Projectleider implementatie DMS.

---

Aanvraagnummer: 36577
Contractvorm: Detachering
Organisatie: Ministerie van Defensie
Locatie: Den Haag - Zuid-Holland
Uren per week: 32 per week
Tarief: Geen maximum
Duur van de opdracht: 23 maanden
Regio: Zuid-Holland
Startdatum: 01-06-2026
Optie tot verlenging: Mogelijk, maar nog niet bekend
Sluitingsdatum: 17-04-2026 12:00

LET OP! Reacties dienen minimaal 1 werkdag voor de sluitingsdatum binnen te zijn voor tijdige verwerking.

---

Opdrachtomschrijving

De komende 2 jaar wordt binnen Defensie een nieuw Document Management Systeem (DMS) geïmplementeerd. Deze Defensiebrede uitrol is onderdeel van het programma DOO en bestaat uit parallelle deelprojecten per Defensieonderdeel (Landmacht, Luchtmacht, Marine, Marechaussee en ondersteunende Commando's, Directies en Diensten).

Een implementatieprojectleider DefDoc werkt in een politiek-bestuurlijke omgeving en is verantwoordelijk voor de uitrol van het Document Management Systeem DefDoc (Filenet platform) als onderdeel van de business transformatie op het gebied van informatiehuishouding. In 2025 was de Go-Live bij de Bestuursstaf. Uiteindelijk zullen circa 20.000 medewerkers het DMS/RMA-systeem gebruiken.

Je werkt met een team van business analisten, gebruikersondersteuners en experts op het gebied van procesanalyse, systeeminrichting, communicatie, training en adoptie. De implementatieprojectleider stuurt samen met de businessprojectleider van het defensieonderdeel de implementatie aan. Uniformiteit in systeem en processen versus lokale ondersteuning is een van de uitdagingen en een belangrijke succesfactor. Het is een dynamische omgeving met een volle veranderkalender bij de Defensieonderdelen in combinatie met een groeiende volwassenheid op het gebied van informatiehuishouding. Je rapporteert aan de overkoepelend projectmanager DefDoc, werkt samen met andere projectleiders, met het productontwikkelingsteam en Informatiebeheer. De veranderkundige aanpak wordt gecoördineerd vanuit DOO en in de implementatiemethodiek zijn de lessons learned van afgeronde implementaties verwerkt. Er is centrale ondersteuning op het gebied van communicatie, e-learning, klassikale training en gebruikersondersteuning.

Voor de uitvoering van de opdracht is intensief contact met het management van de gebruikersorganisatie noodzakelijk. Regelmatige aanwezigheid op locatie van het betreffende Defensieonderdeel (verschilt per Defensieonderdeel) wordt verwacht, evenals de programmastandplaats Den Haag. Vanuit het belang van stakeholdermanagement wordt hierin flexibiliteit verwacht.

Achtergrond opdracht

Defensie brengt haar informatiehuishouding op orde als basis voor informatiegestuurd werken, een doelmatige administratieve organisatie en het voldoen aan Woo en Archiefwet. Het programma Defensie Open op Orde (DOO) voert de regie over deze veranderkalender en voert veel verbeterprojecten uit, van business transformatie tot IT-realisatie. De hoofddoelstelling van dit programma is: Defensie bereikt een versterkte informatiepositie ten behoeve van verbeterde besluitvorming en verantwoording. Daartoe moet informatie juist, compleet, actueel, vindbaar en toegankelijk zijn. Het programma realiseert de inrichting voor informatiehuishouding defensiebreed en ondersteunt de organisatie met kennis, capaciteit en technologie om de volwassenheid van informatiehuishouding te verhogen onder waarborg van de veiligheid van de Staat.

De implementatie van het Document Management Systeem (DMS) en Records Management Applicatie (RMA) genaamd DefDoc is een cruciaal onderdeel van de integrale business transformatie voor de verbeterde informatiehuishouding. Met de defensiebrede implementatie van dit systeem wordt een belangrijke basis gelegd voor het verhogen van de volwassenheid van de informatiehuishouding. Het systeem sluit aan op de dagelijkse werkzaamheden en stukkenstromen en vervangt de huidige archiefoplossing Xpost. DefDoc dient bij te dragen aan de vindbaarheid van informatie en de traceerbaarheid van de totstandkoming van stukken, beleid en besluitvorming. Het bevordert dat informatie juist, compleet, actueel, vindbaar en toegankelijk wordt. Om een defensiebrede werking zeker te stellen, zijn standaardisatie in informatieprocessen en een uniforme werkwijze belangrijke uitgangspunten van DefDoc. Hierbij wordt rekening gehouden met opgave en specificiteit per Defensieonderdeel.

