Contractbeheerder

Opdrachtomschrijving

Werkorganisatie BUCH zoekt een Contractbeheerder voor de opdracht actualiseren en structureren van de contractadministratie binnen I&A. De huidige registratie is niet overal volledig of actueel, het eigenaarschap van contracten is niet altijd duidelijk vastgelegd en er zijn verschillen tussen contractgegevens, financiële informatie en de bestaande werkvoorraad. Daarnaast naderen in Q4 2026 meerdere contracten een einddatum of beslismoment.

Doel van de opdracht

Het actualiseren, controleren en structureren van de contractadministratie van I&A, zodat contractinformatie actueel, volledig en betrouwbaar beschikbaar is, contracteigenaren duidelijk zijn, contracten met een beslismoment in Q4 2026 tijdig kunnen worden beoordeeld en een overdraagbare basis ontstaat voor structureel contractbeheer.

Taken en verantwoordelijkheden

• Controleren, actualiseren en registreren van contractgegevens in TOPdesk.
• Inventariseren en controleren van relevante I&A-contracten.
• Opvragen van ontbrekende informatie bij interne betrokkenen en leveranciers.
• Vaststellen en vastleggen van contracteigenaarschap.
• Signaleren van ontbrekend of onduidelijk eigenaarschap en dit voorleggen aan de organisatie.
• Opstellen van een overzicht van contracten met een einddatum, verlengmoment, opzegtermijn of ander relevant beslismoment in Q4 2026.
• Verzamelen van de benodigde informatie voor besluitvorming per contract.
• Tijdig informeren van verantwoordelijke eigenaren over besluiten en relevante termijnen.
• Vergelijken van contractuele en financiële gegevens, inclusief factuurinformatie.
• Inzichtelijk maken en waar mogelijk oplossen van afwijkingen, ontbrekende verplichtingen en onduidelijkheden.
• Inventariseren, ordenen en waar mogelijk afhandelen van openstaande contractgerelateerde werkzaamheden en verzoeken.
• Vastleggen van status, vervolgacties en verantwoordelijken voor niet-afgeronde werkzaamheden.
• Vastleggen van de gehanteerde werkwijze, resterende aandachtspunten en openstaande werkzaamheden ten behoeve van overdracht.
• Opstellen van rapportages en overzichten ter ondersteuning van analyse en besluitvorming.

Resultaat & Planning

Looptijd: van 1 oktober 2026 tot en met 31 maart 2027.

• Optie verlenging – 2 keer 3 maanden.
• Uren per week – 24 uur per week, met de mogelijkheid tot uitbreiding.
• Reden inhuur – Piekbelasting.
• Interview – Het interview vindt plaats op het gemeentehuis van Bergen, op een nader te bepalen dag en tijdstip.

Eisen

• HBO werk- en denkniveau.
• Ervaring met contractmanagement en/of leveranciersmanagement.
• Ervaring met het analyseren en structureren van contractportefeuilles.
• Kennis van contractuele verplichtingen, looptijden, risico's, KPI's en SLA's.
• Ervaring met leveranciersbeoordelingen en prestatiemanagement.
• Ervaring met procesverbetering en het opstellen van managementinformatie.
• Het vermogen om zelfstandig een opdracht van analyse tot implementatie en overdracht uit te voeren.
• Goede mondelinge en schriftelijke beheersing van de Nederlandse taal.
• Beschikbaar per 1 oktober 2026 voor De BUCH.
• Je moet een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) kunnen overleggen.
• Bij toekenning van de opdracht dient een geldige VOG te worden aangeleverd, niet ouder dan 6 maanden, met screeningsprofiel 11, 12, 13, 21, 22, 41 en 53.
• ALLEEN DETACHERING.

Wensen

• Ervaring met werken bij een vergelijkbare werkorganisatie en/of gemeente.
• Bekend met TOPdesk.
• In staat om proactief persoonlijke gesprekken te voeren, niet alleen digitaal.
• Competenties: secuur, proactief, analytisch, samenwerken en communicatief sterk.

Voorwaarden

Het aangeboden uurtarief is exclusief btw en all-in, inclusief reiskosten, reistijd woon-werkverkeer, vakantiegeld, vakantiedagen, bijzonder verlof, feestdagen, vervoerskosten, belastingen en overige kosten. Het plafondtarief bedraagt maximaal 120 euro per uur; inschrijvingen boven dit bedrag worden uitgesloten van verdere deelname. De functie is ingeschaald in schaal 10. De opdrachtgever stelt geen devices zoals laptops en mobiele telefoons ter beschikking. Communicatie over deze aanvraag verloopt via Mercell; het mailadres in Mercell dient correct te zijn en regelmatig te worden gecontroleerd.

Over de organisatie

Werkorganisatie BUCH betreft de opdrachtgever voor deze opdracht binnen I&A. De opdracht richt zich op het op orde brengen, inzichtelijk maken en overdraagbaar maken van de bestaande contractadministratie en werkvoorraad.