Bestuurs- en directiesecretaresse
Aanvraagnummer: 8652
Contractvorm: Detachering
Organisatie: Gemeente Altena
Locatie: Gemeentehuis
Uren per week: 36 per week
Tarief: 85 per uur
Duur van de opdracht: 3,0 maanden
Regio: Noord-Brabant
Startdatum: 14-04-2025
Optie tot verlenging: Ja
Sluitingsdatum: 14-04-2025 08:00
LET OP! Opdrachten dienen minimaal 1 werkdag voor de sluitingsdatum binnen te zijn voor tijdige verwerking.
Maak jij met jouw kennis en/of achtergrond in managementsupport bij ons het verschil als bestuurs- en directieondersteuner?
Bestuurssecretaresse voor 32-36 uur per week
Wat doe je als bestuurs- en directieondersteuner?
- Je biedt inhoudelijke, secretariële en administratieve ondersteuning aan bestuur en directie.
- Je organiseert en optimaliseert het proces ten aanzien van het aanleveren van stukken richting bestuur en directie.
- Je bewaakt en verzorgt het proces omtrent de voortgang en afdoening van vergaderingen en besluiten.
- Je levert waar nodig, in samenwerking met communicatie, een bijdrage aan de uitvoering van kabinetszaken (representatieve taken van de burgemeester en wethouders).
Wat vragen wij van jou?
- Je hebt een afgeronde MBO-opleiding.
- Je beschikt over ervaring als bestuurs- en directieondersteuner, bij voorkeur binnen een gemeente.
- Je hebt ervaring met complex agendabeheer en het voorbereiden, vastleggen en opvolgen van vergaderingen.
- Je hebt ervaring met iBabs.
- Ervaring met kabinetstaken is een pre.
- Je beschikt over uitstekende schriftelijke- en communicatieve vaardigheden.
- Je bent kwaliteitsgericht en hebt oog voor details.
- Je legt makkelijk verbindingen en bent sensitief en proactief.
Deze opdracht is in verband met de Wet deregulering beoordeling arbeidsrelaties niet geschikt om ingevuld toe worden door een ZZP-er. Voor de vervulling van deze opdracht kunnen geen ZZP-ers worden aangedragen (ook niet via een intermediair).
Vereisten / Knock-out criteria
- Kandidaat kan een Verklaring Omtrent Gedrag Politiegedrag (VOG-P) overleggen. Deze dient z.s.m. aangevraagd te worden door de leverancier na gunning van de opdracht. Pas wanneer de VOG-P in bezit is kan gestart worden met de opdracht.Op basis van het volgende profiel dient de VOG-P aangevraagd te worden: -Algemeen screeningsprofiel -Risicogebieden : 1,4, -Functieaspecten : 11,12,41
- Kandidaat is beschikbaar voor het aantal uren per week zoals in de aanvraag wordt aangegeven.
- Kandidaat per direct te starten met de opdracht. Mits in bezit van een juiste VOG-P en ondertekende bruikleenovereenkomst voor de laptop.
- Gemeente Altena stelt een laptop in bruikleen ter beschikking om de werkzaamheden voor gemeente Altena op uit te voeren. Kandidaat stemt ermee in om deze laptop te gebruiken voor het uitvoeren van de werkzaamheden en zal hiervoor een bruikleenovereenkomst ondertekenen via Flex West Betuwe.
- Kandidaat heeft een afgeronde opleiding op minimaal MBO niveau. Dit moet blijken uit het CV.
- Kandidaat heeft recente ervaring met bestuurs- of directiesecretaresse in een gemeentelijke of (semi-) overheidsorganisatie. Dit moet blijken uit het CV.
- Kandidaat beschikt over 1 of over meer referenties.
- Het uurtarief van de kandidaat is niet hoger dan het maximum tarief. (Tarief is inclusief de reiskosten, kosten t.b.v. VOG aanvraag, evt. parkeerkosten en andere onkostenvergoedingen.) In uitzonderlijke gevallen worden dienstreizen vergoed.
- Kandidaat heeft recente ervaring met complex agendabeheer.
Gunningscriteria / Wensen
- Kandidaat heeft in de afgelopen 5 jaar ervaring als bestuurs- en directiesecretaresse binnen een complexe bestuurlijke organisatie. Dit moet blijken uit het CV.
- Minder dan 3 jaar werkervaring (1 Punten)
- 3 jaar werkervaring (2 Punten)
- 4 jaar werkervaring (3 Punten)
- 5 jaar werkervaring (4 Punten)
- Meer dan 5 jaar werkervaring (5 Punten)
- Kandidaat heeft recente ervaring met het ondersteunen van meerdere directeuren/bestuurders/wethouders tegelijk. Dit moet blijken uit het CV.
- Ja (5 Punten)
- Nee (0 Punten)
- Kandidaat heeft recente ervaring met notuleren. Dit moet blijken uit het CV.
- Ja (2 Punten)
- Nee (0 Punten)
- Kandidaat heeft recente ervaring met het voorbereiden, vastleggen en opvolgen van vergaderingen en afspraken (denk aan: stukken verzamelen, annotaties in systeem zetten, in de gaten houden van afwikkeling). Dit moet blijken uit het CV.
- Ja (3 Punten)
- Nee (0 Punten)
- Kandidaat heeft recente ervaring met werken met iBabs. Dit moet blijken uit het CV.
- Ja (3 Punten)
- Nee (0 Punten)
- Kandidaat heeft ervaring met werken met Office 365 en specifiek Teams. Dit moet blijken uit het CV.
- Ja (3 Punten)
- Nee (0 Punten)
- Kandidaat past binnen het team. Dit moet blijken uit het gesprek.
- Uitstekend (3 Punten)
- Goed (2 Punten)
- Matig (0 Punten)
- Kandidaat beschikt over uitstekende communicatieve vaardigheden en kan op verschillende niveaus communiceren. Dit moet blijken uit het gesprek.
- Uitstekend (3 Punten)
- Goed (2 Punten)
- Matig (0 Punten)
- Kandidaat beschikt over politieke en bestuurlijke sensitiviteit. Dit moet blijken uit het gesprek.
- Uitstekend (3 Punten)
- Goed (2 Punten)
- Matig (0 Punten)
- Kandidaat is kwaliteitsgericht. Dit moet blijken uit het gesprek.
- Uitstekend (3 Punten)
- Goed (2 Punten)
- Matig (0 Punten)
- Kandidaat is proactief. Dit moet blijken uit het gesprek.
- Uitstekend (3 Punten)
- Goed (2 Punten)
- Matig (0 Punten)