Communicatie Professional Implementatie DefDoc

Aanvraagnummer: 40860
Contractvorm: Detachering ZZP
Organisatie: Ministerie van Defensie
Locatie: Den Haag - Zuid-Holland
Uren per week: 32 per week
Tarief: Geen maximum
Duur van de opdracht: 18 maanden
Regio: Zuid-Holland
Startdatum: 01-09-2026
Optie tot verlenging: Mogelijk, maar nog niet bekend
Sluitingsdatum: 03-06-2026 12:00

LET OP! Deze opdracht is gesloten

eCF-profiel

Deze opdracht is gebaseerd op het European e-Competence Framework (e-CF). Dit is een Europese standaard voor het beschrijven van IT-competenties en het bijbehorende niveau van verantwoordelijkheid.

Het eCF-profiel geeft aan welke competenties en op welk niveau (e-1 t/m e-5) van de kandidaat verwacht worden.

Wij verwachten dat kandidaten in hun cv duidelijk aantonen dat zij over deze competenties beschikken. Dit kan door per relevante opdracht of functie te beschrijven:

welke rol de kandidaat vervulde
welke werkzaamheden en verantwoordelijkheden daarbij hoorden
in welke mate deze aansluiten op de gevraagde eCF-competenties en het niveau

Cv’s waarin de gevraagde eCF-competenties niet aantoonbaar terugkomen, kunnen niet volledig worden beoordeeld op geschiktheid.

Opdrachtomschrijving

De communicatieprofessional gaat aan de slag in het team dat verantwoordelijk is voor de Defensiebrede uitrol van DefDoc, uiteindelijk voor ruim 20.000 gebruikers bij de Defensieonderdelen. Binnen het team Communicatie, Opleidingen en Adoptie heb je intensief contact met de algemeen coördinator en collega-specialisten op het gebied van verandermanagement, opleidingen en adoptie. Daarnaast begeleid je i-adviseurs in uitvoerende werkzaamheden.

Voor de werkzaamheden is contact met medewerkers van implementatieteams en Defensieonderdelen noodzakelijk, zowel op kantoor in Den Haag als via MS Teams. Defensie heeft locaties verspreid over het hele land en incidentele aanwezigheid op een Defensieonderdeel kan worden verwacht, waarvoor flexibiliteit wordt gevraagd.

De hoofdtaken bestaan uit:

(Mede-)opstellen van communicatieplannen, inclusief tijdsplanning vanuit de implementatieplanning per Defensieonderdeel.
Afstemming met communicatieafdelingen van de verschillende Defensieonderdelen.
Organiseren van de promotiecampagne DefDoc, inclusief contentcreatie en evenementorganisatie.
Ondersteuning van het adoptieproces en organisatie van contactmomenten met DefDoc-verandernetwerken (ambassadeurs, key-users, trainers).
(Door)ontwikkelen van communicatiematerialen zoals infographics, posters en flyers.
Redactie van communicatieberichten en nieuwsbrieven.

Functie-eisen

Kandidaat heeft een afgeronde WO-opleiding of 5 jaar werkervaring op vergelijkbaar niveau.
Kandidaat beheerst de Nederlandse taal vloeiend in woord en geschrift.
Kandidaat heeft een achtergrond in communicatie en/of verandermanagement.
Kandidaat heeft 3 jaar aantoonbare ervaring met het opereren binnen een werkveld waar interactie tussen bedrijfsprocessen, organisatie-inrichting en IT is.

Wensen

Kandidaat heeft bij voorkeur werkervaring als communicatiespecialist of een vergelijkbare rol.
Kandidaat heeft aantoonbare werkervaring bij een grotere organisatie met IT-transitie-, verander- of implementatietrajecten.
Kandidaat heeft ervaring met informatiehuishouding en een basisbegrip van informatiemanagement, informatiesystemen en gegevensbeheer.
Kandidaat is proactief en beschikt over sterke communicatieve vaardigheden, kan schakelen met diversiteit aan belanghebbenden en is een teamspeler.
Kandidaat heeft ervaring met het faciliteren en organiseren van teamsessies en events.

Achtergrond opdracht

Defensie brengt haar informatiehuishouding op orde als basis voor informatiegestuurd werken, een doelmatige administratieve organisatie en het voldoen aan Woo en Archiefwet. Het programma Defensie Open op Orde (DOO) voert de regie over deze veranderkalender en realiseert veel verbeterprojecten, van businesstransformatie tot IT-realisatie. De hoofddoelstelling van dit programma is: Defensie bereikt een versterkte informatiepositie ten behoeve van verbeterde besluitvorming en verantwoording. Daartoe moet informatie juist, compleet, actueel, vindbaar en toegankelijk zijn. Het programma realiseert de inrichting voor informatiehuishouding defensiebreed en ondersteunt de organisatie met kennis, capaciteit en technologie om de volwassenheid van informatiehuishouding te verhogen, met waarborg van de veiligheid van de Staat.

