...
Tekst logo luidt "DE Publieke Partner" in vette letters, geflankeerd door horizontale lijnen boven en onder.

Functioneel beheerder – Gemeente Haarlem

Logo van de Gemeente Haarlem met een rood schild met sterren en een zwaard, met daarnaast de tekst "Gemeente Haarlem" in vette, zwarte letters op een witte achtergrond.

Aanvraagnummer: 36928
Contractvorm: Detachering
Organisatie: Gemeente Haarlem
Locatie: Haarlem - Noord-Holland
Uren per week: 36 per week
Tarief: Geen maximum
Duur van de opdracht: 8 maanden
Regio: Noord-Holland
Startdatum: 04-05-2026
Optie tot verlenging: Mogelijk, maar nog niet bekend
Sluitingsdatum: 21-04-2026 12:00

LET OP! Deze opdracht is gesloten


Tarief:

Wij zijn op zoek naar een ervaren Functioneel Beheerder voor het programma XENA binnen Gemeente Haarlem. Het programma omvat de vervanging van het huidige Zaaksysteem / Document Management Systeem Verseon door een Common Ground-platform, een kernapplicatie die gemeentebreed wordt gebruikt door meer dan 1500 medewerkers. De Functioneel Beheerder XENA is de spil tussen het projectteam, de leveranciers en de eindgebruikers. De rol omvat het functioneel beheren, configureren en testen van de applicaties binnen het XENA-platform: Tezza, OpenZaak, GZAC (Valtimo), Objecten en de bijbehorende koppelingen. De functioneel beheerder borgt dat het platform aansluit bij de werkprocessen van de organisatie en fungeert als eerste aanspreekpunt voor functionele vragen.

De kandidaat komt terecht in een dynamisch programma dat zich voorbereidt op de eerste livegang in het najaar van 2026. Dit betekent dat de functioneel beheerder niet alleen beheert, maar ook actief meewerkt aan de inrichting, het testen van koppelingen, het opstellen van testscenario’s, het opleiden van eindgebruikers en het opbouwen van een supportstructuur voor de periode na go-live.

De functioneel beheerder werkt nauw samen met de projectleiders ZGW en DGW, de technisch beheerders, de betrokken leveranciers en de XENA Toppers, de ambassadeurs binnen de afdelingen. De rol is cruciaal voor het succes van het programma: zonder een sterke functioneel beheerfunctie kan het platform niet verantwoord in productie gaan.

Kerntaken

  • Functioneel beheer van het XENA-platform: Tezza (zaakgericht en dossiergericht werken), OpenZaak, GZAC en Objecten.
  • Configuratie en inrichting van zaaktypes, dossiertypen, autorisatieprofielen, sjablonen en workflows in Tezza en GZAC.
  • Testen van nieuwe functionaliteit, koppelingen (o.a. SmartDocuments, Kofax, BRP, IAM/Saviynt) en releases in samenwerking met leveranciers.
  • Opstellen en uitvoeren van functionele testscenario’s en acceptatiecriteria (GAT/FAT).
  • Signaleren van bugs, functionele beperkingen en verbeterwensen richting leveranciers en deze vastleggen in het backlog.
  • Ondersteunen bij het opleiden van eindgebruikers en beheerders in aanloop naar go-live.
  • Opbouwen van de eerstelijns supportstructuur: kennisbank, FAQ’s, werkinstructies en escalatieprocedures.
  • Fungeren als functioneel aanspreekpunt voor de XENA Toppers en afdelingsvertegenwoordigers.
  • Kennisdeling en documentatie: zorgen dat functionele kennis niet persoonsgebonden blijft, maar geborgd wordt voor de beheerorganisatie.

Vereiste ervaring / eisen

  • Bachelor- of masterdiploma in Informatica, Informatiekunde, Bedrijfskunde, Bestuurskunde of een gerelateerd vakgebied.
  • Minimaal 3 jaar ervaring als Functioneel Beheerder in een gemeentelijke of overheidsomgeving, bij voorkeur met een zaaksysteem of DMS.
  • Ervaring met Common Ground-componenten, in het bijzonder Tezza en/of OpenZaak. Ervaring met GZAC (Valtimo) is een pre.
  • Ervaring met het inrichten van zaaktypes, workflows en autorisatiemodellen binnen een zaakgericht platform.
  • Ervaring met het testen van koppelingen tussen applicaties (API-gebaseerd, ZGW API’s).
  • Kennis van het gemeentelijk applicatielandschap en de rol van kernapplicaties als BRP, BAG en KVK-registers.
  • Ervaring met het opstellen van testscenario’s, acceptatiecriteria en het begeleiden van gebruikersacceptatietests.
  • Ervaring met het opleiden van eindgebruikers en het opstellen van werkinstructies en handleidingen.
  • Bij voorkeur: kennis van Verseon en ervaring met de transitie vanuit een legacy-DMS naar een nieuw platform.

Vereiste vaardigheden

  • Sterk analytisch vermogen: in staat om werkprocessen van afdelingen te doorgronden en te vertalen naar platformconfiguratie.
  • Uitstekende communicatieve vaardigheden: de functioneel beheerder is het verbindende element tussen techniek, project en eindgebruiker. In staat om op alle niveaus te communiceren — van medewerker op de werkvloer tot stuurgroeplid.
  • Proactieve en zelfstandige werkhouding: signaleert knelpunten voordat ze problemen worden en neemt eigenaarschap op de functionele kwaliteit van het platform.
  • Ervaring met Agile/Scrum werkwijze. De functioneel beheerder participeert actief in de sprintrituelen van het XENA-team, inclusief refinements, sprint reviews en demo’s.
  • Didactische vaardigheden: in staat om kennis over te dragen aan collega’s en eindgebruikers, zowel in groepsverband als individueel.
  • Nauwkeurig en gestructureerd: legt configuratiekeuzes, testresultaten en bekende issues zorgvuldig vast.
  • Teamspeler: bereid om collega-FB’ers in te werken en kennis te delen, zodat de functioneel beheerrol niet afhankelijk is van één persoon.

Wensen

  • Bij voorkeur: kennis van Verseon en ervaring met de transitie vanuit een legacy-DMS naar een nieuw platform.
  • Relevante certificeringen op het gebied van ITIL, BiSL of testmanagement (ISTQB/TMap) zijn een pre.