Black belt specialist (proces optimalisator)

Organisatie
Je gaat aan de slag in een lerende organisatie terecht waarin de professionaliteit van de medewerkers centraal staat. Medewerkers van de provincie Flevoland kenmerken zich als aanpakkers, sterk in samenwerken en flexibel. En ze hebben een gezamenlijk doel voor ogen: ervoor zorgen dat het in Flevoland fijn werken, wonen, reizen en recreëren is. Wij willen een inclusieve organisatie zijn waarin we elkaar helpen en zorgen voor een klimaat waarin iedereen zich gehoord voelt en kan werken aan de eigen ontwikkeling. Samen realiseren we de maatschappelijke opgaven waar we als organisatie voor staan. Je bent je onderdeel van het expertiseteam Human Relations waar we met 20 enthousiaste collega’s werken.

Opdracht
Hoeveel formulieren willen managers graag invullen om een medewerker in dienst te nemen? Hoe veel dagen willen medewerkers wachten op een goedkeuring van hun declaratie? Hoeveel verschillende systemen moeten we doorlopen om management informatie inzichtelijk te krijgen? Het antwoord op al deze vragen is natuurlijk: “zo min mogelijk!”.

Binnen de provincie is Human Relations het expertiseteam die zich met dit soort vragen bezighoudt. We zoeken een Black Belt Lean (Six Sigma) die voor de periode van een jaar zoveel mogelijk klantprocessen gaat optimaliseren. Het doel is het verhogen van de tevredenheid bij de klant met de producten die Human Relations oplevert. Dit willen we onder andere doen door de processen zo in te richten dat er geen onnodig contact plaatsvindt tussen eindgebruiker en de medewerkers van Human Relations en dat eventueel contact zoveel mogelijk aan de voorkant wordt afgehandeld. We kijken daarbij expliciet naar het terugbrengen van processen en procedures. Waarbij we uitgaan van in control zijn in plaats van controleren Concreet werk je aan de hand van analyses van klantinformatie uit verschillende kanalen (telefoon, mail en face tot face) en organiseer je verbetersessies met HR- medewerkers, overige medewerkers en managers. Samen maak je de processen inzichtelijk en kom je tot verbeteringen. Daarbij staan minder kosten en moeite voor de klant, efficiëntie en de waarde van het product centraal.

Je bent als Black Belt afwisselend aan de slag in verschillende rollen als trainer, coach, analist en projectleider.

Dit houdt de volgende werkzaamheden in:

• Inhoudelijk begeleiden van verbetertrajecten
• Organiseren en modereren/faciliteren van sessies met medewerkers en sessies met klanten);
• Mede verzamelen en analyseren van data relevant voor verbetertrajecten (doorlooptijden, klanttevredenheid en regeldruk);
• Rapporteren aan management over de verbetervoorstellen met het oog op implementatie;
• Delen van kennis over de Lean filosofie, methodieken en instrumenten en trainen van medewerkers in de benodigde vaardigheden, en mede vormgeven van projectmanagement van de trajecten die je begeleidt;

Dit vraagt van jou:

• Van buiten naar binnen kunnen denken en anderen daarin meenemen (denken vanuit de klant);
• Teamspeler met een lerende en open instelling;
• Nieuwsgierige aard, meer onderzoekend dan oordelend, “willen weten hoe het ècht zit”;
• Coachende en didactische vaardigheden voor groepen en individuen;
• Flexibele instelling en vasthoudend;
• Creativiteit en humor;
• Mensen in beweging kunnen krijgen en precies weten hoe je in een andere organisatie enthousiasme en medewerking kan organiseren;
• Je bent een echte allrounder en legt snel een verbinding met de mensen in je omgeving;
• Je bent communicatief sterk en kan goed feedback geven op houding en gedrag.

De reactietermijn van deze inhuuropdracht duurt tot donderdag 4 april 2024, 09.00 uur. Tot die tijd kunt u reageren.

Competenties

• Analytisch;
• Organisatiesensitief;
• Verbindend;
• Zelfsturend;
• Innovatief;
• Resultaatgericht;
• Communicatief sterk (mondeling en schriftelijk);
• Klantgericht.

