Functioneel Beheerder Microsoft 365 (M365)

Aanvraagnummer: 35250
Contractvorm: Detachering
Organisatie: Provincie Gelderland
Locatie: Arnhem
Uren per week: 32 - 40 per week
Tarief: Geen maximum
Duur van de opdracht: 3 maanden
Regio: Gelderland
Startdatum: 04-05-2026
Optie tot verlenging: 2 x 3 maanden
Sluitingsdatum: 09-04-2026 09:00

LET OP! Deze opdracht is gesloten

Uitvoeringsvoorwaarde
Met het verstrekken van de opdracht (aan de ondernemer die inschrijft op de onderhavige opdracht en voor gunning in aanmerking komt) mag géén arbeidsrelatie/dienstbetrekking tot stand komen. De inschrijver dient dit te waarborgen. Bij het inschrijven op de onderhavige opdracht moet in dit kader rekening worden gehouden dat de uitvoering van de werkzaamheden plaatsvindt onder direct leiding en toezicht van de provincie Gelderland. Dit betekent dat niet wordt voldaan aan de criteria voor zelfstandigheid zoals vereist onder de Wet Deregulering Beoordeling Arbeidsrelaties (Wet DBA). Provincie Gelderland merkt hierbij op dat aan de voornoemde uitvoeringsvoorwaarde niet wordt voldaan als de inschrijver een ZZP-er is (ongeacht of dit een eenmanszaak of een BV is).

Omschrijving Opdrachtgever provincie Gelderland

Gelderland, de mooiste provincie van Nederland! Elke dag werken we in de grootste provincie van Nederland samen met ruim 1.500 medewerkers om Gelderland mooi, schoon, welvarend en veilig te houden van en voor ons allemaal. We doen dit met veel inzet, motivatie, kennis en kunde en uiteraard samen met allerlei organisaties en partijen. Samen zoeken we telkens naar nieuwe passende oplossingen voor complexe maatschappelijke opgaven zoals bijvoorbeeld energietransitie, woningbouw, mobiliteit, natuur of milieu. Dit maakt ons werk uitdagend, interessant en zinvol.

Opdracht

Als professionele dienstverlener voorziet I&A de provinciale collega’s van de juiste en actuele ICT-voorzieningen, zodat zij zich op hun kerntaken kunnen richten. Onze afdeling bestaat uit vier teams: Regie, Beheer, Ontwerp & Ontwikkeling (O&O) en Data.

Team Beheer vormt het kloppend hart van de IT-organisatie van de provincie Gelderland. Het team is verantwoordelijk voor het functioneel en technisch beheer én het onderhoud van alle provinciale applicaties en de onderliggende infrastructuur. Team Beheer bestaat uit 36 betrokken professionals. Samen combineren we technische expertise met een sterke focus op dienstverlening. We denken niet alleen in systemen, maar vooral in oplossingen die het werk van onze collega’s makkelijker en effectiever maken.

Als functioneel beheerder Microsoft 365 sta je in nauw contact met collega’s binnen én buiten I&A. Jij zorgt ervoor dat jouw collega’s hun werk efficiënt kunnen doen door een optimale digitale ondersteuning. Ook neem je onze collega’s mee in slimmer digitaal samenwerken door hen te informeren, adviseren en trainen.

Je bent het aanspreekpunt voor de eindgebruikers en onze Servicedesk. Je bent expert in het gebruik van Microsoft Teams, OneDrive en SharePoint. Je ondersteunt gebruikers, denkt mee, adviseert over vernieuwingen en verbeteringen en biedt tweedelijns ondersteuning. Er is altijd beweging door nieuwe aanvragen, wijzigingen, verschillende behoeften en doorontwikkeling.

In deze rol breng je overtuigingskracht, oplossingsgerichtheid en samenwerkingskracht samen. Je staat stevig in in je schoenen en gaat makkelijk het gesprek aan. Je bent sociaal en communiceert helder. Ook stimuleer je bewust digitaal gedrag. Je houdt moeiteloos overzicht, kunt prioriteiten stellen en bent in staat om werkzaamheden effectief te organiseren. Daarbij werk je graag samen, maar neem je ook zelfstandig initiatief wanneer dat nodig is. Verder ben je analytisch sterk, je ziet kansen tot verbetering en denkt in oplossingen. Complexe informatie kun je helder overbrengen, zowel aan collega’s uit de vakinhoud als aan niet-technische gebruikers.

