Projectleider Workflowsysteem & Bestuurlijke besluitvormingssystemen

Aanvraagnummer: 35164
Contractvorm: Detachering
Organisatie: Provincie Utrecht
Locatie: Utrecht
Uren per week: 20 - 24 per week
Tarief: Geen maximum
Duur van de opdracht: 6 maanden
Regio: Utrecht
Startdatum: Z.s.m.
Optie tot verlenging: 2 x 6 maanden
Sluitingsdatum: 30-03-2026 09:00

LET OP! Deze opdracht is gesloten

Uitvoeringsvoorwaarde
Met het verstrekken van de opdracht (aan de ondernemer die inschrijft op de onderhavige opdracht en voor gunning in aanmerking komt) en de provincie Utrecht mag géén arbeidsrelatie/dienstbetrekking tot stand komen. De inschrijver dient dit te waarborgen. Bij het inschrijven op de onderhavige opdracht moet in dit kader rekening worden gehouden dat de uitvoering van de werkzaamheden plaatsvindt onder direct toezicht en leiding van de provincie Utrecht. Dit betekent dat niet wordt voldaan aan de criteria voor zelfstandigheid zoals vereist onder de Wet Deregulering Beoordeling Arbeidsrelaties (Wet DBA). De provincie merkt hierbij op dat aan de voornoemde uitvoeringsvoorwaarde niet wordt voldaan als de inschrijver een ZZP-er is (ongeacht of dit een eenmanszaak of een BV is).

Organisatie
Utrecht is een provincie om trots op te zijn. Gevarieerd, bruisend en met een rijke historie. Met veel verschillende levensstijlen, culturen en persoonlijke voorkeuren. Onze regio is een topregio met een innovatieve kenniseconomie.

Het is onze opgave om de aantrekkelijkheid van onze provincie te vergroten en groei zo te faciliteren dat de kwaliteit van onze ruimte behouden blijft. Samen met inwoners, bedrijven, organisaties en andere overheden werken het provinciebestuur en medewerkers met enthousiasme en daadkracht aan een gezonde en duurzame leefomgeving. Wij willen dat iedereen in de provincie Utrecht fantastisch woont, werkt en leeft. Daarom zorgen wij voor een goede balans tussen groen en groei.

Opdracht
De provincie Utrecht herziet momenteel het bestuurlijke besluitvormingsproces. Hieruit volgend wil de provincie a) een workflowsysteem implementeren voor de ondersteuning van haar bestuurlijke besluitvormingsproces en diverse andere generieke processen (inclusief adoptie) en b) het huidige Stateninformatiesysteem (SIS) (voor Provinciale Staten) vervangen en samenbrengen in één bestuurlijk besluitvormingssysteem. Het SIS wordt vervangen en samengebracht middels een uitbreiding van het huidige gebruik door de ambtelijke organisatie/Gedeputeerde Staten van iBabs.

Tot de scope van het project behoort:

De aanbesteding en implementatie van een workflowsysteem
De uitbreiding van functionaliteiten en implementatie voor Provinciale Staten in iBabs

Het einddoel is:

Het workflowsysteem is aanbesteed en geïmplementeerd. Waarbij het gekoppeld is aan alle aanpalende systemen en de processen, het beheer en de governance volledig zijn ingericht, zodat de organisatie zelf hiermee kan doorontwikkelen
iBabs geïmplementeerd en in gebruik is genomen door Provinciale Staten.

Verantwoordelijkheden:

leiden van het project voor de selectie en implementatie van een nieuw workflowsysteem;
opstellen van projectplannen, planningen, risicoanalyses en voortgangsrapportages;
het voorbereiden en begeleiden van het aanbestedingstraject in samenwerking met inkoop, juridische zaken en inhoudelijke experts;
iBabs inrichten en implementeren voor Provinciale Staten en het aansturen van de benodigde stakeholders;
bewaken van scope, tijd, budget en kwaliteit;
zorgen voor een soepele implementatie en overdracht naar beheer (adoptie).

Wensen:

Ervaring met verandermanagement en het “meenemen” van gebruikers in digitale transities.
Affiniteit met informatiebeheer, procesoptimalisatie en dienstverlening.
Sterke communicatieve vaardigheden en politiek-bestuurlijke sensitiviteit.
Kennis van bestuurlijke besluitvormingsprocessen.
Ervaring met het werken onder architectuur.

Toevoeging

Voor het uitoefenen van de opdracht wordt vanuit de provincie Utrecht verwacht dat de opdrachtnemer haar eigen (ICT) middelen inzet. Indien gedurende de opdracht blijkt dat er extra bedrijfsmiddelen nodig zijn om het product of dienst te kunnen leveren/verlenen, dan zal opdrachtnemer deze zelf bekostigen.

Vereisten
1. Inschrijver voldoet aan de gestelde uitvoeringsvoorwaarde zoals bovenaan benoemd in de uitvraag;
2. Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal hbo bachelor niveau;
3. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar met projectmanagement binnen een overheidsorganisatie (benoem duidelijk in het cv hoe dit is opgedaan);
4. Minimaal twee succesvol afgeronde projecten als projectmanager binnen een overheidsorganisatie (Beschrijf in het cv, per project het resultaat, de opleverdatum, de governance en de rolverantwoordelijkheden);
5. Aantoonbare werkervaring, blijkend uit minimaal één succesvol afgerond project in de afgelopen 5 jaar, met zowel de aanbesteding als de implementatie van een workflowsysteem binnen een overheidsorganisatie (Beschrijf aan de hand van een voorbeeld in het cv hoe dit is opgedaan).

Gunningscriteria
6. Aantoonbare werkervaring met het werken onder architectuur, inclusief samenwerking met een projectarchitect en borging van ontwerpprincipes in projecten (benoem duidelijk in het cv hoe dit is opgedaan) (20 punten);
7. Aantoonbare afgeronde diploma’s Prince2, IPMA, PMBOK, en/of MSP, en financiële monitoring (30 punten);
8. Aantoonbare werkervaring met verandermanagement bij digitale transities, toegelicht met concrete voorbeelden waarin gebruikersacceptatie, adoptie en stakeholderbegeleiding centraal stonden (40 punten);
9. Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 8 jaar met projectmanagement binnen een overheidsorganisatie (benoem duidelijk in het cv hoe dit is opgedaan) (10 punten).

Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre u / de door u aangeboden kandidaat aan het bovengenoemde profiel voldoet.

Competenties

Resultaatgericht
Organisatiesensitief
Analytisch sterk
Proactief en zelfstandig
Goede stakeholdermanager

De opdracht wordt gegund aan de gegadigde die naar het oordeel van de organisatie het beste voldoet aan de in de offerteaanvraag genoemde competenties. Alle overige inschrijvers worden geïnformeerd dat de opdracht niet aan hen wordt gegund. Er wordt een opschortende termijn gehanteerd ter behandeling van eventuele bezwaren.

Functieschaal Deze functie is ingedeeld in functieschaal 12. Deze functie is verbonden aan de desbetreffende cao van de opdrachtgever inzake de inlenersbeloning.

Benodigd aantal professionals 1.

CV-eisen Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Planning De gesprekken bij de opdrachtgever zijn gepland op dinsdag 31 maart 2026. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op maandag 20 maart 2026 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze inhuuropdracht.