Projectsecretaris

Aanvraagnummer: 37091
Contractvorm: Detachering
Organisatie: Gemeente Rotterdam
Locatie: Rotterdam
Uren per week: 32-36 uur per week
Tarief: 65-74 per uur
Duur van de opdracht: 12 maanden
Regio: Zuid-Holland
Startdatum: Z.s.m.
Optie tot verlenging: 2x6 maanden
Sluitingsdatum: 23-04-2026 07:00

LET OP! Reacties dienen minimaal 1 werkdag voor de sluitingsdatum binnen te zijn voor tijdige verwerking.

Algemeen

Voor het Cluster Stadsontwikkeling zoeken we een projectsecretaris die overzicht houdt, structuur aanbrengt en de projectmanager ondersteunt. Je zorgt voor een goed georganiseerde projectadministratie en een zorgvuldige bestuurlijke afstemming.

• Werklocatie: Wilhelminakade 179/ Timmerhuis
• Thuiswerkbeleid: fysieke aanwezigheid is nodig; thuiswerken is 1 à 2 dagen per week mogelijk.
• Startdatum: per direct, naar verwachting begin mei 2026
• Aantal medewerkers: 1
• Uren per week: 32-36
• Duur opdracht: 12 maanden
• Verlengingsopties: 2 * 6 maanden
• FSK: 9
• Afwijkende werktijden: N.v.t.
• Tariefrange: €65,00 - €74,00
• ZZP: Nee, ook doorleenconstructies zijn niet toegestaan

Opdrachtomschrijving

De projectsecretaris ondersteunt de projectmanager bij de besturing van projecten op de beheersaspecten Geld, Risico, Organisatie, Tijd, Informatie, Communicatie en Kwaliteit. Je richt je op de backoffice en zorgt dat documenten, overleggen en besluitvorming goed op elkaar aansluiten.

Taken en verantwoordelijkheden

• Produceert relevante projectdocumenten, zoals projectplannen, offertes, voortgangsrapportages, notities, planningen, (uren)ramingen, risicoanalyses, opdrachten, correspondentie, agendaposten en andere beslisdocumenten;
• Toetst documenten op consistentie ten opzichte van eerdere besluitvorming;
• Coördineert het bestuurlijke en ambtelijke besluitvormingsproces;
• Houdt overzicht over relevante overleggen, betrokkenen, onderwerpen, besluitvorming en informatiestromen;
• Bereidt overleggen en bijeenkomsten voor, plant en agendeert deze, en verzorgt de verslaglegging en het beheer van actie- en besluitenlijsten;
• Geeft vorm aan het één-ingang- en één-uitgangprincipe van het project voor bestuurlijke opdrachten en besluitvorming;
• Bewaakt de voortgang van het project op de GROTICK-aspecten en adviseert en rapporteert de projectmanager hierover;
• Vergaart vanuit het specialisme actief kennis en informatie over relevante aspecten van het project;
• Informeert en adviseert gevraagd en ongevraagd betrokkenen en geïnteresseerden binnen en buiten de projectorganisatie over de projectstatus;
• Neemt actief deel aan relevante overleggen en stemt de voortgang van het project en de eigen werkzaamheden regelmatig af met de projectmanager.

Profiel

Je bent integer, resultaatgericht, proactief en ondernemend. Je werkt flexibel en stressbestendig, hebt kennis van en ervaring met projectmatig werken en past je eigen handelen aan op de ethische normen van de gemeente. Daarnaast werk je goed samen, ben je klantgericht en kun je omgaan met belangentegenstellingen en onverwachte situaties. Je luistert goed, neemt initiatief, komt waar mogelijk met de juiste oplossing en neemt het voortouw. Je kunt leiding geven, voortgang en planning bewaken, tijdig afstemmen met anderen en de juiste prioriteiten stellen. Je werkt planmatig en secuur, geeft gevraagd en ongevraagd advies en bent communicatief vaardig en politiek sensitief.

