Ambtelijk Secretaris OR

Organisatie
We werken vanuit onze drie kernwaarden: vakkundig, betrouwbaar en in eenvoud. Dit betekent onder andere dat we goede dienstverlening leveren, afspraken nakomen, efficiënt werken en zaken niet onnodig ingewikkeld maken. We werken op onderdelen opgavengericht en in samenwerking met inwoners, ondernemers en andere samenwerkingspartners.

We vinden het belangrijk dat onze medewerkers goed in hun vel zitten en het naar hun zin hebben. Je krijgt daarom bij ons de kans om je talenten veelvuldig in te zetten. Er is een prettige, informele werksfeer en we bieden veel ruimte om jezelf te ontwikkelen.

Opdracht
Als ambtelijk secretaris van de OR vervul je een onafhankelijke, adviserende, coördinerende, organisatorische en administratieve ondersteunende rol aan de ondernemingsraad en ontlast je zo veel mogelijk de ondernemingsraad.

Als ambtelijk secretaris ben jij de spin in het web van de ondernemingsraad. Je zorgt voor alle inkomende en uitgaande correspondentie. Je organiseert overleggen, waarvan je de agenda en de notulen maakt. Daarnaast beheer jij de planning en zorg je ervoor dat alle betrokken partijen op de hoogte zijn en houd je de afhandeling van actiepunten in de gaten.

Je hebt ervaring in het opstellen van concept stukken en je adviseert en communiceert met de achterban. Verder beheer/onderhoud je het archief en kun je zaken snel terugvinden. Je bewaakt de naleving van de wetten, procedures en afspraken m.b.t. de medezeggenschap. Je onderhoudt via het intranet van gemeente Voorschoten de OR-pagina.

Je bent de interne adviseur van de ondernemingsraad en adviseert bij de inhoudelijke meningsvorming op aanvragen die de ondernemingsraad ontvangt. Je bent alert op medezeggenschap gerelateerde ontwikkelingen binnen- en buiten de organisatie en weet deze ontwikkelingen te vertalen naar gevolgen voor de medezeggenschap. Tenslotte ben je sparringpartner voor het dagelijks bestuur en andere stakeholders binnen de medezeggenschap.

Je verzorgt desgevraagd scholing en onderhoudt het contact met een trainingsbureau en eventueel met een externe adviseur. Je beheert het e-mailadres van de OR, zet overleggen in Outlook en nodigt de deelnemers uit.

Competenties
- Goede kennis van medezeggenschap, de Wet op de ondernemingsraden en andere relevante wet- en regelgeving;
- In staat helder en beknopt te communiceren (zowel mondeling als schriftelijk);
- Mondeling en schriftelijk vaardig, daarnaast beschik je over bestuurlijke en organisatorische sensitiviteit;
- Je kunt goed het onderscheid maken tussen hoofd- en bijzaken;
- Je bent empathisch, positief ingesteld en oplossingsgericht;
- Je bent flexibel beschikbaar.

Vereisten / knock-outcriteria
1. Uiterlijk beschikbaar per 28 april 2024 voor minimaal 8 tot 12 uur per week;
2. Minimaal een afgeronde hbo opleiding, aangevuld met een vakopleiding ambtelijk secretaris;
3. Aantoonbare werkervaring als ambtelijk secretaris van een ondernemingsraad bij een gemeente;
4. Aantoonbare werkervaring met archiefprogramma Join;

Gunningscriteria te beoordelen door Flextender  (weging, totaal 100 punten)
5. Een uurtarief van maximaal € 70,00 exclusief BTW / inclusief reiskosten woon-werk en fee Flextender (25 punten);
6. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als ambtelijk secretaris van een ondernemingsraad bij een gemeente (40 punten);
7. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als intern adviseur voor de ondernemersraad en contact persoon voor stakeholders (20 punten);
8. Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als ambtelijk secretaris met het schrijven van instemmingsbrieven en adviezen (15 punten).

Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre u / de door u aangeboden kandidaat aan het bovengenoemde profiel voldoet.

Benodigd aantal professionals
1.

CV-eisen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld in overleg.

Planning
De gesprekken bij de gemeente Voorschoten zijn gepland op donderdag 18 april 2024. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op dinsdag 16 april 2024 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze aanvraag.

Overige informatie
De gemeente Voorschoten zal om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) verzoeken.