De implementatie van het Document Management Systeem (DMS) en Records Management Applicatie (RMA), genaamd DefDoc, is een cruciaal onderdeel van de integrale businesstransformatie voor de verbeterde informatiehuishouding. Met de defensiebrede implementatie van dit systeem wordt een belangrijke basis gelegd voor het verhogen van de volwassenheid van de informatiehuishouding. Het systeem sluit aan op de dagelijkse werkzaamheden en stukkenstromen en vervangt de huidige archiefoplossing Xpost. DefDoc dient bij te dragen aan de vindbaarheid van informatie en de traceerbaarheid van de totstandkoming van stukken, beleid en besluitvorming. Het bevordert dat informatie juist, compleet, actueel, vindbaar en toegankelijk wordt. Om een defensiebrede werking zeker te stellen, zijn standaardisatie in informatieprocessen en een uniforme werkwijze belangrijke uitgangspunten van DefDoc.

Deze defensiebrede uitrol vindt de komende 2 jaar plaats en bestaat uit parallelle deelprojecten per Defensieonderdeel:

Landmacht
Luchtmacht
Marine
Marechaussee en ondersteunende Commando's
Directies en Diensten

Je werkt in een overkoepelend team met specialisten en ondersteuners op het gebied van verandermanagement, communicatie, opleidingen en adoptie.

Eisen

Kandidaat heeft minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring met het gekozen eCF-profiel of soortgelijke functie.

eCF-profiel: Business Analyst - D.11 Behoeftemanagement

Generieke beschrijving competentiegebied en niveau's (eCF-profiel)

Actief luisteren naar interne en externe klanten, het articuleren en verduidelijken van hun behoeften. Beheert de relatie met alle belanghebbenden om ervoor te zorgen dat de oplossing in lijn is met de bedrijfsvereisten. Stelt verschillende oplossingen voor, bijvoorbeeld make-or-buy, door contextuele analyse uit te voeren ter ondersteuning van gebruikersgericht systeemontwerp. Adviseert de klant over passende oplossingskeuzes. Fungeert als een pleitbezorger die betrokken is bij het implementatie- of configuratieproces van de gekozen oplossing.

eCF4 Lead Professional / Senior Manager: het organiseren en ondersteunen van strategische besluiten van de organisatie, het helpen van organisaties om nieuwe ICT-oplossingen te bedenken, het bevorderen van partnerschappen en het creëren van waardeproposities.

Samenvattende opgave en missie

Analyseert het bedrijfsdomein en optimaliseert de bedrijfsprestaties door middel van technologische toepassing. Analyseert de informatie en de processen die nodig zijn om bedrijfsplannen te ondersteunen. Formuleert functionele en niet-functionele vereisten van de bedrijfsorganisatie en adviseert over de levenscyclus van de informatieoplossingen. Evalueert de impact in termen van verandermanagement.

Taken

Draagt bij aan de voorbereiding van het bedrijfsplan van de organisatie
Analyse van zakelijke vereisten en ontwerpgerelateerde processen
Ondersteuning van digitale transformatie en het identificeren van verbeterpunten in bedrijfsprocessen
Biedt mogelijke ICT-oplossingen die voldoen aan de ICT-strategie
Ontwikkelt businesscases met betrekking tot de voorgestelde oplossingen
Analyseert vereiste informatie en documenten
Ontwikkelt een plan voor continuïteit van operaties

Wensen

Kandidaat heeft bij voorkeur meer dan de aangegeven eis aantoonbare werkervaring met de gevraagde functie binnen het eCF-profiel.
Kandidaat heeft bij voorkeur werkervaring als communicatiespecialist of een vergelijkbare rol.
Kandidaat heeft aantoonbare werkervaring bij een grotere organisatie met IT-transitie-, verander- of implementatietrajecten.
Kandidaat heeft ervaring met informatiehuishouding en een basisbegrip van informatiemanagement, informatiesystemen en gegevensbeheer.
Kandidaat is proactief en beschikt over sterke communicatieve vaardigheden, kan schakelen met diversiteit aan belanghebbenden en is een teamspeler.
Kandidaat heeft ervaring met het faciliteren en organiseren van teamsessies en events.

Aanvullende informatie

Hybride werken: thuiswerken is toegestaan, conform de aangegeven frequentie.

Aantal dagen thuiswerken: 2