Contractmanager en – beheerder 3 raamovereenkomsten Inhuur

Organisatie
Bouw mee met de gemeente Westland. De gemeente Westland is met ruim 100.000 inwoners één van de dertig grootste gemeenten in Nederland. Met haar duurzame en innovatieve glastuinbouwcluster is de gemeente Westland een belangrijke economische motor. Op een inspirerende manier biedt de gemeente Westland haar inwoner ruimte, rust, groen en woonomgevingen met aantrekkelijke recreatiemogelijkheden en voorzieningen. Een vitale economie en een bloeiend verenigingsleven zorgen voor een dynamische en actieve gemeente.

Slagkracht, ambitie, innovatie en professionaliteit, dat zijn de kernbegrippen waar het in Westland om draait!

Gemeente Westland is een uitdagende en eigentijdse werkgever, die continu in ontwikkeling is. We zijn een actieve werkorganisatie met een prettige, informele werksfeer en volop ontwikkelingsmogelijkheden. We sturen op resultaten en het tonen van eigen initiatief wordt gewaardeerd. Gemeente Westland is onderverdeeld in vier clusters: Dienstverlening, Beleid, Ruimte en Bedrijfsvoering, met daarnaast een unit Concern control en eenheid Bureau gemeentesecretaris.

Opdracht contractmanagement en -beheer 3 ROVK’s voor inhuur personeel in het ruimtelijke domein.
Momenteel is het cluster Ruimte bezig vorm te geven aan de aanbesteding en verdere vormgeving en inrichting van het contractmanagement en -beheer  van 3 raamovereenkomsten (ROVK’s).

Deze opdracht heeft betrekking op het contractmanagement en -beheer, uitgevoerd door een externe partij, gedurende 12 maanden. Het uitgangspunt is dit contractmanagement, uitgevoerd door een externe partij, voor een periode van maximaal 12 maanden, vast te leggen. Na deze periode is de eigenorganisatie zodanig ingeregeld dat zij de werkzaamheden binnen de eigen gelederen kan uitvoeren en borgen zoals bedoeld. De opdracht ziet toe op de volgende contracten:

• ROVK Inhuur Personeel Ruimtelijk Domein (4 percelen)
• ROVK Juridisch Personeel (3 percelen)
• ROVK Omgevingsmanagement (2 percelen)

Het totaal betreft 3 ROVK’s, waarin 9 percelen en 3 contractant per perceel. Getotaliseerd betekent dit het contractbeheer van 27 contractanten. Per perceel treedt er 1 contractmanager (totaal 9) op. In de regel betreft dit 9 teammanagers van diverse clusters.

Door deze wijze van organiseren van dit specifieke contractmanagement en -beheer creëren we voorwaarden voor het waarborgen van de rechtmatigheid en de continuïteit van de flexibele schil of tijdelijke inhuur op formatie.

Voor de huidige aanbesteding van de 3 raamovereenkomsten voor inhuur van personeel is de gemeente Westland op zoek naar een juiste vorm van contractmanagement en -beheer. In deze opdracht zijn de werkzaamheden voor het contractmanagement en -beheer van deze 3 raamovereenkomsten inzichtelijk gemaakt. De gemeente vraagt een offerte uit te brengen voor het uitvoeren van deze werkzaamheden.

Gedurende de voorbereiding en uitvoering van dit contractmanagement en -beheer wenst de gemeente optimaal ontzorgd te worden. Hieronder wordt onze dienstverlening en de benodigde investering toegelicht.

De aanbestedingsdocumenten zoals gebruikt in 2023 zullen als uitgangspunt worden gebruikt.

Een extern bureau is nauw betrokken geweest bij de voorbereiding en uitvoering van de aanbesteding en kent deze aanbestedingsdocumenten dus goed.

