Adviseur informatie- en archiefbeheer

Voor het jaar 2025 bestaat de opdracht uit:

Op grond van artikel 4 van de ‘Gemeenschappelijke regeling Regionaal Historisch Centrum Alkmaar’ (RHCA) houdt de directeur- archivaris van het RHCA toezicht op de niet-overgebrachte archieven van de gemeente Texel. Dit houdt in dat de archivaris jaarlijks (conform artikel 2 van de ‘Archiefverordening gemeente Texel 2018’) verslag doet aan het college van B&W over het gedane toezicht, dat door de archiefinspecteur van het Regionaal Archief Alkmaar wordt uitgevoerd.

Het KPI-verslag is gebaseerd op de Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s) zoals die zijn opgesteld door de VNG. Dit raamwerk ondersteunt gemeenten bij de horizontale verantwoording van de zorg over en het beheer van archieven conform de Archiefwet 1995.

In het verslag zijn per KPI aanbevelingen en actiepunten opgenomen die moeten worden uitgevoerd om aan de wettelijke eisen van informatie- en archiefbeheer te kunnen voldoen.

Voor 2025 staat gepland: het uitbreiden/verbeteren van het kwaliteitssysteem en het opstellen van het vernietigingsprotocol.

Ambtelijk aanspreekpunt voor de gemeenschappelijke regeling Regionaal Historisch Centrum Alkmaar

Het lidmaatschap van deze regeling brengt een aantal werkzaamheden met zich mee zoals het opstellen van bestuurlijke adviezen

t.b.v. besluitvorming in college en raad over de financiële jaarstukken (begroting, jaarrekening, kadernota etc.). Tevens dient de portefeuillehouder, als lid van het Algemeen Bestuur, van ambtelijk advies te worden voorzien over de vergaderstukken.

Complexe archiefbeoordelingen

In het zaaksysteem Mozard worden zaken na afhandeling aangeboden aan team DIV ter beoordeling. Zeker bij de complexere zaken moet goed worden gecontroleerd of deze compleet zijn en dat het juiste zaaktype met de juiste archiefkenmerken is ingevuld.

Archiefkenmerken in zaaksysteem conform archiefwet instellen/nakijken

Zaken worden geregistreerd op basis van zaaktypen. Deze zaaktypen moeten worden geconfigureerd met de juiste archiefkenmerken zodat een juiste selectie kan plaatsvinden in bewaren en vernietigen.

In dit overleg worden vraagstukken belegd over het functioneren en de kwaliteit van de informatiehuishouding. In het SIO vindt de ketengerichte belangenafweging in de informatiehuishouding plaats. Hierdoor wordt in samenhang het beheer van informatie georganiseerd. Daarnaast heeft een SIO bij besluiten omtrent vervreemding en waardering (bewaartermijnen) van archiefbescheiden een wettelijk verplichte functie.

Door de implementatie van Teams ontstaat de mogelijkheid om de data op de netwerkschijven op te ruimen en te vernietigen zodat uiteindelijk de netwerkschijven uit gefaseerd kan worden. Hiervoor is expertise noodzakelijk om dit conform archiefwet uit te voeren.

Het opstellen van het informatie beheerplan.