het bepalen van de definitieve rangorde.
Indien ook in dat geval meerdere Kandidaten gelijk scoren, zal het (sub)gunningcriterium prijs van doorslaggevende betekenis zijn in het bepalen van de definitieve rangorde.
Indien daarna in dat geval meer dan twee Kandidaten in de rangorde de plaatsen 1 tot en met 2 innemen, zullen die betrokken Kandidaten worden uitgenodigd voor een interview. Kandidaten die in dat geval in de rangorde buiten de plaatsen 1 tot en met 2 op een bepaalde plaats in de rangorde gelijk scoren zullen allen worden uitgenodigd of geen van allen.
De interviews zullen plaatsvinden met Derk Moor - sr. woordvoerder, Erik Doves - teamleider communicatie en Jeroen de Boer - Adjunct hoofd eenheid BC op maandag 2 september 2024 tussen 17.00-19.30 uur. Het interview vindt plaats in het Provinciehuis, Luttenbergstraat 2 te Zwolle. Aanwezigheid op voornoemd tijdstip is vereist en Aanbieder/Kandidaat dient hier rekening mee te houden.
De score uit de schriftelijke beoordeling maakt in principe geen onderdeel uit van de score die leidt tot het voornemen tot gunning. Iedere bij de interviewfase betrokken Aanbieder/Kandidaat begint in principe weer bij nul en heeft in de interviewfase gelijke kansen. Uitzondering hierop is in het geval meerdere Kandidaten in de interviewfase gelijk scoren, dan zal de score op kwaliteit uit de schriftelijke beoordeling doorslaggevend zijn voor de Gunningsbeslissing.
In de voorgaande alinea wordt de term “in principe” gebruikt, aangezien Provincie Overijssel zich uitdrukkelijk het recht voorbehoudt om een Kandidaat tijdens het interview vragen te stellen over het voldoen aan de eisen en over de antwoorden die Aanbieder/Kandidaat heeft gegeven op de verschillende kwalitatieve (sub)gunningcriteria.
Indien Provincie Overijssel van mening is dat de Kandidaat op basis van de antwoorden op voorgenoemde vragen een vertekend beeld heeft gegeven van zijn ervaring/kwaliteiten en aldus feitelijk niet aan de eisen voldoet dan wel een zodanige lagere score op de kwalitatieve (sub)gunningcriteria had dienen te krijgen, dat hij op basis van hetgeen in de Offerteaanvraag daaromtrent is vermeld, niet had mogen worden uitgenodigd voor de interviewfase, zal Provincie Overijssel de Kandidaat uitsluiten van gunning van de Opdracht.
In dat geval heeft Provincie Overijssel het recht maar niet de verplichting om een andere Kandidaat uit te nodigen voor een interview, die na wijziging van de rangorde daarvoor in aanmerking zou komen.
De interviews worden uitgevoerd door afgevaardigden van Provincie Overijssel. Deze personen beoordelen de Kandidaat op basis van de hieronder genoemde persoonlijke competenties. De beoordeling van het interview leidt tot de rangorde die bepaalt welke Aanbieder/Kandidaat het voornemen tot gunning ontvangt. Deze Aanbieder/Kandidaat heeft uiteindelijk de beste prijs-/kwaliteitsverhouding en komt daarmee in aanmerking voor voorlopige gunning van de Opdracht. Indien in de Opdracht een inhuurbehoefte van meer dan één (1) persoon wordt gevraagd worden de best scorende Kandidaten uit de interviewfase geselecteerd.
De competenties waar de Kandidaat in het interview op wordt getoetst zijn:
- Strategische advisering
- Samenwerken
- Analytisch
- Politiek- bestuurssensitief
- Zelfstandig en stevig in zijn/haar schoenen staan
De Kandidaat wordt per competentie beoordeeld. Indien de Kandidaat aan de competentie voldoet, krijgt de Kandidaat de daarvoor genoemde punten. Bij elke competentie wordt de volgende beoordelingsopties aangehouden:
- Voldoet (nagenoeg) volledig aan competentie - 10 punten
- Voldoet voldoende aan competentie - 5 punten
- Voldoet (bijna) niet aan competentie - 0 punten
In totaal zijn er (aantal) competenties. De Kandidaat kan op deze vraag daardoor maximaal (aantal competenties x 10) punten scoren.
