Directiesecretaresse – Provincie Utrecht

Organisatie
Utrecht is een provincie om trots op te zijn. Gevarieerd, bruisend en met een rijke historie. Met veel verschillende levensstijlen, culturen en persoonlijke voorkeuren. Onze regio is een topregio met een innovatieve kenniseconomie.

Het is onze opgave om de aantrekkelijkheid van onze provincie te vergroten en groei zo te faciliteren dat de kwaliteit van onze ruimte behouden blijft. Samen met inwoners, bedrijven, organisaties en andere overheden werken het provinciebestuur en medewerkers met enthousiasme en daadkracht aan een gezonde en duurzame leefomgeving. Wij willen dat iedereen in de provincie Utrecht fantastisch woont, werkt en leeft. Daarom zorgen wij voor een goede balans tussen groen en groei.

Opdracht
Door interne ontwikkelingen heeft onze directiesecretaresse meer handjes nodig!! Zij kan je hulp goed gebruiken bij het uitvoeren van de dagelijkse en extra taken. Je primaire verantwoordelijkheid is het bieden van excellente secretariële ondersteuning samen met de directiesecretaresse aan de algemeen directeur/provinciesecretaris. Samen  ontzorgt je de directeur zodat zij zich optimaal op haar taken kan richten. Je bent in staat om flexibel in te spelen op de situatie als de omstandigheden daarom vragen en je hebt geen 9-tot-5-mentaliteit. Je bent een aanpakker, toekomstgericht, digitaal vaardig en krijgt zaken voor elkaar. Je werkt samen met de directiesecretaresse in een klein team rond de directeur ook nauw samen met de directieadviseur.

Je bent verantwoordelijk voor o.a. de volgende werkzaamheden:

• Verwerken van de dagelijkse post/mail en de juiste behandeling/afhandeling van telefoongesprekken;
• Het maken van complexe afspraken en zorgdragen voor een adequate agendaplanning;
• Aanspreekpunt voor mensen van binnen en buiten de organisatie;
• Op verzoek verstrek je informatie en/of verwijs je door (je bent hierin kritisch en je kunt een goede inschatting maken van de wijze waarop een verzoek moet worden afgehandeld);
• Je vraagt door en durft kritisch te zijn op de (vergader)verzoeken;
• Zorgen dat de directeur tijdig over de juiste (vergader)stukken en informatie beschikt;
• Bewaken van de voortgang van de dagelijkse actiepunten en het stellen van prioriteiten daarin;
• Het zelfstandig uitvoeren van correspondentie en het kritisch controleren van de ter ondertekening aangeboden correspondentie. Je bewaakt de archivering van in- en externe post;
• Het organiseren van ontvangsten, (afscheids)bijeenkomsten en (buitenlandse) reizen van de algemeen directeur en het directieteam.

De reactietermijn van deze inhuuropdracht duurt tot donderdag 25 april 2024, 09.00 uur. Tot die tijd kunt u reageren.

Competenties

• Proactieve en professionele werkhouding
• Efficiënt/effectief werken
• Flexibel/snel kunnen schakelen
• Kunnen omgaan met wisselende werkdruk
• Hoog probleemoplossend vermogen; wacht niet af
• Accuraat
• Prioriteiten weten te stellen

Selectiecriteria te beoordelen door Flextender  (weging, totaal 100 punten)
5. Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring als secretaresse binnen een politiek/bestuurlijke omgeving in de afgelopen 10 jaar (60 punten);
6. Aantoonbare werkervaring met het notuleren van vergaderingen (40 punten);

Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre u / de door u aangeboden kandidaat aan het bovengenoemde profiel voldoet.

Vereisten / knock-outcriteria
1.Een afgeronde opleiding op minimaal mbo niveau 4 in de secretariële richting;
2. Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als secretaresse binnen een politiek/bestuurlijke omgeving in de afgelopen 5 jaar;
3. Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring met Outlook, Word, Excel en MS teams;
4. Beschikbaar om te werken de woensdag en vrijdag;

Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in functieschaal 8.

Benodigd aantal professionals
1.

CV-eisen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: Ma – Di – Wo – Do – Vr
Is hybride werken mogelijk:  ja

Planning
De gesprekken bij de opdrachtgever zijn gepland op dinsdag 30 april van 09.00 uur tot 12.00 uur. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op maandag 29 april 2024 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze inhuuropdracht.

Overige informatie

• De opdrachtgever zal om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vragen.
• Het facturatieproces van deze opdracht verloopt middels de facturatiemodule van Flextender. Indien u de opdracht gegund krijgt, ontvangt u een handleiding.
• Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi).