Recordmanager

Aanvraagnummer: 13116
Contractvorm: Detachering
Organisatie: Gemeente Vlaardingen
Locatie: Vlaardingen
Uren per week: 36 per week
Tarief: Geen maximum
Duur van de opdracht: 9 maanden
Regio: Gelderland
Startdatum: 01-08-2025
Optie tot verlenging: Mogelijk, maar nog niet bekend
Sluitingsdatum: 25-06-2025 12:00

LET OP! Deze opdracht is gesloten

Opdrachtomschrijving

De recordmanager werkt tactisch en operationeel aan het verbeteren en borgen van duurzaam informatiebeheer binnen een overheidsorganisatie. Je bent de schakel tussen beleid en uitvoering, adviseert afdelingen, implementeert verbeteracties en begeleidt migraties van informatiesystemen.

Als recordmanager bij de Gemeente Vlaardingen vervul je een sleutelrol in het verbeteren en duurzaam borgen van het informatiebeheer binnen een dynamische gemeentelijke organisatie. Je opereert op tactisch en operationeel niveau en zorgt ervoor dat de informatiehuishouding voldoet aan wet- en regelgeving én toekomstbestendig is. In deze rol ben jij de verbindende schakel tussen beleid, uitvoering en techniek. Je draagt actief bij aan digitale transformatie, kwaliteitsborging en het vergroten van informatiebewustzijn in de organisatie.

De gemeente Vlaardingen bevindt zich in een fase van ontwikkeling en professionalisering van haar informatiebeheer. Als recordmanager krijg je de ruimte om processen te optimaliseren, structuur aan te brengen in informatiebeheer en concrete verbeteringen door te voeren. Je adviseert afdelingen, begeleidt migraties van informatiesystemen en bent betrokken bij het voorbereiden en implementeren van de nieuwe Archiefwet. Je weet complexe informatievraagstukken om te zetten in heldere adviezen en praktische oplossingen.

Je werkt nauw samen met collega’s van DIV, IT, juridische zaken, functioneel beheer en beleidsafdelingen. Daarnaast draag je actief bij aan het wegwerken van archiefachterstanden en borg je het behoud van betrouwbare, toegankelijke en geordende informatie in lijn met wettelijke vereisten en gemeentelijke ambities.

Verantwoordelijkheden

• Adviseren over de inrichting, het gebruik en de doorontwikkeling van informatiesystemen.
• Uitvoeren van audits op informatiebeheer en het opstellen van verbeterplannen op basis van KPI's.
• Opstellen en beheren van handboeken, werkprotocollen en kwaliteitsnormen.
• Uitvoeren en begeleiden van vervangings- en vernietigingsprocedures.
• Voorbereiden op en implementeren van de nieuwe Archiefwet.
• Aanpakken van archiefachterstanden, digitaliseren en herstructureren van dossiers.
• Signaleren van knelpunten en verbeteren van zaakgericht werken en informatieclassificatie.
• Fungeren als sparringpartner voor collega’s en management bij informatievraagstukken.
  
  

Eisen

• Kennis van de levenscyclus van informatie en informatiebeheerprocessen
• Bekend met zaakgericht werken, metadatering, informatieclassificatie
• Grondige kennis van de Archiefwet, AVG, BIO, MDTO, DUTO
• Ervaring met SharePoint/Teams en/of Common Ground
• Afgeronde recordmanagementopleiding, LARM en SOD I/II is een must
  

Wensen

• Dienstverlenend en communicatief sterk
• Analytisch en kwaliteitsgericht
• Verbindend en in staat draagvlak te creëren
• In staat om gebruikerswensen te vertalen naar functionele eisen
• In staat zijn om het archiefproces te overzien en prioriteiten te stellen
  

Aanvullende informatie
Wanneer u bij ons als leverancier een professional aanbiedt en deze wordt geplaatst, hebben we informatie van u als contractpartij nodig, onder andere met betrekking tot de Wet keten- en inlenersaansprakelijkheid.
De ‘WKA’ heeft als doel om misbruik te voorkomen bij de afdracht van loonheffingen bij alle schakels in de keten; van leverancier tot opdrachtgever.
Wij dekken deze risico’s voor onze opdrachtgevers af middels een geblokkeerde rekening, de G-rekening.
Dit is een rekening waarop een gedeelte van het factuurbedrag wordt gestort en waarvan u de loonheffingen en BTW kunt betalen aan de Belastingdienst.
Het af te storten % hangt ervan af of u een SNA-certificering (NEN-4400-1 of NEN-4400-2) heeft of niet en of uw bedrijf in Nederland of daarbuiten is gevestigd. De G-rekening kunt u aanvragen bij de Belastingdienst.
Indien u geen G-rekening kunt krijgen (en u kunt hier bewijs van de Belastingdienst van overleggen) dan heeft u ook de mogelijkheid elk kwartaal een accountantsverklaring (assurance report inzake inlening personeel) aan te leveren.
Hierin zal een gecertificeerd accountant (AA of RA) een verklaring afgeven over de juistheid, volledigheid en tijdigheid van de afdrachten. Let wel, de kosten voor deze verklaring komen voor uw eigen rekening.