Projectmanager – Gemeente Haarlem

Aanvraagnummer: 18353
Contractvorm: Detachering
Organisatie: Gemeente Haarlem
Locatie: Haarlem - Noord-Holland
Uren per week: 24 per week
Tarief: Geen maximum
Duur van de opdracht: 7 maanden
Regio: Noord-Holland
Startdatum: 01-10-2025
Optie tot verlenging: Mogelijk, maar nog niet bekend
Sluitingsdatum: 17-09-2025 12:00

LET OP! Deze opdracht is gesloten

Omschrijving
Het Programma XENA is opgezet om het huidige zaaksysteem en DMS (Verseon) te vervangen door een toekomstbestendig platform dat aansluit op de Common Ground-architectuur en de gemeentelijke vijf-lagenstrategie. Het programma bestaat uit meerdere deelprojecten, waaronder de inrichting van de technische infrastructuur (hybride cloud), migratie van ZGW- en niet-ZGW-dossiers, integratie met vakapplicaties, migratie van archief en natuurlijk verandermanagement.

 Het programma raakt vrijwel alle organisatieonderdelen: van de griffie en het bestuur tot beleidsafdelingen en dienstverlening aan de burger. De implementatie heeft grote impact op processen, werkwijzen en het dagelijks gebruik van informatievoorziening. Daarom is verandermanagement een cruciaal onderdeel voor een succesvolle overgang.

Doel van de rol
De projectleider verandermanagement zorgt ervoor dat de overgang van Verseon naar het nieuwe XENA-platform niet alleen technisch slaagt, maar ook gedragen wordt door medewerkers en bestuur. De rol richt zich op het begeleiden van organisatieverandering, communicatie, opleidingen en adoptie, zodat het nieuwe werken in de praktijk wordt omarmd en duurzaam geborgd.

Verantwoordelijkheden
- Opstellen en uitvoeren van een verander- en adoptieplan, inclusief communicatie, trainingen en opleidingstrajecten.
- Coördineren en laten ontwikkelen van opleidingen voor:
Eindgebruikers – basis- en verdiepingsmodules gericht op dagelijks gebruik van het zaaksysteem/DMS en nieuwe werkprocessen.
Functioneel beheerders – opleiding in beheerprocessen, configuratie, testen, incident- en wijzigingsbeheer.
Technisch beheerders – opleiding in onderliggende architectuur, cloud-omgeving, monitoring en security.
- Inbedden van kennisoverdracht zodat de organisatie duurzaam zelfstandig kan beheren.
- Stakeholdermanagement: actief betrekken van management, keyusers, beheerders, bestuur, gebruikers en andere betrokkenen.
- Signaleren van weerstand, zorgen voor tijdige interventies en het creëren van draagvlak.
- Coördineren van communicatie-uitingen (nieuwsbrieven, intranet, presentaties, demo’s).
- Organiseren van trainingen, werksessies en gebruikersoverleggen.

Eisen
Competenties en vaardigheden
- Sterk in communicatie en storytelling – kan complexe veranderingen vertalen naar begrijpelijke taal.
- Ervaring met verandermanagementmethodieken.
- Ervaring met opzet en coördinatie van opleidingstrajecten voor verschillende doelgroepen.
- Stevig in stakeholdermanagement en politiek-bestuurlijke sensitiviteit.
- Vermogen om weerstand om te buigen naar betrokkenheid.
- Ervaring in gemeentelijke of publieke context is een pré.
- Organiserend vermogen en resultaatgericht.


Inzet / tijdsbesteding
Doorlooptijd: vanaf voorbereiding migratie tot en met nazorg/adoptie (ca. 12–18 maanden).
Gemiddelde inzet: 2 à 3 dagen per week, met pieken tijdens migratie, test- en opleidingsfases en livegang.
Werkt nauw samen met programmamanager, projectleiders in het programma en projectleden.