Bestuurssecretaresse

Aanvraagnummer: 35132
Contractvorm: Detachering
Organisatie: Gemeente De Ronde Venen
Locatie: Mijdrecht
Uren per week: 28 - 32 per week
Tarief: 110 per uur
Duur van de opdracht: 6 maanden
Regio: Utrecht
Startdatum: Z.s.m.
Optie tot verlenging: Mogelijk, maar nog niet bekend
Sluitingsdatum: 02-04-2026 09:00

LET OP! Deze opdracht is gesloten

Uitvoeringsvoorwaarde
Met het verstrekken van de opdracht (aan de ondernemer die inschrijft op de onderhavige opdracht en voor gunning in aanmerking komt) en de Gemeente De Ronde Venen mag géén arbeidsrelatie/dienstbetrekking tot stand komen. De inschrijver dient dit te waarborgen. Bij het inschrijven op de onderhavige opdracht moet in dit kader rekening worden gehouden dat de uitvoering van de werkzaamheden plaatsvindt onder direct leiding en toezicht van de Gemeente De Ronde Venen. Dit betekent dat niet wordt voldaan aan de criteria voor zelfstandigheid zoals vereist onder de Wet Deregulering Beoordeling Arbeidsrelaties (Wet DBA). De gemeente merkt hierbij op dat aan de voornoemde uitvoeringsvoorwaarde niet wordt voldaan als de inschrijver een ZZP-er is (ongeacht of dit een eenmanszaak of een BV is).

Organisatie
Tussen Amsterdam en Utrecht ligt gemeente De Ronde Venen. Een groene oase in een waterrijk gebied met acht kleurrijke dorpen, waar zo’n 45.000 mensen met plezier wonen en werken.
In Mijdrecht staat het gemeentehuis. De thuishaven van ruim 300 hardwerkende en betrokken collega’s. ‘Samen voor elkaar’ echoot door de gangen. Het is de essentie van de organisatieontwikkeling die onze organisatie toekomstbestendig maakt.

We hebben grote opgaven, bijvoorbeeld op het gebied van veiligheid, woningbouw, klimaatadaptatie, energietransitie en een circulaire en inclusieve economie. Deze ambities maken we waar door een intensieve samenwerking met collega’s van alle teams, onze inwoners, partners in de gemeente, het college en de raad.

Opdracht
Als Bestuurssecretaresse vervul je een centrale en verbindende rol binnen onze gemeente. Het bestuurssecretariaat ondersteunt het college van B&W, de gemeentesecretaris en directieleden zodat zij zich volledig kunnen richten op hun bestuurlijke en strategische taken.

Geen dag is hetzelfde. Je voert uiteenlopende secretariële en organisatorische werkzaamheden uit voor circa twee aan jou toegewezen bestuurs- en/of directieleden. Je werkt volgens onze uniforme werkwijze en maakt deze snel eigen, zodat we als team efficiënt en eenduidig samenwerken. Je zorgt ervoor dat processen soepel verlopen en houdt overzicht in een dynamische omgeving. Complex agendabeheer schrikt jou niet af; je schakelt moeiteloos tussen verschillende werkzaamheden en werkt nauwkeurig. Je hebt verstand van werkzaamheden op het gebied van kabinetszaken. Je voelt goed aan wat er speelt, anticipeert op wat nodig is en weet op het juiste moment te handelen. Dankzij jouw professionaliteit en pro-activiteit ontzorg je het bestuur op een manier die echt het verschil maakt.

Een greep uit jouw takenpakket:

Proactief beheren en bewaken van de agenda’s van de burgemeester, wethouders, gemeentesecretaris en de directieleden;
Prioriteiten bepalen in telefoonverkeer, e-mails en verzoeken voor afspraken, en hierover adviseren;
Meekijken in mailboxen voor optimale ondersteuning en proactieve agendaplanning;
Voorbereiden van de wekelijkse portefeuillehouder overleggen, in samenwerking met de bestuurssecretaris, bestuursadviseurs en de gemeentesecretaris;
Beheren van de gezamenlijke mailbox en informatie en acties uitzetten naar het college of collega’s.

