Bestuurssecretaresse

Aanvraagnummer: 4477
Organisatie: Gemeente Hilversum
Locatie: Hilversum
Uren per week: 32 uur
Tarief: Geen maximum
Regio: Noord-Holland
Startdatum: Zo spoedig mogelijk
Optie tot verlenging: 2 maal 6 maand(en)
Sluitingsdatum: 25-10-2024 09:00

Gemeente Hilversum, mediastad in het groen, Zorgen voor nu en werken aan morgen
Met dit motto verbinden we onze ambities voor Hilversum in de toekomst en de huidige wensen en behoeften van de Hilversummers.

De afgelopen jaren hebben we gewerkt aan een fundament voor verdere ontwikkeling. Wij vinden het belangrijk om naar elkaar om te kijken, goed toegankelijke voorzieningen te bieden voor inwoners die dat nodig hebben en de veiligheid in buurten te waarborgen. We willen dat inwoners voor elkaar zorgen en zaken in hun buurt kunnen regelen. Indien nodig bieden we zorg of ondersteuning. Daarnaast staan toekomstbestendige werkgelegenheid, bereikbare woningen, een duurzame leefomgeving en faciliteiten op het gebied van sport, kunst en cultuur centraal.

Hilversum moet een leefbare en veilige stad zijn, waar iedereen zich thuis voelt, inwoners zich gewaardeerd voelen en men zich in werk en vrije tijd kan ontplooien. We blijven in contact met inwoners, bedrijven en organisaties, zodat hun zorgen, ideeën en wensen direct bij ons terechtkomen.

Opdracht
Je bent de rechterhand en assistent van 2 wethouders. In deze rol bied je kwalitatieve en secretariële ondersteuning en ben je het eerste aanspreekpunt voor alle vragen. In deze uitdagende functie ontzorg je beide wethouders. Je bent een spin in het web en kunt onder hoge tijdsdruk werken, waarbij complex agendabeheer centraal staat. Je monitort, coördineert, plant, beheert en organiseert met veel plezier. Als het nodig is, bied je tegengas. Daarnaast ben je een belangrijke schakel met de gemeentesecretaris, concerndirecteur, managers, bestuursadviseurs, bestuurscommunicatieadviseurs en externe instanties en relaties.

Je signaleert vroegtijdig knelpunten zowel organisatorisch als agendatechnisch en denkt mee in mogelijke oplossingen. Je zorgt ervoor dat de voorbereidingen van afspraken, documenten en adviezen netjes, accuraat en tijdig beschikbaar zijn. Denk hierbij aan voorbereidingen voor vergaderingen met gebruik van het documentensysteem iBabs.

Vereisten / Knock-outcriteria (te beoordelen door Flextender)
1. Uiterlijk beschikbaar per 18 november 2024 voor 32 uur per week;
2. Minimaal 5 jaar relevante werkervaring als secretaresse in een vergelijkbare functie in een dynamische en complexe omgeving in de afgelopen 7 jaar;
3. Minimaal een afgeronde mbo-3 opleiding in secretariële of administratieve richting;
4. Ervaring met Office 365, iBabs en Microsoft Teams.

Gunningscriteria
5. Ervaring met complex agendabeheer voor een politieke ambtsdrager binnen een overheidsorganisatie (35 punten);
6. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als bestuurssecretaresse (35 punten);
7. Minimaal 2 jaar werkervaring als bestuurs/managementondersteuner binnen een gemeentelijke organisatie (20 punten);
8. Aantoonbare ervaring met iBabs. Geef aan waar dit is opgedaan (10 punten).

Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre u of uw kandidaat aan het profiel voldoet.

Competenties
- Politieke sensitiviteit;
- Stevige persoonlijkheid;
- Dienstverlenend;
- Positieve instelling en houding;
- Flexibiliteit.

Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in functieschaal 8. Deze functieschaal is (eventueel) verbonden aan de betreffende CAO van de opdrachtgever inzake de inlenersbeloning.

Benodigd aantal professionals
1.

CV-eisen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: Ma – Di – Wo – Do – Vr of in overleg. Voornamelijk op locatie.

Planning
De gesprekken bij de gemeente zijn gepland in de week van dinsdag 29 oktober 2024. Uiterlijk maandag 28 oktober 2024 worden kandidaten hierover geïnformeerd. Na de gesprekken ontvangen overige kandidaten bericht over de voortgang.

Overige informatie

• De gemeente verzoekt altijd om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG). De verwerkingstijd is maximaal 4 weken, en bij VOG-P maximaal 8 weken. De kosten van de VOG zijn verwerkt in het uurtarief.
• We vergoeden geen reiskosten aan de ingehuurde kandidaat. Het geoffreerde uurtarief is inclusief reiskosten voor woon-werkverkeer. Eventuele reiskosten voor werkgerelateerde afspraken kunnen worden gedeclareerd.
• ‘Bring your own device’ is van toepassing. De kandidaat moet een mobiele telefoon inclusief abonnement en een laptop of iPad meenemen.
• Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, moet deze geregistreerd staan in het handelsregister als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi).

De reactietermijn voor deze aanvraag loopt tot vrijdag 25 oktober 2024, 09.00 uur. Tot die tijd kunt u reageren.