Ga naar de inhoud 
Manager Projectbeheersing
Aanvraagnummer: 39401
Contractvorm: Detachering
Organisatie: Gemeente Zeist
Locatie: Zeist
Uren per week: 24 - 32 per week
Tarief: Geen maximum
Duur van de opdracht: 6 maanden
Regio: Utrecht
Startdatum: Z.s.m.
Optie tot verlenging: Mogelijk, maar nog niet bekend
Sluitingsdatum: 26-05-2026 09:00
LET OP! Reacties dienen minimaal 1 werkdag voor de sluitingsdatum binnen te zijn voor tijdige verwerking.
Uitvoeringsvoorwaarde
Met het verstrekken van de opdracht (aan de ondernemer die inschrijft op de onderhavige opdracht en voor gunning in aanmerking komt) en de gemeente Zeist mag géén arbeidsrelatie/dienstbetrekking tot stand komen. De inschrijver dient dit te waarborgen. Bij het inschrijven op de onderhavige opdracht moet in dit kader rekening worden gehouden dat de uitvoering van de werkzaamheden plaatsvindt onder direct toezicht en leiding van de Gemeente Zeist. Dit betekent dat niet wordt voldaan aan de criteria voor zelfstandigheid zoals vereist onder de Wet Deregulering Beoordeling Arbeidsrelaties (Wet DBA). De gemeente merkt hierbij op dat aan de voornoemde uitvoeringsvoorwaarde niet wordt voldaan als de inschrijver een ZZP-er is.”
Organisatie
De gemeente Zeist is een moderne werkgever met medewerkers die betrokken en vooral zichzelf zijn. We werken op basis van onze kernwaarden ‘vertrouwen, kracht en nabijheid’. De werksfeer is open en prettig en onze cultuur is informeel. Met zo’n 400 collega’s werken we voor en met ongeveer 67.000 inwoners. Daardoor is het niet te massaal, zijn de lijnen kort en de mogelijkheden groot. Als organisatie willen we op de hoogte zijn van wat er in de samenleving speelt en daar flexibel op inspelen. We juichen het toe als je daaraan je eigen perspectief en waarde toevoegt en verwelkomen dus iedereen met de juiste ervaring en eigenschappen voor de functie. Waar je wieg ook heeft gestaan, wat ook je achtergrond, levensstijl of geloof is, of je nou topsporter bent of een beperking hebt, of allebei, als je je herkent in het profiel, solliciteer!
In Zeist werk je vanuit je eigen verantwoordelijkheid en word je ondersteund door de organisatie, zodat je als mens en als professional blijft groeien. We zijn niet op zoek naar een perfecte medewerker, maar iemand die zijn kwaliteiten, rafelrandjes én zelfkennis wil inzetten om met humor en lef uitdagingen te lijf te gaan.
Over deze opdracht
Zeist is een gemeente in beweging. We werken aan een mooier, duurzamer en toekomstbestendig Zeist: van de herinrichting van wegen en riolering tot klimaatadaptatie en een kwalitatief hoogwaardige openbare ruimte. Onze projectmanagers sturen een gevarieerde portefeuille aan projecten aan binnen het IPM-model.
Om die projecten goed te beheersen zoeken wij een ervaren en zelfstandige Manager Projectbeheersing (MPB). Iemand die niet alleen de financiën, planning en risico’s op orde houdt, maar ook een stevige sparringpartner is voor de projectmanager. Je werkt gelijktijdig in meerdere projectteams en bent het ankerpunt voor beheersing, dossiervorming en subsidies.
Positie in de organisatie
Je werkt als zelfstandig lid van de projectteams van meerdere projectmanagers, zonder functionele ondergeschiktheid. Je levert beheersinformatie en advies ten behoeve van de sturing. Voor de financiële aansluiting op afdelingsniveau werk je nauw samen met de interne financieel projectadviseur.
Takenpakket
Rapportage en voortgangsbewaking
Je stelt integrale voortgangs- en risicorapportages op ten behoeve van de projectmanager en stuurt op openstaande acties. Wijzigingen in scope, tijd en geld signaleer je tijdig, registreer je en vertaal je naar sturing en verantwoording. Je bereidt projectoverleggen inhoudelijk voor en bewaakt de voortgang van acties en besluitvorming.
Planning en risicomanagement
Je stelt projectplanningen op en bewaakt deze actief. Samen met de projectmanager organiseer en begeleid je risicosessies voor het opstellen en periodiek actualiseren van het risicodossier. Risico’s breng je actief in tijdens de projectteamoverleggen.
