Consulent / Kwaliteitsmedewerker

De gemeente Midden-Groningen is op zoek naar een consulent/kwaliteitsmedewerker voor het team DIV&Archief die het digitaal werken met behulp van het zaaksysteem Djuma van Circle Software en My-Lex samen met een tweetal collega’s organisatie breed uitdraagt.

Het consulentschap houdt onder andere in het organiseren van inloopsessies, het houden van presentaties en het geven van trainingen. Ondersteuning en training vindt plaats op individueel niveau, maar ook in groepsverband. Nieuw in dienst tredende medewerkers moeten zo snel mogelijk worden ingewijd in het digitaal werken met het zaaksysteem en de daarop van toepassing zijnde werkprocessen en procedures.

Daarnaast moeten afgedane en te archiveren zaken gecontroleerd worden op compleetheid, voorzien van de juiste metadata en het hanteren van de juiste vernietigingstermijn, vanuit de selectielijst vernietiging, opgenomen in de zaaktypecatalogus I-navigator.

Vanuit de rol van kwaliteitsmedewerker wordt verwacht:

• Deelname aan projecten over de informatiehuishouding in brede zin t.b.v. procesoptimalisatie, het proceseigenaarschap vastleggen, het opschonen van teamschijven en het Strategisch Informatie Overleg (SIO).
• Het jaarlijkse controleren en actualiseren van alle vanuit het vakgebied DIV&Archief van toepassing zijnde procedures, werkprocessen, handleidingen etc.
• Het verder uitbouwen van het VHIC-kwaliteitszorgsysteem.
• Het team vertegenwoordigen bij regelmatige overleggen met I-adviseurs en Functioneel Applicatiebeheerder om digitaal informatiebeheer te optimaliseren, conform wet- en regelgeving.
• Het controleren van een correcte digitale bewaring alsmede de tijdige vernietiging, conform de selectielijst vernietiging, van informatie opgenomen in al dan niet archiefwaardige vakapplicaties.
• Het meedenken en adviseren over de inzet van een e-depot-oplossing.

Voor de uitvoering hiervan is een proactieve en assertieve aanpak vereist, in combinatie met sterke communicatieve vaardigheden. Het meedenken met de organisatie en verbindingen kunnen maken op het gebied van informatiebeheer in relatie tot DIV&Archief gerelateerde vraagstukken is een pré.