Projectsecretaris

Aanvraagnummer: 39009
Contractvorm: Detachering
Organisatie: CIBG
Locatie: Den Haag - Zuid-Holland
Uren per week: 32 - 36 per week
Tarief: 75 - 85 per uur
Duur van de opdracht: 6 maanden
Regio: Zuid-Holland
Startdatum: 25-05-2026
Optie tot verlenging: Mogelijk, maar nog niet bekend
Sluitingsdatum: 19-05-2026 09:55

LET OP! Reacties dienen minimaal 1 werkdag voor de sluitingsdatum binnen te zijn voor tijdige verwerking.

Opdrachtomschrijving

Het CIBG voert complexe projecten en programma's uit in opdracht van verschillende beleidsdirecties binnen VWS. Ter ondersteuning van twee ICT-projecten zijn wij op zoek naar een ervaren projectsecretaris met ervaring met ICT-projecten en/of programma's.

Als projectsecretaris ben je een echte spin in het web. Je ondersteunt, adviseert en bent de rechterhand en sparringpartner voor de projectmanager. Je organiseert de projectdocumentatie, bewaakt de projectplanning en signaleert mogelijke afwijkingen en risico's. Daarnaast organiseer je overleggen, stel je de agenda op, bewaak je de besluitvorming en zorg je voor verslaglegging. Ook informeer je relevante partijen en bewaak je de nakoming en borging van acties.

Jouw takenpakket bestaat uit de volgende werkzaamheden:

• Het fungeren als sparringpartner en rechterhand van de projectmanager en proactief oppakken van zaken die op het pad van het project komen.
• Het actueel houden van de planning, proactief bewaken van de voortgang en signaleren van afwijkingen in de planning, inclusief voorstellen voor beheersmaatregelen.
• Het zorgdragen voor het tot stand komen van de projectdocumentatie en het leveren van een inhoudelijke bijdrage aan stukken ten behoeve van projecten.
• Het coördineren van het risicoregister en bijhouden van het issuelog.
• Het signaleren van risico's en issues.
• Het verzorgen van de communicatie rond het project, zowel in- als extern.
• Het ondersteunen van het inkoopproces.
• Het beheren van het projectarchief.
• Het bijhouden van het financiële overzicht, zoals het controleren van geboekte uren en het registreren van verplichtingen.
• Het opstellen van voortgangsrapportages.
• Het organiseren van de verschillende overleggen, inclusief het regelen van de benodigde faciliteiten en voorzieningen.
• Het bewaken van het proces.

Kennis, ervaring, competenties en vaardigheden

Je beschikt over hbo-werk- en denkniveau. Je hebt een opleiding Projectmanagement of Project Management Officer. Je hebt kennis van ICT-projecten en/of programma's en minimaal 3 jaar ervaring als (IT) projectsecretaris en/of project management officer. Ervaring met ICT-projecten op het gebied van identificatie en authenticatie is een pré.

Je bent proactief en sterk in organiseren, structuur aanbrengen en overzicht bewaken. Je bent bekend met het opstellen en beheren van projectplanningen, risicoregisters en het voorbereiden van stuurgroep- en projectactiviteiten. Je hebt ervaring met Excel of Microsoft Project voor het maken van planningen. Daarnaast ben je stressbestendig, kun je je goed uitdrukken in woord en geschrift, denk je creatief, ben je enthousiast en weet je anderen te motiveren. Je bent omgevingssensitief, een spin in het web en een bindende factor in het project.

Achtergrond opdracht

Het CIBG is een uitvoeringsorganisatie van het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS) en biedt burgers, professionals en organisaties transparante en betrouwbare data en informatie in zorg en welzijn. Het CIBG richt zich primair op het beleidsterrein van VWS, maar werkt ook voor andere ministeries.

Voorbeelden van werkzaamheden en producten van het CIBG zijn:

• Het registreren van zorgverleners in het BIG-register en orgaandonoren in het Donorregister.
• Het zorgen voor veilige digitale gegevensuitwisseling in de zorg met de UZI-pas.
• Het mogelijk maken van de productie en verspreiding van medicinale cannabis.

Het CIBG geeft inzicht in wie wie is, wie wat kan en wie wat mag. Dit doen we onder andere via registers en knooppunten. We zorgen ervoor dat burgers, professionals en organisaties zo veel mogelijk zelf kunnen regelen wanneer zij onze data en informatie nodig hebben of zelf gegevens bij ons willen aanleveren. Onze gegevens zijn juist, actueel, veilig en beschermd en zeven dagen per week, 24 uur per dag toegankelijk.

Onze opdrachtgevers kunnen erop rekenen dat wij hun wensen vertalen in een klantgericht systeem. Wij bieden integrale dienstverlening. Dat betekent dat we niet alleen een beleidsvraag in een uitvoeringsproject vertalen, maar daarbij ook juridisch advies en communicatieadvies leveren, het klantcontact verzorgen en de ervaringen en vragen van onze klanten analyseren en delen met onze opdrachtgevers. Zo zijn wij de verbindende schakel tussen overheid en samenleving.

Project

De afdeling APKM bestaat uit vier vakgroepen: Accountmanagement, Projectmanagement, Project Management Office en Kwaliteitsmanagement. In totaal werken er circa 30 medewerkers. De Project Management Office (PMO) bestaat momenteel uit 7 Project Management Officers die als projectsecretaris programma- en projectmanagers ondersteunen en afdelingsbrede taken oppakken.

Eisen

• Kandidaat beschikt over minimaal hbo-werk- en denkniveau.
• Kandidaat beschikt over kennis van ICT-projecten en/of programma's.
• Kandidaat heeft minimaal 3 jaar werkervaring als (IT) projectsecretaris en/of project management officer.

Wensen

• Mate waarin de kandidaat beschikt over een afgeronde opleiding in projectmanagement of aantoonbare werkervaring als Project Management Officer (PMO).
• Mate waarin de kandidaat ervaring heeft met ICT-projecten en/of programma's, waarbij het maken van planningen zwaar meeweegt.
• Mate waarin kandidaat beschikt over de gevraagde competenties en vaardigheden, toetsbaar in cv, motivatie en/of gesprek.
• Mate van ervaring en/of affiniteit met de organisatie van de opdrachtgever.

Aanvullende informatie

Wanneer u bij ons als leverancier een professional aanbiedt en deze wordt geplaatst, hebben we informatie van u als contractpartij nodig, onder andere met betrekking tot de Wet keten- en inlenersaansprakelijkheid. De WKA heeft als doel om misbruik te voorkomen bij de afdracht van loonheffingen bij alle schakels in de keten; van leverancier tot opdrachtgever. Wij dekken deze risico's voor onze opdrachtgevers af middels een geblokkeerde rekening, de G-rekening. Dit is een rekening waarop een gedeelte van het factuurbedrag wordt gestort en waarvan u de loonheffingen en btw kunt betalen aan de Belastingdienst. Het af te storten percentage hangt ervan af of u een SNA-certificering (NEN-4400-1 of NEN-4400-2) heeft of niet en of uw bedrijf in Nederland of daarbuiten is gevestigd. De G-rekening kunt u aanvragen bij de Belastingdienst. Indien u geen G-rekening kunt krijgen en u kunt hiervan bewijs van de Belastingdienst overleggen, dan heeft u ook de mogelijkheid elk kwartaal een accountantsverklaring (assurance report inzake inlening personeel) aan te leveren. Hierin zal een gecertificeerd accountant (AA of RA) een verklaring afgeven over de juistheid, volledigheid en tijdigheid van de afdrachten. Let wel, de kosten voor deze verklaring komen voor uw eigen rekening.