Vanwege verminderde interne beschikbaarheid van deze kennis intern, zijn wij op zoek naar tijdelijke uitbreiding van ons team met een functioneel beheerder MS365.De taken en verantwoordelijkheden bestaan met name uit:

Je levert goede, efficiente gebruikersondersteuning op onze Microsoft365 omgeving (M365). Je analyseert en lost problemen op bij het dagelijks gebruik van de Microsoftproducten en managet de gebruikersbehoefte actief.
Je handelt meldingen/incidenten en wijzigingsverzoeken van onze gebruikers af.
Je vertaalt gebruikerswensen naar de gewenste inrichting en volgt nieuwe releases vanuit Microsoft.
Je voert functionele testen uit en begeleidt gebruikersacceptatietesten.
Je houdt bij hoe de omgeving gebruikt wordt, signaleert nieuwe kansen en vertaalt ontwikkelingen naar concrete verbeteringen die collega’s écht vooruithelpen.
Je bent en blijft op de hoogte van nieuwe ontwikkelingen en de impact en toepasbaarheid daarvan op de organisatie; je kunt de meerwaarde hiervan voor onze gebruikers bepalen.
Je inspireert teams en collega’s in digitaal samenwerken: je laat zien wat er mogelijk is, adviseert over slimme werkmethoden, traint collega’s en stimuleert eigenaarschap in het omgaan met informatie.
Je werkt samen met andere functioneel beheerders, de M365 coordinator, product owners, eindgebruikers en andere stakeholders (business) en verschillende collega’s van I&A (adviseurs, architecten, ontwikkelaars en testers).
Je maakt en houdt functionele beheerdocumentatie actueel, zoals de supportpagina, filmpjes, handleidingen, nieuwsberichten.

Het betreft tijdelijke invulling van een reguliere functie bij de provincie Gelderland. De opdracht leent zich daarom niet voor invulling met een ZZP-er. Eventueel geïnteresseerde ZZP-ers kunnen zich op detacheringsbasis (= met loonuitbetaling) laten aanbieden door een bureau. Doorleenconstructies zijn nadrukkelijk niet toegestaan.Vereisten

Gunningscriteria

Eis 3 Tarieven

Het aangeboden uurtarief ligt tussen minimaal € 80,- per uur en maximaal € 90,- per uur, inclusief alle kosten, exclusief btw.

Eis 4

Kandidaat beschikt aantoonbaar over minimaal een hbo-werk- en denkniveau op het gebied van it, verkregen door:

- Een afgeronde hbo-opleiding in de richting van informatica, bedrijfskunde, informatiemanagement, communicatie of minimaal een afgeronde hbo-opleiding in een vergelijkbare studierichting, aangevuld met minimaal 5 jaar relevante werkervaring in de it.

- Een afgeronde mbo-4-opleiding in de richting van informatica, bedrijfskunde, informatiemanagement, communicatie of minimaal een afgeronde mbo-4-opleiding in een vergelijkbare studierichting, aangevuld met minimaal 10 jaar relevante werkervaring in de it.

Benoem de naam van het opleidingsinstituut, de plaats en het jaar waarin het diploma is behaald. Benoem ook in welke rol en in een concrete beschrijving hoe de gevraagde werkervaring is opgedaan. In het geval van een afgeronde hbo- of mbo-4-opleiding in een vergelijkbare afstudeerrichting, graag aangeven waarom deze richting vergelijkbaar is met de richting van informatica, bedrijfskunde, informatiemanagement of communicatie.

Eis 5

Kandidaat beschikt aantoonbaar over minimaal 5 jaar ervaring (opgedaan in de periode 2019 - heden) als functioneel beheerder.

Benoem en beschrijf concreet (geen abstracte termen) in uw toelichting minimaal 2 opdrachten/projecten waaruit blijkt dat u aan deze eis van minimaal 5 jaar ervaring voldoet.

Eis 6

Kandidaat beschikt aantoonbaar over minimaal 3 jaar ervaring (opgedaan in de periode 2019 - heden) met adoptietrajecten en het begeleiden en/of trainen van gebruikers.

Benoem en beschrijf concreet (geen abstracte termen) in uw toelichting minimaal 2 opdrachten/projecten waaruit blijkt dat u aan deze eis van minimaal 3 jaar ervaring voldoet.

Eis 7

Inschrijver voldoet aan de gestelde uitvoeringsvoorwaarde zoals bovenaan benoemd in de uitvraag.

Gunningscriteria kwaliteit (wensen) totaal 100 punten
Wens 1 (40 punten)

Kandidaat heeft aantoonbaar ervaring met het beheren van SharePoint Online (klassiek en modern) en met het beheren van de Microsoft 365-onderdelen Teams, OneDrive, Planner, Defender en Copilot, aan te tonen met praktijkvoorbeelden. Benoem daarbij met welke m365-onderdelen de kandidaat ervaring heeft.

Kandidaat heeft ervaring met het beheren van alle zes de genoemde m365-onderdelen (40 punten)
Kandidaat heeft ervaring met het beheren van 3, 4 of 5 van de genoemde m365-onderdelen (20 punten)
Kandidaat heeft ervaring met het beheren van 1, 2 of 3 van de genoemde m365-onderdelen (10 punten)
Kandidaat heeft geen ervaring met het beheren van de genoemde m365-onderdelen (0 punten)

Wens 2 (30 punten)

Kandidaat heeft aantoonbaar ervaring met Topdesk en/of een ander ticketsysteem, aan te tonen met praktijkvoorbeelden.

