Bestuursecretaresse GS

Aanvraagnummer: 35739
Contractvorm: Detachering
Organisatie: Provincie Flevoland
Locatie: Lelystad
Uren per week: 36 per week
Tarief: 65 per uur
Duur van de opdracht: 6 maanden
Regio: Flevoland
Startdatum: Z.s.m.
Optie tot verlenging: 1 x 6 maanden
Sluitingsdatum: 13-04-2026 09:00

LET OP! Deze opdracht is gesloten

Uitvoeringsvoorwaarde
Met het verstrekken van de opdracht (aan de ondernemer die inschrijft op de onderhavige opdracht en voor gunning in aanmerking komt) en de Provincie Flevoland mag géén arbeidsrelatie/dienstbetrekking tot stand komen. De inschrijver dient dit te waarborgen. Bij het inschrijven op de onderhavige opdracht moet in dit kader rekening worden gehouden dat de uitvoering van de werkzaamheden plaatsvindt onder direct leiding en toezicht van de Gemeente Huizen. Dit betekent dat niet wordt voldaan aan de criteria voor zelfstandigheid zoals vereist onder de Wet Deregulering Beoordeling Arbeidsrelaties (Wet DBA). De gemeente merkt hierbij op dat aan de voornoemde uitvoeringsvoorwaarde niet wordt voldaan als de inschrijver een ZZP-er is (ongeacht of dit een eenmanszaak of een BV is).”

Organisatie
Provincie Flevoland staat als gesprekspartner naast gemeenten, waterschap en de rijksoverheid: een onmisbare schakel in een netwerksamenleving waarin complexe vraagstukken alleen in samenwerking met partners kunnen worden aangepakt. De organisatie zet de maatschappelijke opgaven centraal en maakt daarop de cultuur (dat wat in harten en hoofden van mensen leeft), de structuur en het management passend. Samenwerking aan de voorkant en integraliteit in de aanpak van de opgaven en programma's is een vanzelfsprekendheid.

Als bestuurssecretaresse van Gedeputeerde Staten kom je te werken in het expertiseteam Secretariaat Gedeputeerde Staten. In het team zitten 8 collega's. Iedereen in het team staat voor elkaar klaar en helpt elkaar. Er wordt hard gewerkt, maar er is altijd ruimte voor gezelligheid. Samen zorgen we ervoor dat het bestuur optimaal wordt ondersteund.

Opdrachtomschrijving
Als bestuurssecretaresse van Gedeputeerde Staten heb je veelzijdig werk. Je helpt met het organiseren van in- en externe bijeenkomsten. Je regelt alles tot in de puntjes. De catering staat op tijd klaar, de ruimtes zijn gereserveerd en gasten zijn hartelijk ontvangen.

De afspraken en de benodigde informatie documenteer je in ons systeem (iBabs). Wanneer de bestuurder naar het buitenland reist, boek jij zijn reis en verblijf. En zorg je ook dat de bestuurder op afstand goed wordt ondersteund.

Je houdt agenda's nauwlettend in de gaten. Alle afspraken plan jij tijdig en zorgvuldig in. Komt er een last minute afspraak? Geen probleem, jij haakt de juiste partijen aan om ervoor te zorgen dat de afspraak doorgaat. Dit betekent ook dat jij de verbinding zoekt met externen en dat 'nee' geen antwoord is waar jij je bij neerlegt. Collega's en externen weten je te vinden; jij bent namelijk de vraagbaak voor de afdelingen.

Wanneer je opmerkt dat zaken niet efficiënt verlopen, benoem je deze en zet je de juiste lijnen uit zodat zaken weer efficiënt verlopen. Daarbij ben je gestructureerd, jij gaat voor vernieuwing en geeft dit ook aan in het team. Jij verzorgt de notulen bij sommige vergaderingen. Het is een plus wanneer jij goed bent in notuleren.

