Ga naar de inhoud 
Teamsecretaresse
Aanvraagnummer: 33542
Contractvorm: Detachering
Organisatie: Provincie Flevoland
Locatie: Lelystad
Uren per week: 36 per week
Tarief: 65 per uur
Duur van de opdracht: 6 maanden
Regio: Flevoland
Startdatum: 01-04-2026
Optie tot verlenging: 2 x 3 maanden
Sluitingsdatum: 19-03-2026 09:00
LET OP! Deze opdracht is gesloten
Uitvoeringsvoorwaarde:
Met het verstrekken van de opdracht (aan de ondernemer die inschrijft op de onderhavige opdracht en voor gunning in aanmerking komt) en de Provincie Flevoland mag géén arbeidsrelatie/dienstbetrekking tot stand komen. De inschrijver dient dit te waarborgen. Bij het inschrijven op de onderhavige opdracht moet in dit kader rekening worden gehouden dat de uitvoering van de werkzaamheden plaatsvindt onder direct leiding en toezicht van de Provincie Flevoland. Dit betekent dat niet wordt voldaan aan de criteria voor zelfstandigheid zoals vereist onder de Wet Deregulering Beoordeling Arbeidsrelaties (Wet DBA). De Provincie merkt hierbij op dat aan de voornoemde uitvoeringsvoorwaarde niet wordt voldaan als de inschrijver een ZZP-er is (ongeacht of dit een eenmanszaak of een BV is).
Organisatie
De provincie Flevoland staat als gesprekspartner naast gemeenten, waterschap en de rijksoverheid: een onmisbare schakel in een netwerksamenleving waarin complexe vraagstukken alleen in samenwerking met partners kunnen worden aangepakt. De organisatie zet de maatschappelijke opgaven centraal en maakt daarop de cultuur (dat wat in harten en hoofden van mensen leeft), de structuur en het management passend. Samenwerking aan de voorkant en integraliteit in de aanpak van de opgaven en programma’s is een vanzelfsprekendheid.
Je komt te werken bij het Expertise Team Management Secretariaat. Dit is een nieuw team dat voor de gehele organisatie werkt, dat uniform en waar dat kan gestandaardiseerd werkt, en waar vooruitgang de norm is. Er heerst een open en informele sfeer, gericht op het gezamenlijk klaren van de klus. De secretaresses ondersteunen en ontzorgen de managers van de expertiseteams bij hun werkzaamheden en bij werkzaamheden rondom het Jaarprogramma. Verder is het secretariaat een belangrijke spil bij andere werkzaamheden in de expertiseteams. Hierdoor zijn de managers in staat om hun teams zo goed mogelijk aan te sturen en te ontwikkelen.
In de functie van secretaresse ga je aan de slag met het inplannen van afspraken voor onze interne afdelingen en externe partners. Jij beheert de agenda van in dit geval twee expertiseteammanagers en ondersteunt deze pro-actief bij verscheidende taken. Denk bijvoorbeeld aan het maken van opdrachtbrieven en opdrachtbonnen.
Opdrachtomschrijving
Als secretaresse bij de Provincie heb je een veelzijdige baan, waarbij je naast agendabeheer ondersteunt met het organiseren van evenementen en bijeenkomsten. Dit doe je met de nieuwste middelen (MS Teams, MS Forms, Copilot). Daarbij ben je gestructureerd, jij gaat voor vernieuwing en geeft dit ook aan in het team. Jouw actielijst is aan het einde van een evenement of bijeenkomst helemaal afgevinkt. Het enige wat je nog moet doen is notulen maken en hier ben jij bijzonder goed in. Naast de coördinatie van het PO ondersteun je ook zelf met je manager een of meer portefeuillehouder overleg. De afspraken en de benodigde informatie documenteer je in ons systeem (iBabs).
Wat breng je mee
- Een afgerond MBO Niveau 4 in de richting Office & Managementsupport-opleiding of aanverwante studie.·
- Je hebt minimaal drie jaar ervaring in een vergelijkbare functie.
- Ervaring met iBabs is een pré evenals ervaring met het digitaal archiveringssysteem eDocs.
- Je bent digitaal vaardig en je communicatieve vaardigheden in woord en geschrift zijn prima.
- Ervaring met het werken in Microsoft 365 en Teams.
- Je houdt overzicht en denkt vooruit in het ondersteunen van de manager.
- Je bent geordend, kunt prioriteren en ben procesmatig als het om het werken binnen en met andere teams gaat.
- Een signalerende, proactieve houding waarbij je zelf graag de handen uit de mouwen steekt.
Benodigd aantal professionals
1.
