Bestuurssecretaresse

Aanvraagnummer: 3933
Organisatie: Gemeente de Bilt
Locatie: Bilthoven
Uren per week: 24 - 32 uur
Tarief: €75 per uur
Duur van de opdracht: 3 maanden
Regio: Utrecht
Startdatum: 3-10-2024
Optie tot verlenging: Mogelijk, maar nog niet bekend
Sluitingsdatum: 26-09-2024 09:00

LET OP! Opdrachten dienen minimaal 1 werkdag voor de sluitingsdatum binnen te zijn voor tijdige verwerking.

Organisatie
Het is goed werken voor de inwoners, organisaties en bedrijven in de zes dorpen die samen onze gemeente vormen. Onze ongeveer 250 medewerkers laten zich elke dag weer inspireren door de wensen en ontwikkelingen in Bilthoven, De Bilt, Groenekan, Maartensdijk, Hollandsche Rading en Westbroek. Steeds vaker werken wij binnen een netwerk van inwoners en bedrijven, dat zelf zaken voor elkaar kan krijgen. Mensen, middelen en technieken slim aan elkaar knopen: dat is onze kracht.

Opdracht
Eén van onze collega’s maakt in oktober een mooie reis en een andere collega mag verhuizen naar haar nieuwe huis. Daarnaast nemen wij afscheid van onze burgemeester en hopen wij medio oktober een waarnemend burgemeester te verwelkomen. Wij hebben ruimte voor een nieuwe collega en daarvoor staat nu een vacature uit.

Wat ga je doen?
Samen met je collega bestuurssecretaresses zorg je ervoor dat de agenda’s van onze wethouders, directie en MT gestructureerd, vlot en soepel verlopen. Je ontzorgt en ondersteunt waar nodig. Jouw dag zal gevuld zijn met acties die voortkomen uit de mail en agenda van het college, directie en MT. Complex agendabeheer, monitoren van afspraken en acties beslaan een groot deel van de dag. Je bent aanspreekpunt voor mensen binnen en buiten de organisatie.

Wat neem je mee?
Je bent een ervaren assertieve en no-nonsense topondersteuner die snel kan schakelen en veel werk aan kan zonder overzicht te verliezen. Jij laat je niet snel gek maken. Plannen, organiseren en complex agendabeheer is jou niet vreemd en je ziet het dan ook iedere keer weer als een uitdaging.

Vereisten / Kock-outcriteria
1. Uiterlijk beschikbaar per 3 oktober 2024 voor minimaal 24 uur per week;
2. Een afgeronde opleiding op minimaal MBO+ niveau in de richting van directie- en/of managementondersteuning;
3. Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 10 jaar binnen een gemeente of overheidsorganisatie;
4. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 10 jaar als secretaresse voor directie, bestuur of raad van bestuur;

Gunningscriteria
5. Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 10 jaar binnen een gemeente of overheidsorganisatie; (15 punten)
6. Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 10 jaar als secretaresse voor directie, bestuur of raad van bestuur; (20 punten)
7. Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 10 jaar als secretaresse voor directie, bestuur of raad van bestuur binnen een gemeente; (25 punten)
8. Aantoonbare werkervaring met complex agendabeheer; (25 punten)
9. Maximum uurtarief van € 75,00 exclusief BTW / inclusief fee Flextender en reiskosten woon-werk. (15 punten)

Competenties

• Je bent resultaatgericht en je hebt overtuigingskracht;
• Je werkt graag samen;
• Je neemt graag initiatief en bent oplossingsgericht;
• Je bent omgevingsbewust: goed op de hoogte van (in- en externe) ontwikkelingen en van wat er leeft bij alle belanghebbenden;
• Je bent flexibel in werktijden bij onverwachte gebeurtenissen;
• Je kunt de juiste prioriteiten stellen;
• Werken onder tijdsdruk vind je geen probleem;
• Je kunt uitstekend plannen en organiseren;
• Je hebt gevoel voor bestuurlijke en politieke besluitvormingsprocessen.

Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in functieschaal 8.

Benodigd aantal professionals
1.

CV-eisen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: Ma – Di – Wo – Do – Vr (dagen in overleg). Is Hybride werken mogelijk: Voornamelijk op kantoor.

Planning
De gesprekken bij de gemeente zijn gepland op maandag 30 september 2024. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op vrijdag 27 september 2024 bericht.

Overige informatie

• De gemeente vraagt om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG).
• Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt.
• De gemeente vraagt van de opdrachtnemen bij het contract onder leiding en toezicht dat ze gebruik maken van een G-rekening.

Reiskosten & parkeren
Het in de offerte vermelde uurtarief dient inclusief de reiskosten te zijn van woon-werkverkeer. Indien het reizen per auto noodzakelijk is voor het uitvoeren van de opdracht dan vergoedt de gemeente De Bilt maximaal € 0,30 (bruto) per kilometer.

De reactietermijn van deze aanvraag duurt tot donderdag 26 september 2024, 09.00 uur. Tot die tijd kunt u reageren.