Benodigd aantal professionals
1

Duur opdracht
De opdracht wordt vervuld op de volgende dagen: maandag, dinsdag, woensdag, donderdag en vrijdag.

De opdracht wordt vervuld gedurende 26 weken. Rekening wordt gehouden met een periode voor verlof – waarin de Opdracht dus niet wordt uitgevoerd door Opdrachtnemer – van 2 weken en 2 weken voor de verlengoptie.

Vereisten
1. Inschrijver voldoet aan de gestelde uitvoeringsvoorwaarde zoals bovenaan benoemd in de uitvraag;
2. Bij uitvoering van de opdracht worden geen IT-middelen ter beschikking gesteld, Onder IT-middelen wordt verstaan: laptop en toebehoren. Indien nodig stelt de opdrachtgever een token ter beschikking
3. Uurtarief maximaal € 65,- exclusief btw/ inclusief reiskosten woon- werkverkeer
4. Minimaal een afgeronde opleiding op MBO niveau 4

Gunningscriteria (weging, totaal 100 punten)
5. Een afgeronde opleiding op MBO- niveau 4 niveau bij voorkeur in de richting van secretarieel/office management (15 punten);
6. Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als secretaresse in een bestuurlijke omgeving, bijvoorbeeld als ondersteuning van een College van B&W, Gedeputeerde Staten of vergelijkbaar (20 punten);
7. Maandag, dinsdag, woensdag, vrijdag aanwezig op het provinciehuis in Lelystad (10 punten).
8. Vijf dagen aanwezig op het provinciehuis (10 punten)
9. Goede aantoonbare communicatieve vaardigheden in woord en geschrift. Je kunt overleggen notuleren, vermeld dit duidelijk in het cv); (15 punten).
10. Aantoonbare werkervaring met het werken in Microsoft Office, bijvoorbeeld met ondersteunende administratieve werkzaamheden zoals agenda- en mailbeheer (Outlook), verslaglegging en opstellen zakelijke brieven (15 punten):
11. Aantoonbare werkervaring met iBabs is een pré evenals ervaring met het archiveringssysteem eDocs (15 punten).

Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre u/de door u aangeboden kandidaat aan het bovengenoemde profiel voldoet.

Competenties

Zelfstartend en proactief – initiatief nemen, niet afwachten en kansen zien om verbeteringen aan te brengen.
Samenwerkingsgericht – effectief samenwerken met collega’s en externe partijen om gezamenlijke doelen te bereiken.
Nauwkeurig en zorgvuldig – oog voor detail en zorgen voor kwaliteit in het werk.
Planmatig en doelgericht – gestructureerd en resultaatgericht werken met aandacht voor deadlines en prioriteiten.
Leergierig en ontwikkelingsgericht – openstaan voor nieuwe inzichten, investeren in professionele groei en nieuwe kennis toepassen in de praktijk.
Politiek sensitief – bestuurlijke verhoudingen begrijpen en effectief inspelen op politieke en organisatorische dynamiek.
Gastvrij en etiquettebewust – professionaliteit uitstralen, waarde hechten aan representativiteit en zorgen voor een gastvrije en respectvolle omgang.
Overzicht houdend en vooruitdenkend – strategisch meedenken met Gedeputeerde Staten, de grote lijnen bewaken en anticiperen op toekomstige ontwikkelingen.
Goede communicatieve vaardigheden in woord en geschrift.

CV-richtlijnen
Maximaal vijf pagina’s, opgesteld in het Nederlands, met minimaal twee referenties. Uit het cv moet duidelijk naar voren komen waarom de kandidaat geschikt is voor deze functie.

De opdracht wordt gegund aan de kandidaat die naar het oordeel van de organisatie het beste voldoet aan het bovengenoemde profiel. Alle overige kandidaten worden geïnformeerd dat de opdracht niet aan hen wordt gegund. Er wordt een opschortende termijn van zeven dagen gehanteerd ter behandeling van eventuele bezwaren.