Gunningscriteria te beoordelen door Flextender (weging, totaal 100 punten)
6. Minimaal 4 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 10 jaar met procesoptimalisatie en verbetertechnieken zoals Lean Six Sigma (maak dit duidelijk aantoonbaar in het cv) (40 punten);
7. Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 10 jaar met optimalisatie van HR processen (30 punten);
8. Aantoonbare werkervaring bij een (semi) overheidsinstantie (10 punten);
9. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 10 jaar als projectleider/manager (20 punten).

Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre u/ de door u aangeboden kandidaat aan het bovengenoemde profiel voldoet.

Minimumeisen/ knock-outcriteria
1. Bij uitvoering van de opdracht worden geen IT-middelen ter beschikking gesteld, Onder IT-middelen wordt verstaan: laptop en toebehoren. Indien nodig stelt de opdrachtgever een token ter beschikking;
2. Uurtarief maximaal € 125,- exclusief BTW/ inclusief reiskosten woon- werkverkeer en fee Flextender;
3. Een afgeronde opleiding op minimaal hbo bachelor niveau;
4. Een afgeronde black belt specialisatie;
5. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar op het gebied van proces optimalisatie.

Benodigd aantal professionals
1.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende dagen: Werkdagen zijn zelf in te delen (maandag t/m vrijdag), dinsdag en donderdag wordt er op locatie gewerk. De opdracht wordt vervuld gedurende 52 weken. Rekening wordt gehouden met een periode voor verlof – waarin de Opdracht dus niet wordt uitgevoerd door Opdrachtnemer – van 4 weken, en voor verlenging 2 weken verlof.

Planning en meer informatie
Vragen kunnen ingediend worden tot vrijdag 29 maart 2024, 09.00 uur. De vragen en bijbehorende antwoorden worden op dinsdag 2 april 2024 gepubliceerd op onze website. Inhoudelijke vragen kunt u indienen bij Flextender, via de onderstaande button. Vragen omtrent de procedure kunt u telefonisch stellen. Flextender is bereikbaar op telefoonnummer 035-7510777.

De fysieke gesprekken bij de provincie zijn gepland op maandag 8 april 2024 tussen 13.00 uur en 17.00 uur. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk dinsdag 2 april 2024 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de uitkomst van de procedure.

Overige informatie

• De provincie kan verzoeken tot het ondertekenen van een geheimhoudingsverklaring;
• Voorafgaande het selectiegesprek kan een casus verstuurd worden ter voorbereiding;
• Er wordt voor zakelijke ritten een reiskostenvergoeding gehanteerd. Dienstreizen worden bij voorkeur met het openbaar vervoer gemaakt. De kosten hiervoor kunnen worden gedeclareerd. Is de plaats van bestemming alleen per auto bereikbaar, dan wordt een kilometervergoeding van € 0,37 gehanteerd. Is de bestemming wel bereikbaar met openbaar vervoer, maar wordt er toch met de eigen auto gereisd, dan is de kilometervergoeding € 0,14. De basis voor de uitbetaling van het aantal kilometers is de snelste reisafstand vanaf je standplaats, gemeten via routenet.nl . Reis je vanaf je huisadres rechtstreeks naar een bestemming en is die afstand korter dan vanaf je standplaats? Dan krijg je een volledige vergoeding op basis van deze kortere afstand. Reis je naar een bestemming waarbij je je standplaats passeert? Dan kun je alleen de afstand vanaf je standplaats naar de bestemming declareren;
• Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi);
• De Verwerkersovereenkomst kan onderdeel uitmaken van de opdracht welke is te vinden onder de Algemene Inkoopvoorwaarden van de Provincie Flevoland.
• De provincie Flevoland is niet verplicht de Opdracht te gunnen.
• De provincie Flevoland behoudt zich het recht voor het aanbestedingsproces geheel of gedeeltelijk, tijdelijk of volledig, stop te zetten en/of de Opdracht niet te gunnen.
• Door deel te nemen aan of in te schrijven op deze aanbestedingsprocedure stemt deelnemer in met alle voorwaarden van deze uitvraag.