Ga naar de inhoud 
Company Secretary Assistent – Corporate Office
Aanvraagnummer: 10823
Contractvorm: Detachering
Organisatie: de Volksbank
Locatie: Utrecht, Croeselaan 1
Uren per week: 36 per week
Tarief: 87 per uur
Duur van de opdracht: 1,5 maanden
Regio: Utrecht
Startdatum: 12-05-2025
Optie tot verlenging: Nee
Sluitingsdatum: 16-05-2025 12:00
LET OP! Deze opdracht is gesloten
LET OP:
- Graag de contactgegevens van de kandidaat en van jullie als partij uit het CV halen, mocht het CV toch contactgegevens bevatten, dan zullen wij de kandidaat niet aanbieden bij de klant;
- Het is voor de leverancier NIET toegestaan om rechtstreeks contact op te nemen met De Volksbank. Als hier geen gehoor aan wordt gegeven, volgt er één waarschuwing en bij herhaling wordt de leverancier uitgesloten van aanvragen van De Volksbank;
- Reistijd van een kandidaat mag niet langer zijn dan 60 minuten;
- het is niet toegestaan om boven het max tarief aan te bieden, kandidaten die boven het max tarief aangeboden worden zullen wij moeten afwijzen;
- Bij voldoende aanbod zullen wij de rol eerder sluiten dan de aangegeven deadline in de portal. Biedt dus zsm een geschikte kandidaat aan;
- Leveranciers mogen slechts 2 kandidaat aanbieden. Mochten er door één partij meerdere kandidaten aangeboden worden, dan zullen wij alle kandidaten moeten afwijzen.
Over de Volksbank:
De Volksbank is het moederbedrijf van SNS, ASN Bank, RegioBank en BLG Wonen. Als bank met ruim 3 miljoen klanten willen we ons onderscheiden door onze maatschappelijke impact. En daarbij gaat bankieren over meer dan geld alleen. Het is een manier om van waarde te zijn. Niet alleen voor de eigen organisatie en medewerkers, onze klanten of onze aandeelhouder. Maar voor de hele maatschappij. Op heel veel plekken in Nederland, het hele jaar door. Samen investeren we in een beter Nederland. Dat merken onze klanten ook, elke dag weer.
De functie: Als Company Secretary Assistant binnen het Corporate Office van de Volksbank zorg je ervoor dat de vergaderingen van de Executive Board zo soepel mogelijk verlopen. Je ondersteunt de Director Corporate Affairs/Company Secretary en de Deputy Company Secretary zowel voor, tijdens als na de vergaderingen en bent ook verantwoordelijk voor de organisatie van alle andere gezamenlijke bijeenkomsten van de ExBo.
Jouw verantwoordelijkheden op een rij:
- je organiseert en verzorgt de logistieke processen voor de wekelijkse vergaderingen van de Executive Board en de periodieke ExBo offsites;
- je bereidt de agenda voor van de vergaderingen van de ExBo in samenwerking met de Deputy Company Secretary;
- je verzamelt vergaderstukken, controleert deze op volledigheid en juistheid, en slaat deze op in Ibabs;
- je draagt samen met de Deputy Company Secretary zorg voor het opstellen van de jaarplanning en de rolling calendar en bewaakt hierin de onderlinge samenhang;
- je signaleert knelpunten in het besluitvormingsproces en probeert deze zoveel mogelijk zelfstandig op te lossen;
- je geeft gevraagd en ongevraagd advies om zo de interne processen voortdurend te verbeteren;
- je verwerkt informatie in de daarvoor bestemde systemen en tools (waaronder die van de toezichthouders en externe accountant);
- je houdt proactief de diverse actielijsten bij van de ExBo;
- je verzamelt informatie in het kader van interne en externe uitvragen, onder andere van de diverse toezichthouders;
- je organiseert en onderhoudt het archief van de ExBo.
Jouw kwaliteiten:
Door je werk- en denkniveau, ervaring en persoonlijkheidsprofiel ben je in staat om snel te schakelen, de juiste verbanden te leggen en je soepel te bewegen op bestuursniveau.
Wie ben je:
- je beschikt over aantoonbaar werk- en denkniveau op minimaal HBO-niveau;
- je hebt minimaal 4 jaar ervaring als secretaresse/management assistent op bestuurlijk niveau in een corporate omgeving;
- affiniteit met de financiële sector en/of juridische zaken is een pré;
- je bent communicatief sterk en kunt uitstekend samenwerken;
- je kunt goed omgaan met zeer vertrouwelijke informatie;
- je bent flexibel en vindt het geen probleem om soms ook buiten kantoortijden beschikbaar te zijn;
- je bent digitaal vaardig;
- je beschikt over een praktische aanpak en hebt een goed ontwikkeld probleemoplossend vermogen;
- je werkt zelfstandig, nauwkeurig en accuraat.
Aanvullende informatie:
- Er wordt hybride gewerkt;
- Leveranciers van kandidaten behoren op de hoogte te zijn van de geldende wet- en regelgeving op het gebied van arbeidsvoorwaarden en de (Volksbank) cao. Deze inzet valt in schaal 9 van de Volksbank cao;
- Wij ontvangen graag de persoonlijke motivatie en het CV in het Nederlands;
- Pre-employmentscreening: Als de kandidaat mag starten bij de klant, dan zal er een pre-employmentscreening plaatsvinden. Wij sturen u op dat moment de daarvoor benodigde documenten toe. Uw kandidaat mag pas starten na afronding van de pre-employmentscreening;
- De kandidaat beschikt over een legitimatiebewijs (een paspoort of identiteitskaart), welke bij intake én op de startdatum van het contract van de kandidaat geldig is en ter controle kan worden overlegd;
- Daarnaast is het van belang dat de kandidaat beschikbaar is voor de hele gevraagde periode in de aanvraag;
-