Trainee – Contractbeheer ICM
Aanvraagnummer: 12427
Contractvorm: Detachering
Organisatie: Gemeente Eindhoven
Locatie: Eindhoven
Uren per week: 36 per week
Tarief: 66 per uur
Duur van de opdracht: 8 maanden
Regio: Noord-Brabant
Startdatum: Z.S.M.
Optie tot verlenging: Ja
Sluitingsdatum: 17-06-2025 08:00
LET OP! Deze opdracht is gesloten
We bieden een mooi Traineeship waarin stratende inkoop en contractmanagement (IC) professionals een stevige basis kunnen leggen voor kennis en kunde in het sociaals domein op IC gebied.
De werkzaamheden/ aandachtsgebieden binnen contractbeheer zullen in afstemming worden vastgesteld.
Wat kom jij waarmaken voor Eindhoven?
Je werkt mee aan het correct, volledig en tijdig borgen van alle contracten van de afdeling inkoop, subsidie en contractmanagement (ISCM) van het sociaal domein. Tactisch contractbeheer is de basis voor het contractmanagement en je zorgt voor efficiënte werkprocessen. Daarnaast ondersteun je de inkoopadviseurs, contractmanagers en de vakgroep subsidies desgewenst.
Wij zoeken een collega die de uitdaging aangaat om samen met onze enthousiaste vakgroep, de ISCM Desk, de contractgegevens verder op orde gaat brengen.
Naast de gemeente brede kernwaarden Eigenaarschap, Vertrouwen en Samenwerken is het voor deze functie belangrijk dat je accuraat, resultaatgericht en flexibel bent en goed kunt organiseren en opvolgen. Een inkoppertje bij een “Desk” is natuurlijk dat communicatie en klant- en servicegerichtheid je tweede natuur is.
• Als uitvoerder van het tactisch inkoop- en subsidieproces onderhoud je de contractbeheersystemen door contractwijzigingen- en beëindigingen volledig, correct en tijdig door te voeren.
• Je vindt het leuk om mee te denken over de inrichting en optimalisatie van de contractbeheersystemen. Voor aanbieders ben je eerste aanspreekpunt voor deze systemen en je puzzelt graag mee om alle informatie uit de diverse systemen goed te laten communiceren of op elkaar aan te laten sluiten of te ontsluiten.
• Je ondersteunt en-of organiseert ondersteunende processen zoals het jaarrekeningentraject, jaarlijkse indexaties en contractimplementaties. Je communiceert actief hierover met aanbieders, collega’s en gemeenten.
• Je bent eerste aanspreekpunt voor de aanbieders en de gemeentelijke toegangsteams (telefonisch en via de e-mail). Je beantwoord proces en contractvragen en haalt actief actuele informatie, wijzigingen en signalen op en informeert de aanbieders, collega’s, regiogemeenten desgewenst.
• Je verwerkt informatie, vragen en signalen die je vervolgens samen met je team gebruikt om efficiëntie aan te brengen in werkprocessen.
• Je verzorgt mailingen in opdracht van- en in afstemming met de opdrachtgevers. Daarnaast onderhoud je onze website in samenwerking met de Webredactie en onze communicatieadviseur.
Ben jij dat “schaap met de vijf poten” die we zoeken? Vind jij het leuk om breed ingezet te worden? Zoek je actief de benodigde samenwerking op? Heb je al kennis van administratieve processen? Signaleer je graag actief? En, vind je het leuk om bij te dragen aan het verbeteren en implementeren van processen?
Collega Loes, Coördinator ISCM Desk-team:
“De juiste borging van de contracten maakt dat we goede informatie kunnen opleveren voor het sociaal domein. Omdat alle informatie centraal in ons team verzameld wordt, zijn we de ruggengraat van de afdeling en het inkoop- en subsidiegeweten van Sociaal domein. Het is heerlijk om vraagbaak te zijn en iedereen op weg te helpen. Daar hebben de inwoners, de leveranciers en de gemeente(n) veel profijt van. Fijn dat ik hieraan bij kan dragen”.
