Adviseur Data- en Informatiemanagement – KRW
Aanvraagnummer: 10868
Contractvorm: Detachering
Organisatie: Rijkswaterstaat
Locatie: Arnhem
Uren per week: 24 per week
Tarief: 99,75 per uur
Duur van de opdracht: 12 maanden
Regio: Zuid-Holland
Startdatum: Z.S.M.
Optie tot verlenging: Ja
Sluitingsdatum: 20-05-2025 08:00
LET OP! Deze opdracht is gesloten
LET OP:
• Eisen & wensen - graag uitschrijven in het CV!
• Aanbiedingen van kandidaten worden beoordeeld op zowel eisen als wensen. Wanneer er niet wordt voldaan aan een eis, komt de kandidaat niet in aanmerking voor de opdracht (knock-out). Daarna wordt er beoordeeld op diverse wensen. In de aanbieding van de kandidaten moeten eisen en wensen plus de mate waarin hieraan voldaan wordt expliciet benoemd worden;
• Let op! Vanwege AVG heeft Rijkswaterstaat expliciete voorwaarden gesteld voor het aanbieden van CV's! Zie onderaan.
Rijkswaterstaat is de uitvoeringsorganisatie van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat en werkt dagelijks aan een veilig, leefbaar en bereikbaar Nederland.
Opdrachtomschrijving:
Opdracht dient te worden uitgevoerd binnen de richtlijnen van het project. Het beheren van het digitale en analoge projectarchief om ervoor te zorgen dat de juiste mensen toegang hebben tot de juiste documenten in een zo optimaal mogelijk (document management) systeem. En het realiseren van een projectarchief dat voldoet aan de kwaliteitseisen die RWS hieraan stelt (o.a. ordening, waarderen en selecteren, toepassen van metadata) inclusief het coachen van de projectmedewerker zodat deze zich bewust is van zijn/haar taken en verantwoordelijkheden op DIM gebied en deze adequaat uitvoert, waardoor de informatiehuishouding continue verbetert.
Binnen Rijkswaterstaat werken we in multidisciplinaire teams; voor elke opdracht die we uitvoeren werken we met een Integraal Projectmanagement Model - team (IPM-team). De vijf disciplines binnen dit team zijn Projectmanagement, Projectbeheersing, Omgevingsmanagement, Technisch management en Contractmanagement. De discipline Projectbeheersing valt onder de verantwoordelijkheid van de manager Projectbeheersing. De opdracht omvat het uitvoeren van het beheer op de archivering in het (document management) systeem door (project)medewerkers.
De werkzaamheden:
• Het opstellen en actueel houden van een autorisatiematrix
• Het verlenen en intrekken van autorisaties tot het gebruikte (document management) systeem
• Het maken van relevante standaardweergave(n) of standaard zoekvragen in het document management systeem naar behoefte van de medewerkers
• Instrueren van (nieuwe) projectmedewerkers zodat deze de eigen taken met betrekking tot documentbeheer en archiefvorming zelfstandig en adequaat kunnen uitvoeren
• Het toevoegen, ordenen, waarderen en selecteren, en muteren van nieuwe (sub)dossiers binnen de ordeningsstructuur
• Het jaarlijks actueel houden van alle documenten die bij het beheren van het projectarchief horen
• Borgen overdracht projectarchief conform vigerend Kaderinstrument
• Informatieverstrekking ten behoeve van projectverantwoording DIM
• Het melden van storingen aan Lokaal Functioneel Beheer (LFB), bijv. afdeling Informatievoorziening en beheer (IV-B)
Wat verwachten wij van jou?
1.Ingericht projectarchief volgens de afspraken die met de opdrachtgever zijn gemaakt en dat voldoet aan de kwaliteitseisen die RWS hieraan stelt (o.a. ordening, waarderen en selecteren, toepassen van metadata)
2.Actuele middelen voor het documentbeheer en archivering (o.a. autorisatiematrix, werkinstructies, handleidingen, ordeningsstructuur)
Leiding en toezicht:
Ja.
Competenties:
➢ Analyseren / analytisch denkvermogen (verbanden kunnen leggen)
➢ Dienstverlenende en klantgerichte instelling
➢ Hands-om mentaliteit (kunnen denken in mogelijkheden en werkbare oplossingen)
➢ Goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden, waaronder:
• Rapportages en hulpmiddelen kunnen opstellen
• Didactische vaardigheden voor instrueren en begeleiden van gebruikers
➢ Luisteren (de vraag achter de vraag kunnen achterhalen)
➢ Nauwkeurigheid ➢ Omgevingsbewustzijn (Je weet wat er binnen de organisatie speelt)
➢ Proactieve instelling
Eisen:
1 Minimaal hbo denk- en werkniveau met een afgeronde hbo- opleiding in het vakgebied van informatiemanagement of gelijkwaardig
2 Ervaring met en kennis van (documentair) informatiebeheer en - dienstverlening, het gebruik van DIM gerelateerde ICT-middelen en het afstemmen met andere disciplines op het gebied van ICT en Informatiemanagement
3 Meer dan 2 jaar aantoonbare werkervaring met het inrichten van een Document Management Systeem (DMS) en begeleiden van organisaties in digitaal archiveren
4 Ervaring met het opstellen van (afdelings-/project specifieke) jaarplannen, beleidsstukken en adviezen op het gebied van digitaal archiveren
5 Ervaring met en kennis van kwaliteitsmanagement en het opstellen van kaderinstrumenten
Wensen:
1 Kennis van (grootschalige) projecten op infrastructureel of watermanagement gebied
2 Kennis van relevante kaders en regelgeving (bijv. Woo, AVG, Aw, BIHR, Toepassingsmodel metadata)
3 Ervaring met het inrichten van recordmanagement in de M365 SharePoint applicatie
• Bij voortijdige beëindiging geldt dat een opzegtermijn van minimaal 1 maand in acht wordt genomen;