Vereisten
1. Aantoonbaar afgeronde opleiding op minimaal mbo 4 niveau in een secretariële richting;
2. Aantoonbare werkervaring met bestuurlijke besluitvormingssystemen zoals; Notubox, iBabs of MS Office;
3. Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring als bestuurs- of directiesecretaresse binnen een overheidsinstelling;
4. Minimaal voor 28 tot 32 uur per week beschikbaar voor de gehele duur en alle mogelijke verlengingen:
5. Inschrijver voldoet aan de gestelde uitvoeringsvoorwaarde zoals bovenaan benoemd in de uitvraag.

Gunningscriteria (weging, totaal 100 punten)
6. Aantoonbare werkervaring als bestuur secretaresse of directiesecretaresse binnen een overheidsinstelling (20 punten);
a. 1 tot 3 jaar (10 punten);
b. 3 tot 5 jaar (15 punten);
c. Meer dan 5 jaar (20 punten);
d. 0 tot 1 jaar (0 punten).
7. Een maximum uurtarief van €110,- exclusief btw/ inclusief reiskosten woon-werkverkeer; (10 punten)
a. Uurtarief lager dan €84,99; (10 punten)
b. Uurtarief tussen €85,- en €94,99; (8 punten)
c. Uurtarief tussen €95,- en €102,49; (4 punten)
d. Uurtarief tussen €102,50 en €110,-; (2 punten)
e. Uurtarief hoger dan €110,-. (0 punten)
8. Aantoonbare werkervaring met agendabeheer op bestuurlijk niveau voor wethouders en directie, waarbij verschillende agenda's op constructieve manier samenlopen, benoem duidelijke waar deze ervaring is opgedaan (20 punten);
a. Geen werkervaring met complex agendabeheer (0 punten);
b. Minimaal 1 jaar werkervaring met complex agendabeheer (10 punten);
c. Meer dan 2 jaar werkervaring met complex agendabeheer (20 punten);
9. Aantoonbare werkervaring met het proactief ondersteunen en ontzorgen van bestuurders of directieleden. De kandidaat beschrijft duidelijk in het CV hoe hij/zij bestuurders of directieleden ondersteunt en vooruitdenkt in het werk (20 punten);
10. Aantoonbare werkervaring met samenwerken binnen een bestuurssecretariaat met verschillende interne stakeholders zoals bestuursadviseurs, directie en ambtelijke organisatie (15 punten);
11. Aantoonbare werkervaring met de volgende competenties: politiek-bestuurlijke sensitiviteit, prioriteringsvermogen, stressbestendigheid en discretie. De kandidaat licht in het CV of een korte motivatie toe hoe deze competenties in eerdere functies zijn toegepast, de motivatie is geschreven door de kandidaat zelf. (15 punten)

Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre u / de door u aangeboden kandidaat aan het bovengenoemde profiel voldoet.

Competenties

Klantgericht;
Samenwerken;
Stressbestendig;
Omgevingsbewust / Politiek sensitief;
Organisatievermogen (plannen en organiseren);
Nauwkeurig;
Communicatief vaardig (mondeling en schriftelijk);
Proactief;
Flexibel;
Zelfstandig;
Integer;
Besluitvaardig en gedecideerd;
Empathisch;

De opdracht wordt gegund aan de kandidaat die naar het oordeel van de organisatie het beste voldoet aan het bovengenoemde profiel. Alle overige kandidaten worden geïnformeerd dat de opdracht niet aan hen wordt gegund. Er wordt een opschortende termijn gehanteerd ter behandeling van eventuele bezwaren.

Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in functieschaal 9. Deze functieschaal is (eventueel) verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de inlenersbeloning.

Benodigd aantal professionals 1.

CV-eisen Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: Ma – Di – Wo – Do – Vr. Voor kantoorfucties waarin het mogelijk is om op afstand te werken, is 50% thuiswerken gebruikelijk. Het kan voorkomen bij een specifieke opdracht dat aanwezigheid op kantoor verplicht is op meerdere of alle werkdagen.

Planning
De fysieke gesprekken bij de gemeente worden gepland in overleg met de best passende kandidaten. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op vrijdag 3 april 2026 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze aanvraag.

De opdrachtgever zal om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vragen.
Het facturatieproces van deze opdracht verloopt middels de facturatiemodule van Flextender. Indien u de opdracht gegund krijgt, ontvangt u een handleiding.
Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi).
Het tarief van de aangeboden kandidaat staat vast gedurende 12 maanden. Daarna kan maximaal éénmaal per jaar een voorstel tot prijsaanpassing aan de opdrachtgever plaatsvinden.