Directie secretaris

Opdrachtomschrijving

Voor de Belastingdienst, directie DF&A, is een directiesecretaris (medior) gevraagd. De directiesecretaris is het verbindende aanspreekpunt voor bestuurlijke dossiers en adviseert de directeur en het MT gevraagd en ongevraagd. De opdracht richt zich op zorgvuldige, voorspelbare en effectieve besluitvorming binnen het MT, inclusief de inhoudelijke en organisatorische voorbereiding, coördinatie en bewaking van besluitvormingsprocessen.

Doel van de opdracht

Het ondersteunen van het MT van DF&A met een goed georganiseerde stukkenstroom, tijdige besluitvorming en een samenhangende strategische planning, zodat directie en management tijdig, volledig en goed voorbereid kunnen sturen op relevante ontwikkelingen.

Taken en verantwoordelijkheden

• Adviseren van de directeur en het MT, gevraagd en ongevraagd.
• Voorbereiden van strategische en besluitvormende overleggen, inhoudelijk en organisatorisch.
• Bewaken van de kwaliteit van vergaderstukken op volledigheid en juistheid.
• Opstellen van agenda’s en verzorgen van de verslaglegging.
• Bijhouden van de besluitenlijst en bewaken van de samenhang tussen besluiten, actiepunten en strategische koers.
• Toezien op tijdige opvolging en implementatie van besluiten en actiepunten.
• Beheren van de (strategische) MT-agenda en zorgen voor een samenhangende en realistische planning richting onder andere 2027.
• Voorbereiden van werkbezoeken en andere overleggen.
• Nauw samenwerken met bestuursadviseurs, managementondersteuning, communicatie en andere teams binnen het BDO.

Resultaat & Planning

Looptijd: 17-08-2026 tot en met 31-12-2026.

Uren per week: 20 tot 24 uur.

Totaal aantal uren: 380 tot 460 uur.

Optie tot verlengen: Ja, maximaal 3 verlengingen van 6 maanden, uiterlijk tot 29-02-2028.

• Gesprekken – Dag 1 op 09-07-2026.
• Gespreksvorm – Op locatie of online.
• Locatie gesprek – Croeselaan 14, 3521 CA Utrecht.
• Standplaats – Croeselaan 14, 3521 CA Utrecht.

Eisen

Knock-outcriteria

• De aangeboden kandidaat beschikt over minimaal HBO werk- en denkniveau. Dit is aantoonbaar middels een afgeronde HBO-opleiding of een afgeronde MBO-opleiding gecombineerd met minimaal 5 jaar relevante werkervaring op HBO-niveau in een vergelijkbare functie; dit dient in het cv aantoonbaar te staan.
• De aangeboden kandidaat beschikt over minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in een rol als directiesecretaris of een vergelijkbare bestuurlijke ondersteuningsfunctie; dit dient in het cv aantoonbaar te staan.
• De aangeboden kandidaat beheerst de Nederlandse taal, zowel spreken als schrijven, op professioneel niveau; dit wordt getoetst aan de hand van een door de kandidaat zelf geschreven tekst.
• De aangeboden kandidaat heeft aantoonbare ervaring met het ondersteunen van bestuurlijke besluitvormingsprocessen en het coördineren van vergader- en stukkenstromen; dit dient in het cv aantoonbaar te staan.
• De aangeboden kandidaat scoort minimaal 50 punten van het totaal aantal te behalen punten op kwaliteitswensen en competenties (totaal 80).
• Alle beoordelingscriteria, inclusief verwijzing naar het betreffende criterium en de uitwerking, moeten in het cv zijn opgenomen; als dit ontbreekt, wordt de aanbieding terzijde gelegd.
• Per kandidaat dienen het cv en de motivatiebrief samen te worden gevoegd en als 1 bestand te worden aangeboden.
• De documenten dienen in de Nederlandse taal te zijn opgesteld.

Wensen

Kwaliteitswensen

• De mate waarin de aangeboden kandidaat beschikt over ervaring in een rol als directiesecretaris of vergelijkbaar.
• De mate waarin kandidaat ervaring heeft met het zelfstandig uitvoeren van taken en verantwoordelijkheden, waarbij aantoonbaar zorgvuldig wordt gewerkt binnen gestelde kaders, deadlines en kwaliteitsnormen.
• De mate waarin de aangeboden kandidaat beschikt over communicatieve vaardigheden, mondeling en schriftelijk, en effectief kan schakelen met verschillende stakeholders binnen een bestuurlijke omgeving.
• De mate waarin de aangeboden kandidaat beschikt over organisatorische en coördinerende vaardigheden, en in staat is meerdere besluitvormingsprocessen gelijktijdig effectief te sturen en te structureren.
• De mate waarin de aangeboden kandidaat vaardig is met M365-applicaties.

Competenties

• Plannen en organiseren.
• Organisatiesensitiviteit.
• Analyseren.
• Samenwerken.
• Flexibiliteit.

Voorwaarden

• Richtlijn tarief: € 0,00.
• Functieschaal: 11.
• Inhuur ZZP-er toegestaan: nee.
• Aanvraag uitzetten via detacheringsbureaus/brokers: ja.
• Voorkeur gaat uit naar een detacheringsprofessional; afhankelijk van het profiel kan achteraf nog een DBA-toetsing plaatsvinden.
• Financieel akkoord: ja.
• VT-aanvraag goedgekeurd op 26-03-2026, kenmerk 2026-0000006113.
• Standaard screeningsprofiel voor de VOG volstaat.
• A012-procedure van toepassing: nee.
• Maximaal aantal aan te bieden cv’s per leverancier per positie: 6.
• Uren per week: 20 tot 24.
• Uren totaal voor de periode: 380 tot 460.
• Dag 1 voor gesprekken: 09-07-2026.

Over de organisatie

Het Bureau Directeursondersteuning (BDO) ondersteunt en adviseert de directeur DF&A en de MT-leden. Het team houdt zich onder meer bezig met advisering en procesmatige begeleiding van de stukkenstroom, coördinatie en opstellen van P&C-producten, regie op bedrijfsvoering-gerelateerde onderwerpen, interne en externe communicatie en secretariële ondersteuning van managers. Team Bestuursondersteuning adviseert en ondersteunt het MT van DF&A met strategische, politieke en bestuurlijke inzichten, zodat de directie tijdig, volledig en goed voorbereid kan sturen op relevante ontwikkelingen.