Financieel projectbeheer
Je voert het financieel beheer per project: aanvragen van kredieten, monitoren van budgetuitputting en controleren van facturen van aannemers en ingenieursbureaus op kostenpost, termijn en geleverde prestatie. SSK-ramingen worden door de bureaus opgesteld; je coördineert dit proces en bewaakt de aansluiting op het projectbudget.
Subsidiebeheer per project
Je handelt subsidieaanvragen, wijzigingsverzoeken en vaststellingen zelfstandig af. Je stelt het activiteitenverslag en het financieel subsidieoverzicht op, zet documentatie klaar voor de accountant en verwerkt SISA-verantwoordingen in afstemming met de financiële afdeling.
Digitale projectomgevingen en dossiervorming
Je beheert de digitale projectomgevingen (Teams, projectpagina’s) en bent eindverantwoordelijk voor het projectdossier: verslagen, opdrachten, offertes, facturen, wijzigingen, ontwerpen en correspondentie met externen. Opleverdossiers controleer je op volledigheid en draag je over aan beheer.
Aanbestedingsondersteuning
Je ondersteunt aanbestedingstrajecten: verzorgt de planning, stemt af met de inkoopafdeling, organiseert informatiesessies, stelt nota’s van inlichtingen op en verzorgt communicatie via TenderNed.
Verwachte resultaten
- Compleet en actueel overzicht van de beheersing van de projecten (scope, tijd, geld, risico’s, kwaliteit)
- Heldere, tijdige rapportages en actuele risicodossiers en planningen per project
- Correcte en tijdige financiële verantwoording, inclusief subsidieafhandeling
- Functionele en toegankelijke digitale projectomgevingen en een compleet projectarchief
- Afgeronde aanbestedingstrajecten inclusief planning, procesdocumentatie en communicatie
Vereisten
1. Inschrijver voldoet aan de gestelde uitvoeringsvoorwaarde zoals bovenaan benoemd in de uitvraag;
2. Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal hbo-bachelor niveau in de richting van een bedrijfseconomische of technische opleiding;
3. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als manager projectbeheersing bij een gemeente;
4. Aantoonbare werkervaring met financiel projectbeheer in de fysieke leefomgeving (infra, riolering, wegen, groen);
5. Aantoonbare werkervaring met het IPM-model (benoem duidelijk in het cv hoe hier aan voldaan is);
6. Aantoonbare werkervaring met subsidieprocessen (aanvragen, wijzigen, vaststellen – provincie of rijk) (benoem duidelijk in het cv hoe hier aan voldaan is);
7. Aantoonbare werkervaring met financiële systemen als Cognos, Financials of vergelijkbaar (benoem aan de hand van 2 voorbeelden in het cv hoe hier aan voldaan is);
8. Beschikbaar voor minimaal 24 uur per week.
Gunningscriteria (weging, totaal 100 punten)
9. Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 8 jaar als manager projectbeheersing bij een gemeente (20 punten);
10. Aantoonbare werkervaring met integrale projectrapportages (scope/tijd/geld/risico) in IPM-context (25 punten);
11. Aantoonbare werkervaring met subsidieverantwoording (SISA, provinciale subsidies) (10 punten);
12. Aantoonbare werkervaring bij een gemeente vergelijkbaar met Zeist (40.000–100.000 inwoners) (10 punten);
13. Aantoonbare werkervaring met aanbestedingsondersteuning (TenderNed, NvI, planning) (20 punten);
14. Aantoonbare werkervaring met meerdere gelijktijdige projectteams (15 punten).
Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre u / de door u aangeboden kandidaat aan het bovengenoemde profiel voldoet.
Competenties
- Integraal denken: je houdt overzicht op scope, tijd, geld en risico’s tegelijkertijd.
- Proactief signaleren: je herkent wijzigingen en afwijkingen tijdig en benoemt ze.
- Stevige sparringpartner: je adviseert de projectmanager gevraagd en ongevraagd, ook bij lastige boodschappen.
- Nauwkeurig en gestructureerd: sterk in financiële administratie, dossiervorming en procesopvolging.
- Samenwerken: je schakelt soepel tussen meerdere projectteams en disciplines.
- Organisatiesensitief: je begrijpt de politiek-bestuurlijke context van een gemeente.
Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in functieschaal 11. Deze functieschaal is (eventueel) verbonden aan de desbetreffende cao van de opdrachtgever inzake gelijke of gelijkwaardige beloning.
Benodigd aantal professionals
1
CV-eisen
Maximaal 3 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.
Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: ma, di, wo, do, vr.
Hybride werken mogelijk: nee.
Planning
De gesprekken bij de gemeente worden op een later moment gepland. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen zo snel mogelijk bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze aanvraag.
Belangrijk: de eisen voor deze vacature zijn verplicht. Kandidaten die niet aan alle eisen voldoen, kunnen niet worden meegenomen in de selectie.