Inkoopadviseur

De gemeente Utrecht koopt jaarlijks voor circa €750 miljoen in. We doen dit voor uiteenlopende zaken binnen onze gemeente. Juist door de omvang en diversiteit van onze inkoop is het belangrijk dat we doelmatig en doeltreffend te werk gaan. Ons doel is om de juiste producten en diensten in te kopen, passend bij de behoefte van de organisatie en in lijn met onze ambities, waaronder Social Return en MVOI.

Als Inkoopadviseur lever jij een belangrijke bijdrage aan het realiseren van deze doelen. Je bent de verbindende factor die vragen en projecten uit de praktijk weet te vertalen naar passende aanbestedingen.

In deze functie begeleid je zelfstandig inkooptrajecten, met name Europese aanbestedingen. Dit kunnen verschillende (allround) aanbestedingen zijn. Je werkt daarbij samen in een verwervingsteam van specialisten om gezamenlijk de doelstellingen van de aanbesteding te behalen. Door goed te luisteren naar de behoeften van de opdrachtgever weet je feilloos de juiste procedure te kiezen. Daarbij maak je gebruik van de beschikbare tools en templates om aanbestedingen efficiënt, kwalitatief, adequaat en tijdig te doorlopen.

Je maakt onderdeel uit van het team Aanbesteding, bestaande uit ongeveer 14 fte. Samen met collega-Inkoopadviseurs kun je sparren over aanbestedingsvraagstukken. Daarnaast werk je in de dagelijkse praktijk veel samen met de bredere inkooporganisatie van 50 tot 60 collega’s. Tijdens structurele overleggen deel je actief ervaringen, want leren van elkaar staat bij ons centraal. Zo werken we samen aan inkoopinnovaties en procesverbeteringen. Omdat verbinding met je team, de verwervingsteams en de inkooporganisatie belangrijk is, verwachten we dat je zoveel mogelijk aanwezig bent op het kantoor van de gemeente Utrecht.

Je taken zijn onder andere:

• Het overnemen van lopende en in voorbereiding zijnde aanbestedingen van een vertrekkende collega.
• Het realiseren van het gemeentelijk inkoopbeleid door zelfstandig Europese inkooptrajecten uit te voeren binnen verschillende categorieën en specialismen.
• Fungeren als verbindende schakel tussen inkoop, decentrale inkopers, Inkoper Specials, contractmanagement en betrokken medewerkers, waarbij je het inkoopproces bewaakt.
• Het ondersteunen van organisatieonderdelen bij inkoopvragen en het vervangen van collega-inkopers bij ziekte of afwezigheid.
• Verantwoordelijkheid dragen voor het proces rondom de totstandkoming van de aanbestedingsaanpak en dit zelfstandig uitvoeren.
• Het leveren van gevraagd en ongevraagd advies, waarbij je procesmatig een voortrekkersrol vervult.
• Het zelfstandig uitvoeren van en/of ondersteunen bij aanbestedingstrajecten, waaronder:
  • Toepassen van vakinhoudelijke expertise op (complexe) Europese aanbestedingen en inkoopcategorieën.
  • Ontwikkelen van aanbestedingsadvies voor marktbenadering en aanbestedingsstrategie richting opdrachtgevers of procesbegeleiders.
  • Aandragen van integrale oplossingen waarin politieke, interne en externe belangen samenkomen.
  • Projectmatig uitvoeren van de werkzaamheden.
  • Signaleren van ontwikkelingen en/of knelpunten binnen aanbestedingsregels en inkoopcategorieën.
  • Rapporteren en archiveren van aanbestedingsdocumentatie.
  • Mondeling en schriftelijk uitbrengen van adviezen.
  • Delen van kennis en ervaring met de inkooporganisatie.
  • Samenwerken op operationeel en tactisch niveau met directe collega’s.
• Het deelnemen aan relevante inkoop- en contractmanagementoverleggen binnen de gemeentelijke inkooporganisatie.

Goed om te weten: Gesprekken worden gepland op 23 september. De manager zal contact opnemen indien je wordt uitgenodigd voor een gesprek. Dit kan of fysiek of digitaal plaatsvinden.

Je bent tenminste 2 dagen in de week op locatie, of zoveel vaker als de opdracht daarom vraagt. Het is niet mogelijk om bij het stadkantoor te parkeren, eventuele parkeerkosten zijn voor eigen rekening. Het stadskantoor is zeer goed bereikbaar per openbaar vervoer en direct gelegen aan het Centraal Station.

Informatie over het gestelde tarief: Voor deze opdracht geldt een maximumtarief van €120,- per uur. Offertes met een hoger tarief dan dit maximum worden niet in behandeling genomen. Wij verzoeken inschrijvers om bij voorkeur geen offertes onder de €90,- per uur in te dienen. Hoewel inschrijvingen met een lager tarief niet automatisch worden uitgesloten, kan een (te) laag tarief aanleiding zijn om de kwaliteit, haalbaarheid en continuïteit van de aanbieding kritisch te beoordelen.

In het kader van de Wet DBA (Deregulering Beoordeling Arbeidsrelatie) is inschrijving door zzp’ers niet toegestaan.

Het opvragen van referenties kan in een latere fase onderdeel zijn van de procedure. De weging van de antwoorden op de vragen in de uitvraag bepaalt de rangorde van de offertes op basis van prijs en kwaliteit. Hierbij hanteren we een weging van circa 25% voor het geoffreerde tarief. De kwaliteit voor circa 75%.

Door de weging van de antwoorden op de vragen in de uitvraag wordt de rangorde van de offertes in prijs/kwaliteit bepaald. Alleen de 5 hoogst scorende offertes worden nader gewogen op de kwaliteit. Indien het aantal offertes de 10 niet overstijgt kunnen alle offertes nader op de kwaliteit beoordeeld worden.

Bij gebleken geschiktheid bestaat er een kans dat er nog een kandidaat uit deze procedure wordt aangenomen.

Wanneer de hierboven beschreven opdracht door omstandigheden niet binnen de voorziene periode kan worden afgerond behoudt Gemeente Utrecht zich in alle geval het recht voor de opdracht te verlengen tot het moment dat een zorgvuldige afronding en overdracht kan worden gerealiseerd.

De gemeente Utrecht behoudt zich het recht voor om gedurende de eerste 3 maanden na gunning, bij gebleken ongeschiktheid of tussentijdse beëindiging, de opdracht te gunnen aan de nummer 2 aanbieder of opvolgend.

Gemeente Utrecht heeft het voornemen om per mei 2026 gebruik te maken van een broker. Indien dit voornemen wordt gerealiseerd, zullen de overeenkomsten die doorlopen na 1 november 2026 via de broker worden gehercontracteerd. De hercontractering zal in dat geval plaatsvinden in oktober/november 2026. Bij deze hercontractering blijven de inhuurtermijn en het tarief ongewijzigd.