Met, en voor wie doe je dat?
Je werkt nauw samen met de contractmanagers, de inkoopadviseurs en de subsidieverleners van de afdeling Inkoop, subsidie en contractmanagement. Daarnaast onderhoud je een goed netwerk met de aanbieders en overige afdelingen binnen de gemeente zoals het servicebureau Eindhoven en de (toegangsteams van de) gemeenten waar we de contracten voor beheren.
Het sociaal domein van Gemeente Eindhoven werkt samen èn is aanbestedende dienst voor verschillen regio’s: Samen voor Jeugd, 21 voor Jeugd, Bescherm wonen en Leerlingen vervoer. Onze kernactiviteiten zijn inkopen, contractmanagement(contractbeheer) en informatiemanagement.
Hoe maak jij het waar?
• Je hebt een afgeronde studie MBO + of HBO diploma.
• Je Minimaal Nevi 1 publiek en/of kennis van het subsidieproces of de bereidheid deze te willen volgen/behalen;
• Minimaal 1 jaar relevante werkervaring binnen de overheid, sociaal domein is een pre;
• Aantoonbare werkervaring op een administratieve afdeling inkoop (bestellen en factureren) en/of een team contractbeheer;
• Ervaring met Microsoft Office, Excel;
• Kennis van Mercell (Negometrix), Suite en het berichtenverkeer van Vecozo is een pre;
• Ervaring op commercieel-administratief en/of juridisch vlak is een pre.
• Je voegt waarde toe aan onze missie en visie.
Kom jij het maken voor Eindhoven?
Wij maken samen Eindhoven. Een wereldspeler die barst van de kennis, creativiteit en kunde. En van de energie. Met diezelfde energie werken wij aan de stad van vandaag én de toekomst. Werken voor de gemeente Eindhoven is veelzijdig, concreet en heeft betekenis.
Ook wij denken al na over het 'nieuwe normaal'. Medewerkers zullen minder vanuit kantoor en meer online werken. Dat betekent minder reistijd en reizen. Breng je de juiste expertise mee, maar woon je wat verder weg? Dan nodigen we jou van harte uit om ook te reageren op deze mooie inhoudelijke uitdaging! Diversiteit en gelijke kansen: dat vinden wij heel belangrijk. Daarom ontvangen we graag jouw sollicitatie, als je voldoet aan onze wensen. Ongeacht je achtergrond, geslacht/gender, beperking, seksuele oriëntatie, religie/overtuiging of leeftijd.
Aanvullende informatie:
• Graag het cv in het NL aanleveren
• Bij voldoende aanbod zullen wij de rol eerder sluiten dan de aangegeven deadline in de portal. Bied dus z.s.m. een geschikte kandidaat aan;
• Leveranciers van kandidaten behoren op de hoogte te zijn van de geldende wet- en regelgeving op het gebied van arbeidsvoorwaarden en de Gemeenten cao. Deze inzet valt in schaal 9 - begin van de Gemeenten cao;
• Het is niet toegestaan een extra schakel toe te passen tussen de kandidaat en de leverancier die de kandidaat aanbiedt.
• Graag ontvangen we in de persoonlijke motivatie een onderbouwing waaruit blijkt dat de kandidaat over de gevraagde competenties beschikt.
• Het is niet toegestaan om een kandidaat in te huren die eerder in dienst is geweest van de Gemeente Eindhoven. (tussenperiode van twee jaar).
• Als de kandidaat mag starten bij de klant, dan zal er een pre-employmentscreening plaatsvinden. Wij sturen u op dat moment de daarvoor benodigde documenten toe via de Portal. Uw kandidaat mag pas starten na afronding van de pre-employmentscreening.
• De kandidaat beschikt over een legitimatiebewijs (een paspoort of identiteitskaart), welke bij intake én op de startdatum van het contract van de kandidaat geldig is en ter controle kan worden overlegd.