Projectleider implementatie Zaaksysteem

---

Aanvraagnummer: 37399
Contractvorm: Detachering ZZP
Organisatie: Provincie Overijssel
Locatie: Zwolle
Uren per week: 16 - 24 per week
Tarief: 125 per uur
Duur van de opdracht: 12 maanden
Regio: Overijssel
Startdatum: 01-06-2026
Optie tot verlenging: 2 x 6 maanden
Sluitingsdatum: 04-05-2026 09:00

LET OP! Reacties dienen minimaal 1 werkdag voor de sluitingsdatum binnen te zijn voor tijdige verwerking.

---

Organisatie
Werken bij Overijssel
Overijssel is een prachtige provincie om te wonen, te werken en te recreëren. Met elkaar maken we Overijssel iedere dag leefbaarder, mooier, veiliger en beter bereikbaar. De provincie werkt samen met gemeenten, waterschappen, het Rijk, ondernemers en maatschappelijke instanties. Samen zetten we ons in voor de toekomst van onze provincie.

Beschrijving Bedrijfsvoering
Je gaat aan de slag bij de afdeling Bedrijfsvoering (BV), één van de acht afdelingen binnen provincie Overijssel. Het werk bij Bedrijfsvoering is samen te vatten in drie taken: adviseren, control(eren) en faciliteren. De afdeling zorgt dat de organisatie haar bestuurlijke en uitvoerende processen zo goed en efficiënt mogelijk kan uitvoeren. Hierdoor kunnen collega’s van andere afdelingen zich helemaal richten op de provinciale opgaven.
De afdeling bestaat uit de volgende teams: Leiding, Financiële Rapportage en Administratie, Financiën, Facilitair, Informatievoorziening en Digitalisering, Juridische Zaken, HR.

Je gaat aan de slag bij het cluster Realisatie & Beheer, dat valt onder team Informatievoorziening en Digitalisering van de eenheid Bedrijfsvoering.  

Opdracht

Wij zoeken tijdelijk een ervaren projectleider voor de vervanging van het huidige zaaksysteem van de provincie Overijssel. Deze opdracht is een cruciaal onderdeel binnen ons bredere programma voor het op orde brengen van de informatievoorziening en het voldoen aan de eisen vanuit de Archiefwet, Woo, AVG en BIO.

De projectleider is verantwoordelijk voor het volledige traject: van het opstellen van een gedragen en inhoudelijk sterk Programma van Eisen, via de uitvoering van de Europese aanbesteding, tot en met de implementatie en ingebruikname van het nieuwe zaaksysteem.

De opdracht omvat twee samenhangende hoofdsporen. Enerzijds het voorbereiden en uitvoeren van de aanbesteding: het ophalen en vertalen van eisen en wensen vanuit de organisatie naar een concreet en toetsbaar Programma van Eisen, het begeleiden van de aanbestedingsprocedure en het realiseren van een zorgvuldige gunning. Anderzijds het realiseren van een succesvolle implementatie van het nieuwe zaaksysteem, inclusief inrichting, koppelingen, migratie, adoptie en borging. Migratie van informatie uit het huidige zaaksysteem en uitfaseren van het oude systeem is ook onderdeel van de opdracht.

De projectleider stuurt een multidisciplinair team aan met vertegenwoordigers uit de gehele organisatie en werkt intensief samen met  Essentieel is het creëren van draagvlak binnen zowel de gebruikersorganisatie als de beheerorganisatie.

Resultaat is een succesvol aanbesteed en geïmplementeerd zaaksysteem waarbij:

• een gedragen en volledig Programma van Eisen is opgesteld;
• een rechtmatig en zorgvuldig aanbestedingstraject is doorlopen;
• een toekomstbestendig zaaksysteem is geselecteerd en geïmplementeerd;
• zaaktypen, processen en koppelingen zijn ingericht;
• data uit het oude systeem correct is gemigreerd;
• beheer, doorontwikkeling en governance structureel zijn ingericht;
• het oude zaaksysteem is uitgefaseerd.

Vereisten
1. Een maximum uurtarief van € 125,00,- exclusief btw, inclusief reiskosten woon-werk verkeer werk-werkverkeer;
2. Aantoonbaa afgeronde opleiding op minimaal hbo-bachelor niveau.
3. Minimaal 7 jaar aantoonbare werkervaring als projectleider bij een overheidsinstelling;
4. Aantoonbare werkervaring als projectleider met implementatie van zaaksystemen;
5. Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring met het begeleiden van Europese aanbestedingen voor IT-systemen;
6. Aantoonbare werkervaring met het opstellen van ‘Programma van Eisen’;
7. Aantoonbare kennis van de volgende wet- en regelgeving: Archiefwet, Woo, AVG, BIO. Deze kennis is toegepast in minimaal 2 jaar relevante opdrachten in de afgelopen 6 jaar, zoals aantoonbaar beschreven in het CV. 
8. Aantoonbaar afgeronde opleiding Prince2 Practitioner of IPMA certificaten.

Gunningscriteria  (weging, totaal 100 punten)
9. Aantoonbare werkervaring met implementatie van zaaksystemen binnen provinciale organisaties (25 punten);
a. tot 1 jaar aantoonbare werkervaring (5 punten)
b. 1 tot 2 jaar aantoonbare werkervaring (15 punten)
c. meer dan 2 jaar aantoonbare werkervaring (25 punten)
10. Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring als projectleider met implementatie van zaaksystemen in de afgelopen 10 jaar (40 punten);
11. Aantoonbare werkervaring met leveranciersmanagement en contractsturing (25 punten)
a. tot 1 jaar aantoonbare werkervaring (5 punten)
b. 1 tot 2 jaar aantoonbare werkervaring (15 punten)
c. meer dan 2 jaar aantoonbare werkervaring (25 punten)
12. De kandidaat stelt zich voor in een korte (persoonlijke) motivatie en waarom deze geschikt is voor deze opdracht. De motivatie dient geschreven te zijn door de kandidaat zelf. Voeg de geschreven motivatie samen met het cv om deze als één document te uploaden (10 punten).

Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre u of de door u aangeboden kandidaat aan het bovengenoemde profiel voldoet.

Competenties

• Resultaatgericht: levert een werkend systeem op, geen theoretisch ontwerp
• Bestuurlijk sensitief: beweegt effectief binnen complexe politieke en organisatorische context
• Analytisch sterk: vertaalt beleidsdoelen naar concrete systeem- en procesinrichting
• Verbindend: creëert draagvlak bij stakeholders op alle niveaus
• Sturend: houdt regie op leveranciers, planning en besluitvorming
• Pragmatisch: schakelt snel en stuurt op voortgang en realisatie
• Communicatief sterk: helder richting zowel bestuur, business als techniek

Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in functieschaal n.v.t. Deze functieschaal is verbonden aan de desbetreffende cao van de opdrachtgever inzake gelijke of gelijkwaardige beloning.

Benodigd aantal professionals
1-2.

CV-eisen
Maximaal 5 pagina's, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen
Hybride werken is mogelijk: ja.
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: maandag t/m vrijdag (in onderling overleg).
Standplaats: Zwolle.

Planning
De gesprekken bij de opdrachtgever zijn gepland op woensdag 13 mei 2026, 10:30 uur. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op donderdag 7 mei 2026 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze inhuuropdracht.

---