De werkzaamheden behorende bij het contractmanagement- en beheer van deze raamovereenkomsten zijn onder andere:

• Contractopstelling en -ondertekening;
• Contractuitvoering;
• Prestatiemeting en -evaluatie;
• Contractbewaking en -beheer (waaronder registratie en signalering);
• Rapportage en communicatie;
• Contractaanpassingen en -vernieuwing;
• Beëindiging of verlenging;
• Het uitvoeren van ‘minicompetities’ binnen de raamovereenkomst.

Op basis van ingeschatte capaciteitsberekeningen en de verwachte financiële jaaromzet zijn de benodigde middelen voor de ROVK Juridisch Personeel, de ROVK Inhuur Personeel Ruimtelijk Domein en de ROVK Omgevingsmanagement als volgt ingeschat en getotaliseerd:

De kolom ‘capaciteit bij intern contractmanagement’ geeft de verwachte benodigde capaciteit van de eigen organisatie aan, tijdens en na de looptijd van deze opdracht.

De opdracht omvat het contractmanagement en -beheer van:

• 3 ‘specifieke’ raamovereenkomsten voor inhuur van personeel
• 9 percelen voor gespecificeerde werkzaamheden
• In totaal 27 externe contractanten

Competenties
Verantwoordelijkheid
Komt gemaakte afspraken na en accepteert de gevolgen die voorvloeien uit het eigen handelen.

Oordeelsvorming
Weegt gegevens en mogelijke handelwijzen in het licht van relevante criteria tegen elkaar af om tot realistische beoordelingen te komen.

Regisseren
Brengt belangen, opinies en inbreng van diverse partijen samen. Geeft vorm aan en richting aan(uiteenlopende) samenwerkingsverbanden en realiseert een gemeenschappelijk resultaat.

Samenwerken
Voert in een team een opdracht uit. Draagt bij aan de harmonie van de groep en aan de optimale inzet van de leden ten behoeve van het groepsdoel, desnoods ten koste van eigen korte termijn belangen.

Resultaatgerichtheid
Formuleert heldere doelstellingen en resultaten en is er actief op gericht om deze te behalen.

Projectmanagement
Weet werkzaamheden projectmatig in te richten, kent de fasen, weet deze fasen planmatig in te richten en de voortgang te bewaken. Kan functioneel leiding geven, toezien op de planning van werkzaamheden en voortgang bewaken.

Bedrijfsvoering: de medewerker weet hoe de interactie tussen mensen, organisaties en
systemen plaatsvindt en weet hiermee om te gaan en op te anticiperen.

Gunningscriteria (weging)
5. Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring met het opzetten, inrichten en implementeren van een contractmanagement-organisatie (35 punten);
6. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als contractmanager in de afgelopen 5 jaar (35 punten);
7. Aantoonbare werkervaring met raamovereenkomsten binnen een gemeentelijke instelling in de afgelopen 5 jaar (30 punten).

Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre u / de door u aangeboden kandidaat aan het bovengenoemde profiel voldoet.

Vereisten / knock-outcriteria

1. Uiterlijk beschikbaar per 14 april 2024 voor 32 uur per week gedurende de gehele opdracht;
2. Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring als contractmanager binnen de inhuur van tijdelijk personeel;
3. Offerte dient gericht te zijn op 3 separate offertes (1 per ROVK) met een vaste prijs als uitgangspunt;
4. Aantoonbare werkervaring met opzetten, inrichten en implementeren van contractmanagement-organisaties.

Benodigd aantal professionals
1

CV-eisen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: nader te bepalen

Planning
De gesprekken bij de gemeente worden gepland in overleg met de kandidaten. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op vrijdag 5 april 2024 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze aanvraag.

Overige informatie

• De gemeente zal om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) verzoeken.
• Het aantal te declareren uren mag het maximum van 1620 uur per jaar niet overschrijden. Er geldt een terugbetalingsverplichting voor het teveel gedeclareerde.
• Het facturatieproces van deze opdracht verloopt middels de facturatiemodule van Flextender. Indien u de opdracht gegund krijgt, ontvangt u een handleiding.
• ‘Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi)’.
• De voertaal binnen de gemeente is Nederlands (in taal en geschrift), er word geacht dat de kandidaat hieraan kan participeren.