Ga naar de inhoud 
Directieassistent
Aanvraagnummer: 37267
Contractvorm: Detachering
Organisatie: Gemeente Utrecht
Locatie: Utrecht
Uren per week: 36 uur per week
Tarief: max 90 per uur
Duur van de opdracht:
Regio: Utrecht
Startdatum: Z.s.m.
Optie tot verlenging: Ja
Sluitingsdatum: 27-04-2026 08:00
LET OP! Reacties dienen minimaal 1 werkdag voor de sluitingsdatum binnen te zijn voor tijdige verwerking.
Algemeen
Utrecht heeft jou nodig! Als directieassistent bij Ruimte breng jij orde en overzicht in een dynamische omgeving. Je ontzorgt de directie en zorgt dat agenda’s, processen en vergaderingen soepel verlopen.
Informatie
- Locatie: Utrecht
- Periode: Zsm tot 1 oktober 2026 met mogelijke opties tot verlenging
- Belasting: 36 uur per week gemiddeld
- Tarief: Maximaal 90 euro per uur inclusief reiskosten, exclusief BTW
- Functieschaal: 8
- Vrijdag is een verplichte dag om te werken
- De kantoordagen zijn in overleg, ongeveer 50% thuis en 50% op kantoor
Opdrachtomschrijving
Je werkt in een hecht team dat betrokken, deskundig en met humor samenwerkt aan grote opgaven voor de stad.
De opdracht draait om het ondersteunen van de directie en het bewaken van overzicht en continuïteit.
Taken en verantwoordelijkheden
- Je beheert de agenda van de directeur, overzichtelijk, strak en zonder dubbele boekingen.
- Je beheert de mailbox van de directeur en het directiesecretariaat met oog voor prioriteiten.
- Je zorgt dat vergaderingen vlekkeloos verlopen, van agenda tot zaal en stukken.
- Je bewaakt deadlines, stuurt reminders en voorkomt lastminute paniek.
- Je werkt autonoom, waar mogelijk met eigen middelen, en richt je werkzaamheden naar eigen inzicht in.
- Er is geen sprake van leiding en toezicht door een leidinggevende.
- De beoordeling van de werkzaamheden vindt plaats op basis van het resultaat.
Resultaat van de opdracht
Deze opdracht kan worden afgerond als het opleidings/leiderschapsprogramma is ingepland in diverse agenda’s en de opleidingsdagen zijn verstreken.
Eisen
- Je hebt een MBO+ of HBO-opleiding en HBO werk- en denkniveau.
- Je hebt minimaal 6 jaar aantoonbare werkervaring als directieassistent, bij voorkeur binnen een overheidsorganisatie.
- Je spreekt en schrijft uitstekend Nederlands.
Wensen
- Bestuurlijke sensitiviteit: je voelt aan wat er speelt binnen de organisatie en handelt daar zorgvuldig naar.
- Organisatietalent: je houdt overzicht, ook bij veel lopende zaken en wisselende prioriteiten.
- Proactief en zelfstandig: je ziet wat er nodig is en handelt voordat iemand het hoeft te vragen.
- Communicatief sterk: je schakelt helder tussen directie, collega’s en externe contacten.
- Oplossingsgericht: je denkt mee, lost op en houdt het hoofd koel in drukke momenten.
- Teamgericht en verbindend: je werkt graag samen en draagt bij aan een positieve sfeer.
- Discreet en betrouwbaar: je kunt omgaan met gevoelige informatie en wekt vertrouwen.
- Digitale vaardigheid: je maakt slim gebruik van tools als Outlook, Teams, SharePoint en Excel om structuur te creëren.
Over de organisatie
Als gemeente Utrecht geloven wij dat een diverse organisatie zorgt voor meer innovatie, creativiteit en een betere samenwerking. Daarom streven wij ernaar om een zo inclusief mogelijke organisatie te zijn.