Duur opdracht
De opdracht wordt bij voorkeur en indien mogelijk vervuld op de volgende dagen: in overleg voor gemiddeld 36 uur per week.
De opdracht wordt vervuld gedurende 26 weken, waarbij rekening wordt gehouden met een mogelijke verlofperiode van 3 weken. Dit geldt ook voor de verlengopties.
Vereisten
1. Inschrijver voldoet aan de gestelde uitvoeringsvoorwaarde zoals bovenaan benoemd in de uitvraag;
2. Bij uitvoering van de opdracht worden geen IT-middelen ter beschikking gesteld, Onder IT-middelen wordt verstaan: laptop en toebehoren. Indien nodig stelt de opdrachtgever een token ter beschikking;
3. Uurtarief maximaal € 65,- exclusief BTW/ inclusief reiskosten woon- werkverkeer;
4. Minimaal een afgeronde opleiding op minimaal mbo niveau 4 niveau officemanagement of vergelijkbaar.
Gunningscriteria
5. Afgeronde opleiding op minimaal mbo niveau 4 niveau in de richting van Officemanagement of secretarieel administratief (20 punten);
6. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar op het gebied van managementondersteuning/secretarieel (30 punten);
7. Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring bij de overheid in de afgelopen 5 jaar (10 punten);
8. Aantoonbare werkervaring met werken in Teams en met Copilot (30 punten);
9. Aantoonbare werkervaring op het gebied van iBabs (10 punten).
Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre u/de door u aangeboden kandidaat aan het bovengenoemde profiel voldoet.
Competenties Als persoon ben jij:
- Resultaatgericht en klantgericht
- Degene die vernieuwing ziet en vooruitgang brengt. Dit draag je actief uit.
- Zelfstartend, nauwkeurig en proactief.
- Gericht op samenwerken.
- Planmatig en doelgericht. Jij bent eigenaar van het proces en houdt er regie op.
Cv-richtlijnen Maximaal 2 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties. Uit het cv dient duidelijk naar voren te komen waarom de kandidaat geschikt is voor deze functie.
De opdracht wordt gegund aan de kandidaat die naar het oordeel van de organisatie het beste voldoet aan het bovengenoemde profiel. Alle overige kandidaten worden geïnformeerd dat de opdracht niet aan hen wordt gegund. Er wordt een opschortende termijn van 7 of 10 dagen gehanteerd ter behandeling van eventuele bezwaren.
De provincie Flevoland behoudt zich het recht voor het aanbestedingsproces geheel of gedeeltelijk, tijdelijk of volledig, stop te zetten en/of de opdracht niet te gunnen.
Door deel te nemen aan of in te schrijven op deze aanbestedingsprocedure stemt deelnemer in met alle voorwaarden van deze uitvraag.
Detavast constructie
Door deel te nemen aan deze aanbestedingsprocedure stemt deelnemer in dat provincie Flevoland het recht heeft om de aangeboden kandidaat van deelnemer na 1040 uur kosteloos over te nemen van deelnemer. Deelnemer en Flextender verlenen de provincie Flevoland finale kwijting en hebben aldus niets meer van de provincie Flevoland te vorderen nadat de in de vorige zin bedoelde overname heeft plaatsgevonden.
Indexatie
Het uurtarief voor de te verrichten diensten staat vast gedurende de eerste twee jaren van de opdracht. Bij een eventuele verlenging kan met ingang van het derde jaar van de opdracht het uurtarief jaarlijks worden gewijzigd volgens de hierna genoemde CBS-indexering, doch alleen indien de prijswijziging hoger is dan 1,5%. De CBS-indexering die geldt is: Cao-lonen, SBI; A-U alle economische activiteiten, Cao-lonen per uur inclusief bijzondere beloningen, Totaal cao-sectoren, index 2010=100, volgens de jaarmutatie van het meest recente definitieve maandcijfer ten opzichte van het maandcijfer in het voorafgaande jaar.
Als rekenmethode geldt: ((indexcijfer meest recente definitieve maandcijfer – indexcijfer oude maand in voorafgaand jaar) / indexcijfer oude maand in voorafgaand jaar) x 100%.
De voor indexering gekozen maand met het definitieve indexeringscijfer dient tevens voor de volgende indexeringen gehanteerd te worden. De indexeringsperiode beslaat zodoende altijd een geheel jaar.
De cijfers van het laatste jaar (of nog iets langer) zijn voorlopig. Op de site van het CBS zijn de cijfers zonder “*” de definitieve cijfers.
De reactietermijn van deze inhuuropdracht duurt tot donderdag 19 maart 2026, 9:00 uur. Tot die tijd kunt u reageren.