Bestuurssecretaresse / Management Assistent

Administratie, Beleid en Bestuurlijke zaken, Bestuur, Detachering Opdrachten, Gemeente Wijk bij Duurstede, Utrecht

Aanvraagnummer: 31168
Contractvorm: Detachering
Organisatie: Gemeente Wijk bij Duurstede
Locatie: Wijk bij Duurstede
Uren per week: 32 - 36 per week
Tarief: Geen maximum
Duur van de opdracht: 4 maanden
Regio: Utrecht
Startdatum: Z.s.m.
Optie tot verlenging: Mogelijk, maar nog niet bekend
Sluitingsdatum: 02-03-2026 09:00

LET OP! Deze opdracht is gesloten

Uitvoeringsvoorwaarde
Met het verstrekken van de opdracht (aan de ondernemer die inschrijft op de onderhavige opdracht en voor gunning in aanmerking komt) en de gemeente Wijk bij Duurstede mag géén arbeidsrelatie/dienstbetrekking tot stand komen. De inschrijver dient dit te waarborgen. Bij het inschrijven op de onderhavige opdracht moet in dit kader rekening worden gehouden dat de uitvoering van de werkzaamheden plaatsvindt onder direct leiding en toezicht van de gemeente Wijk bij Duurstede. Dit betekent dat niet wordt voldaan aan de criteria voor zelfstandigheid zoals vereist onder de Wet Deregulering Beoordeling Arbeidsrelaties (Wet DBA). De gemeente merkt hierbij op dat aan de voornoemde uitvoeringsvoorwaarde niet wordt voldaan als de inschrijver een ZZP-er is (ongeacht of dit een eenmanszaak of een BV is).

Dit is de gemeente Wijk bij Duurstede: Groot genoeg om klein te blijven
Samen met Cothen en Langbroek vormt Wijk bij Duurstede met ongeveer 24.000 inwoners en 150 medewerkers een relatief kleine gemeente, waar het fijn is om te wonen en te werken. We zijn klein en dat zien we als voordeel. Want werken voor onze gemeente wil zeggen dat je niet alleen je hoofd gebruikt, maar ook je handen uit de mouwen steekt en met je voeten in de klei staat. Je weet mét en voor wie je werkt en je ziet het resultaat van je werk in de praktijk tot stand komen. Korte lijnen met inwoners, ondernemers en het bestuur maken je werk interessant. Daarbij zetten we een gezonde dosis pragmatiek in. Naast je vakkennis is er volop ruimte om je talenten in te zetten. Het is denken én doen geblazen hier in Wijk. Daarbij vinden we het belangrijk dat we elkaar goed kennen en het leuk hebben met elkaar.
Bij de gemeente Wijk bij Duurstede verwelkomen wij graag mensen met verschillende leeftijden, achtergronden, overtuigingen en voorkeuren. We vinden het belangrijk dat jouw talenten en kwaliteiten worden benut en dat je met vertrouwen en plezier je werk kan doen. Verhalen van collega’s over hoe het is om bij ons te werken vind je op www.werkenbijgemeentewijkbijduurstede.nl.

Opdracht
Als Bestuurssecretaresse vervul je een centrale en verbindende rol binnen onze gemeente. Je ondersteunt het college van burgemeester en wethouders, de gemeentesecretaris en de domeinmanagers, zodat zij zich volledig kunnen richten op hun bestuurlijke en strategische taken.

Je zorgt ervoor dat processen soepel verlopen en houdt overzicht in een dynamische omgeving. Complex agendabeheer schrikt jou niet af; je schakelt moeiteloos tussen verschillende werkzaamheden en werkt nauwkeurig. Je voelt goed aan wat er speelt, anticipeert op wat nodig is en weet op het juiste moment te handelen. Dankzij jouw professionaliteit en proactiviteit ontzorg je het bestuur op een manier die echt het verschil maakt.

Geen dag is hetzelfde. Je voert uiteenlopende secretariële en organisatorische werkzaamheden uit voor circa twee aan jou toegewezen bestuurs- en/of MT-leden. Je werkt volgens onze uniforme werkwijze en maakt deze snel eigen, zodat we als team efficiënt en eenduidig samenwerken.

Een greep uit jouw takenpakket:

Proactief beheren en bewaken van de agenda’s van de burgemeester, wethouders, gemeentesecretaris en de domeinmanagers;
Prioriteiten bepalen in telefoonverkeer, e-mails en verzoeken voor afspraken, en hierover adviseren;
Meekijken in mailboxen voor optimale ondersteuning en proactieve agendaplanning;
Voorbereiden van de wekelijkse collegevergaderingen en portefeuillehouder overleggen, in samenwerking met de bestuurssecretaris, bestuursadviseurs en de gemeentesecretaris;
Beheren van de gezamenlijke mailbox en informatie en acties uitzetten naar het college of collega’s.

Vereisten
1. Inschrijver voldoet aan de gestelde uitvoeringsvoorwaarde zoals bovenaan benoemd in de uitvraag;
2. 'Bring your own device’ is van toepassing. Bij de uitvoering van de opdracht worden geen IT-middelen ter beschikking gesteld. Onder IT-middelen wordt verstaan: laptop, telefoon en toebehoren;
3. Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als Bestuurssecretaresse en/of Management Assistent binnen een overheidsorganisatie;
4. Een afgeronde opleiding op minimaal mbo niveau 4.

Gunningscriteria
5. Een afgeronde opleiding op minimaal mbo niveau 4 in de richting van (directie)secretaresse / Management Assistent; (10 punten)
6. Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 12 jaar als Bestuurssecretaresse en/of Management Assistent; (20 punten)
7. Aantoonbare werkervaring als bestuurssecretaresse of management assistent binnen een gemeente; (20 punten)
9. Aantoonbare werkervaring met het voorbereiden van vergaderingen in iBabs; (20 punten)
10. Aantoonbare werkervaring met het samenwerken met directie/secretaris; (10 punten)
11. Uiterlijk beschikbaar per 16 maart 2026 voor 32 uur per week; (20 punten)

De opdracht wordt gegund aan de kandidaat die naar het oordeel van de organisatie het beste voldoet aan het bovengenoemde profiel. Alle overige kandidaten worden geïnformeerd dat de opdracht niet aan hen wordt gegund. De opdrachtgever behoudt zich het recht voor om de opdracht niet te gunnen. Er wordt een opschortende termijn gehanteerd ter behandeling van eventuele bezwaren.

Functieschaal Deze functie is ingedeeld in functieschaal 7. Deze functieschaal is eventueel verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de inlenersbeloning.

Benodigd aantal professionals 1.

CV-eisen Maximaal vijf pagina’s, opgesteld in het Nederlands, met minimaal twee referenties.

Werkdagen De opdracht wordt vervuld van maandag tot en met vrijdag. Hybride werken is niet mogelijk.

Planning De gesprekken bij de opdrachtgever zijn gepland op woensdag 4 maart 2026 tussen 13.00 en 17.00 uur. Een eventueel klikgesprek is gepland op donderdag 5 maart 2026 om 12.30 uur. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk dinsdag 3 maart 2026 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze inhuuropdracht.

De reactietermijn van deze inhuuropdracht duurt tot maandag 2 maart 2025 om 09:00 uur. Tot die tijd kunt u reageren.