Advies en kwartiermaker m.b.t. Kabinet en Ondersteuning

Aanvraagnummer: 30232
Contractvorm: Detachering ZZP
Organisatie: Gemeente Waalwijk
Locatie: Waalwijk of naar oordeel van de opdrachtnemer
Uren per week: 1700 totaal
Tarief: 100 - 130 per uur
Duur van de opdracht: 12 maanden
Regio: Noord-Brabant
Startdatum: 26-02-2026
Optie tot verlenging: 2 x 6 maanden
Sluitingsdatum: 25-02-2026 17:00

LET OP! Deze opdracht is gesloten

Opdrachtomschrijving

Als Kwartiermaker Kabinet en Ondersteuning heb je een dubbele opdracht. Enerzijds ben je verantwoordelijk voor een plan voor het succesvol samen kunnen brengen van de medewerkers van het bestuurssecretariaat, de managementondersteuning en de kabinetsmedewerker tot één team van ondersteuners. De leidinggevende rol ligt niet bij de kwartiermaker maar bij de gemeentesecretaris.

Dit betekent dat er aan het einde van de opdracht in ieder geval het volgende moet worden opgeleverd:

Handreiking van uniforme werkwijzen binnen het cluster van secretarieel ondersteuners;
Een capaciteitsplanning waaruit blijkt dat de secretarieel ondersteuners als één team functioneren; deze dient te zijn afgestemd op de omvang van het bestuur (ook na de verkiezingen);
Een strategische personeelsplanning en formatieplan voor het cluster van secretarieel ondersteuners en het kabinet;
Een rapportage van de teamontwikkelingsactiviteiten;
Een ontwikkelplan voor de komende 2 jaren.

Gedurende de inhuurperiode kan de kwartiermaker een aanspreekpunt zijn van het cluster, maar primair ligt de leidinggevende verantwoordelijkheid bij de gemeentesecretaris.

Verder ben je verantwoordelijk voor het vormgeven van de kabinetsfunctie. Deze opdracht houdt verband met de wens van het bestuur om de kabinetsfunctie te professionaliseren. De kwartiermaker zal als senior Kabinetsadviseur fungeren van het bestuur (m.n. de burgemeester). Deze seniorfunctie is nieuw en zal door de kwartiermaker vorm en inhoud moeten krijgen. Voor het inhoudelijke werk is een kabinetsmedewerker aanwezig die de uitvoerende taken op zich neemt. In het kader van deze opdracht zal de kwartiermaker het volgende moeten opleveren:

1. Een representatie- en public affairs-agenda voor de komende twee jaar;
2. Een actueel bestand aan protocollen en draaiboeken voor alle officiële representatiebijeenkomsten, werkbezoeken, vieringen en herdenkingen;
3. Een procesbeschrijving van de wijze waarop in Waalwijk aanvragen voor onderscheidingen worden behandeld;
4. Een advies over de wijze waarop de kabinetsfunctie - ook na de verkiezingen - het beste ingevuld kan worden.

De kwartiermaker zal gedurende de inhuurperiode de burgemeester waar nodig ondersteunen bij de verschillende kabinetsactiviteiten, waaronder eventueel het optreden als woordvoerder.

Kandidaatomschrijving

1. De kwartiermaker heeft als adviseur op dit vlak aantoonbare ruime ervaring met het organiseren van officiële representatiebijeenkomsten, werkbezoeken, vieringen en herdenkingen;
2. De kwartiermaker heeft aantoonbare ervaring met het adviseren over de aansturing van secretarieel ondersteuners;
3. De kwartiermaker heeft ervaring met verandertrajecten;
4. De kwartiermaker heeft aantoonbare ervaring met woordvoering;
5. De kwartiermaker is in staat om een onafhankelijk advies op te stellen m.b.t. de inrichting van kabinetsfunctie.

Interviewplanning
Voor kandidaten die wij niet kennen, organiseren we een interview. Deze zijn gepland via Teams op 4 maart tussen 11.30 en 13.30u Toelichting op rooster
In overleg; ca. 1700uur in totaal. Gezien de looptijd komt dit neer op ca. 36u/wk. In overleg wordt bepaald hoe de opdracht (op welke dagen) de opdracht wordt uitgevoerd.

Eisen

Werkervaring 1

Je hebt recente aantoonbare meerjarige werkervaring opgedaan als senior adviseur kabinet en representatie bij een gemeente
Referentie vereist

Werkervaring 2

Je hebt ruime ervaring met het adviseren t.a.v. het inrichten van een team van een afdeling (bestuurs)secretariaat bij een gemeente.
Referentie vereist

Werkervaring 3

Je hebt ervaring met het opzetten en inrichten van de kabinetsfunctie bij een gemeente.

Eis aan ZZP'ers

Voor opdrachtnemers als zzp'er geldt voorts: - dat de opdracht door iemand anders uitgevoerd mag worden mits getoetst kan worden op de vervanger beschikt over een VOG; - de opdrachtnemer bepaalt in overleg waar de werkzaamheden worden uitgevoerd; - de opdrachtnemer kan zonder toestemming ook voor anderen werken tijdens de looptijd van de overeenkomst; - de opdrachtnemer is bij de uitvoering van de opdracht niet expliciet herkenbaar als werkende voor de gemeente Waalwijk; - er worden - anders dan uit oogpunt van (informatie)veiligheid noodzakelijk - geen bedrijfsmiddelen verstrekt - u niet deelneemt aan personeelsactiviteiten die niet direct te maken hebben met het uitvoeren van de werkzaamheden

Werkervaring

Je hebt ervaring met het adviseren t.a.v. de inrichting van een bestuurssecretariaat bij een gemeente, bij voorkeur een middelgrote gemeente

Gevraagde documenten

Aanleveren bij offerte

Kennis en ervaring (waaruit blijkt dat aan de eisen wordt voldaan)

Gunningscriteria

Weging prijsdeel: 27 %

Werkervaring 1

Je hebt bij recente ervaring met woordvoerderschap van een burgemeester.Weging: 15 %

Werkervaring 2

Je hebt aantoonbare ervaring met het coördineren van grootschalige evenementen en kunt hierover adviserenWeging: 15 %

Inzetbaarheid

Je bent vanaf de startdatum maximaal inzetbaar.Weging: 10 %

Lokale bekenheid

Je bent bekend met de gemeente Waalwijk en de lokale evenementen Weging: 10 %

Werkervaring

Je hebt ervaring met het adviseren t.a.v. de inrichting van een bestuurssecretariaat bij een gemeente, bij voorkeur een middelgrote gemeenteWeging: 5 %

Interview

Bij deze opdracht worden na de eerste selectieronde met een aantal partijen interviews afgenomen. Deze wegen mee in de uiteindelijke beoordeling. Deze interviews worden beoordeeld volgens de hieronder aangegeven criteria.
Bij het interview wordt gelet op de fit in de organisatie, de beschikbaarheid en de snelheid van schakelen.Weging: 18 %