Eisen

Kandidaat heeft minimaal 4 jaar aantoonbare werkervaring met het gekozen eCF-profiel of soortgelijke functie.

eCF: Project Manager - E.07 Management van veranderingen in bedrijfsprocessen

Generieke beschrijving competentiegebied en niveau's

Beoordeelt de implicaties van nieuwe digitale oplossingen. Definieert de vereisten en kwantificeert de zakelijke voordelen. Beheert de inzet van verandering, rekening houdend met structurele en culturele kwesties. Onderhoudt de continuïteit van bedrijfsprocessen gedurende de gehele verandering, bewaakt de impact, neemt de vereiste corrigerende maatregelen en verfijnt de aanpak.

eCF3 Senior Professional / Manager: het evalueren van wijzigingsvereisten en het gebruiken van specifieke vaardigheden om potentiële methoden en standaarden te identificeren die ingezet kunnen worden.

eCF4 Lead Professional / Senior Manager: het organiseren en borgen van het plannen, beheren en implementeren van significante ICT-wijzigingen in de organisatie.

Samenvattende opgave en missie

Beheert projecten om optimale prestaties en resultaten te bereiken. Definieert, implementeert en beheert projecten vanaf de conceptie tot de uiteindelijke levering. Verantwoordelijk voor het behalen van optimale resultaten, conform normen voor kwaliteit, veiligheid en duurzaamheid en het voldoen aan gedefinieerde scope, prestaties, kosten en planning. Implementeert agile werkwijzen waar van toepassing.

Taken

• Organiseer, coördineer en leid het projectteam.
• Zorg voor betrokkenheid en communicatie van belanghebbenden.
• Houd toezicht op de projectvoortgang.
• Coördineer, leg vast en zorg voor naleving van de kwaliteit.
• Verzorg circulatie en distributie van informatie van de projecteigenaar.
• Zorg ervoor dat het project bijdraagt aan de bredere doelen van de organisatie.
• Voldoe aan budgetten en levertijden.
• Werk het project bij naargelang de veranderende omstandigheden.

Wensen

• Kandidaat heeft bij voorkeur meer dan de aangegeven eis aantoonbare werkervaring met de gevraagde functie binnen het eCF-profiel.
• Voor deze functie zoeken wij bij voorkeur een senior projectleider met minimaal tien jaar relevante werkervaring.
• De kandidaat heeft idealiter aantoonbare werkervaring met:
• transitie-, verander- of implementatietrajecten bij organisaties met meer dan 2500 medewerkers;
• interactie tussen bedrijfsprocessen, organisatie-inrichting en IT;
• stakeholdermanagement, het opstellen van plannen en rapportages, procesverbetering en escalatiemanagement;
• projectmanagement en aansturing van projectteams (15+ medewerkers).
• Voor deze rol zijn aanvullende wensen:
• kennis en/of ervaring binnen Defensie of het veiligheidsdomein;
• werkervaring en kennis op het gebied van informatiehuishouding vanuit de invalshoeken informatiemanagement, informatiesystemen en gegevensbeheer;
• ervaring met Document Management Systemen.

Aanvullende informatie

Hybride werken: de frequentie is een schatting, mits het werk dit toelaat. Afspraken met betrekking tot thuiswerken gaan altijd in overleg met de behoeftesteller.

Aantal dagen thuiswerken toegestaan: 2 dagen.

eCF-profiel

Deze opdracht is gebaseerd op het European e-Competence Framework (e-CF). Dit is een Europese standaard voor het beschrijven van IT-competenties en het bijbehorende niveau van verantwoordelijkheid.

Het eCF-profiel geeft aan welke competenties en op welk niveau (e-1 t/m e-5) van de kandidaat verwacht worden.

Wij verwachten dat kandidaten in hun cv duidelijk aantonen dat zij over deze competenties beschikken. Dit kan door per relevante opdracht of functie te beschrijven:

• welke rol de kandidaat vervulde
• welke werkzaamheden en verantwoordelijkheden daarbij hoorden
• in welke mate deze aansluiten op de gevraagde eCF-competenties en het niveau

Cv’s waarin de gevraagde eCF-competenties niet aantoonbaar terugkomen, kunnen niet volledig worden beoordeeld op geschiktheid.

---