Eisen

• Je beschikt over een afgeronde Hbo-opleiding;
• Je hebt minimaal 1 jaar werkervaring als projectsecretaris in de afgelopen 5 jaar, waarbij je kennis en ervaring hebt opgedaan op het gebied van projectbeheersing en financiën;
• Je bent in het bezit van een certificaat op het gebied van projectmanagement;
• Je hebt aantoonbare werkervaring met het plannen van overleggen of bijeenkomsten en het beheer van actie- en besluitenlijsten, blijkend uit het cv;
• Je hebt werkervaring met Microsoft Office-toepassingen zoals Outlook, Teams, Word, Excel en PowerPoint.

Wensen

• Je hebt kennis van en werkervaring met het coördineren van het proces van bestuurlijke en ambtelijke besluitvorming binnen een gemeente met meer dan 250.000 inwoners;
• Je hebt werkervaring met vraagstukken over gebiedsontwikkeling binnen een gemeente.

Over de afdeling

De afdeling Ruimte, Wonen & Milieu (RWM) bestaat uit circa 100 professionals die in 5 teams meewerken aan de realisatie van de doelstellingen van het college, het concern Rotterdam en Stadsontwikkeling.

We werken aan een ruimtelijke, inclusief milieuruimte, en programmatische strategie voor de stad van vandaag en morgen. Ook maken we beleid en ontwikkelen we ruimtelijk-programmatische kaders op schaalniveaus van straat tot stad en regio. Daarmee dragen we bij aan Goede Groei voor Rotterdam.

Als afdeling staan we voor goede ruimtelijke ordening en goed onderbouwde besluitvorming: de juiste functie op de juiste plek, op het juiste moment, met de juiste kwaliteit en met het juiste besluit. We doen dit vroeg in het planproces, slim en samen, met collega’s binnen en buiten Stadsontwikkeling, onze stedelijke en regionale partners en de Rotterdammers.

Talentontwikkeling, werkgeluk en werkplezier staan bij ons hoog in het vaandel.

Voorbeelden van projecten en activiteiten zijn: Omgevingsvisie, Groene Waterstad, Groenagenda, Besluitvormingsmodel Ruimtelijke Ontwikkeling (BRO), planologisch advies in gebiedsontwikkelingen en sectorale programma’s, bijvoorbeeld op het gebied van de energietransitie, Rotterdamse Stijl, Woonvisie, Novex Haven en Zuidelijke Randstad, Koersnota en Actieplan Geluid, programma Luchtkwaliteit, Ruimtelijk Programmeren, Architectuurbeleid inclusief Rotterdamse Architectuurmaand/prijs, IABR, Hoogbouwvisie en dakenprogramma, en ontwikkelkaders voor klimaatadaptatie, bodem, dijken en water.

Over de organisatie

Stadsontwikkeling bouwt aan een sterke economie en een aantrekkelijke woonstad, met hart voor Rotterdam en de mensen die er komen, wonen en werken. Wij initiëren en begeleiden ruimtelijke en economische investeringen in Rotterdam. Daarbij zijn wij zowel publiek ontwikkelaar als kwaliteitsbewaker. Met gericht verkeersbeleid en een duurzame infrastructuur houden we Rotterdam bereikbaar. Door regels te handhaven zorgen we dat Rotterdammers veilig en aangenaam kunnen wonen. En met ons vastgoed huisvesten wij belangrijke publieke diensten en voorzieningen. Stadsontwikkeling geeft, samen met private en publieke partners, vorm aan de stad en houdt de stad in vorm.

Projectmanagement is mensenwerk. Omdat wij van alle mensen houden, vinden we het belangrijk dat iedereen die bij ons werkt zichzelf kan zijn. Wij geloven in de kracht van diverse teams: door gebruik te maken van ieders unieke achtergrond, kennis en ervaringen maken we Rotterdam voor alle Rotterdammers steeds een beetje beter en mooier.