Kandidaat heeft ervaring met Topdesk (30 punten)
Kandidaat heeft ervaring met een ander ticketsysteem (15 punten)
Kandidaat heeft geen ervaring met Topdesk en geen ervaring met een ander ticketsysteem (0 punten)

Wens 3 (20 punten)

Kandidaat heeft aantoonbaar kennis van en ervaring met de methoden en technieken voor het beheren van informatiesystemen BiSL en ITIL en beschikt over het Microsoft Fundamentals-certificaat, aan te tonen met praktijkvoorbeelden en tevens de naam van het cursus- of opleidingsinstituut en het jaar waarin het certificaat is behaald.

Kandidaat heeft kennis van en ervaring met BiSL en ITIL en beschikt over het Microsoft Fundamentals-certificaat (20 punten)
Kandidaat heeft kennis van en ervaring met BiSL of ITIL en beschikt over het Microsoft Fundamentals-certificaat (10 punten)
Kandidaat heeft geen kennis van en geen ervaring met BiSL en/of ITIL maar beschikt wel over het Microsoft Fundamentals-certificaat (5 punten)
Kandidaat heeft geen kennis van en geen ervaring met BiSL en/of ITIL en beschikt niet over het Microsoft Fundamentals-certificaat (0 punten)

Wens 4 (10 punten)

Kandidaat beschikt aantoonbaar over ervaring met de Baseline Informatiebeveiliging (BIO) ISO 27001 en met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), aan te tonen met praktijkvoorbeelden.

Kandidaat heeft ervaring met zowel de BIO ISO 27001 als met de AVG (10 punten)
Kandidaat heeft ervaring met de BIO ISO 27001 of met de AVG (5 punten)
Kandidaat heeft geen ervaring met de BIO 27001 en ook niet met de AVG (0 punten)

Beoordeling
Provincie Gelderland beoordeelt de cv’s van de kandidaten. Kandidaten die voldoen aan de minimumeisen worden beoordeeld op de gunningscriteria kwaliteit (wensen). De drie kandidaten die het beste scoren op de gunningscriteria kwaliteit komen in aanmerking voor een interview. Bij gelijke score op de gunningscriteria kwaliteit is het uurtarief doorslaggevend voor de ranking.

Competenties te toetsen in interview
Tijdens het interview worden de volgende persoonlijke competenties getoetst:

Communicatieve vaardigheden: Je bent in staat tot het overdragen en ontvangen van boodschappen in woord, geschrift en/of non-verbaal, zowel binnen als buiten het project. Je kunt goed uit de voeten met verschillende gesprekpartners met verschillende belangen en bent in staat om mensen mee te nemen.
Samenwerkingsgerichtheid: Je levert een bijdrage aan een gezamenlijk resultaat en bent in staat om in teamverband daaraan te werken. Je raadpleegt en betrekt anderen, informeert anderen proactief en stemt af met anderen. Je bent sociaal en geeft ruimte aan anderen.
Resultaat- en oplossingsgerichtheid: Je formuleert doelstellingen helder, concreet en meetbaar en maakt duidelijke afspraken. Je houdt zicht op de voortgang, rapporteert en informeert daarover. Je denkt vooruit. Je spant je actief in om concrete resultaten en/of doelstellingen te halen. Bij tegenslagen geef je niet op en houd je de uitgezette lijn voor ogen.
Proactief/initiatief nemend: Je onderzoekt de wensen en behoeften van de (interne of externe) klant/gebruiker en handelt hiernaar. Hiermee begin je liever uit jezelf dan dat je passief afwacht. Je wil verbeteren en denkt vooruit.
Verbindend vermogen (netwerken): Je bent in staat relaties op te bouwen, te onderhouden en diverse partijen bij elkaar te brengen en aan elkaar te verbinden om tot resultaat te komen.

Kandidaat wordt per competentie beoordeeld. Indien kandidaat aan de competentie voldoet, krijgt kandidaat de daarvoor genoemde punten. Bij elke competentie worden de volgende beoordelingsopties aangehouden:

Voldoet (nagenoeg) volledig aan competentie - 10 punten;
Voldoet voldoende aan competentie - 5 punten;
Voldoet onvoldoende aan competentie - 0 punten.

In totaal zijn er vijf competenties. Kandidaat kan op deze vraag daardoor maximaal 50 punten scoren. Kandidaat dient minimaal een score van 25 punten te behalen op alle competenties. Indien kandidaat minder dan 25 punten behaalt, zal provincie Gelderland kandidaat uitsluiten van gunning van de opdracht.

Tarieven

De overeengekomen uurtarieven staan vast voor de duur van de overeenkomst (inclusief alle verlengingen).