Directiesecretaresse RNext

Opdrachtomschrijving

Voor de RNext-directeuren van de gemeente Rotterdam wordt een Directiesecretaresse gezocht die rust brengt in een dynamische omgeving, snel schakelt en overzicht houdt. De functie is pittig en vraagt om het beheren van twee complexe agenda’s, het afhandelen van spoedklussen en het omgaan met diverse stakeholders. Je ondersteunt de project- of programmadirecteur en vervangt waar nodig de secretaresses van de lijndirecteuren van het cluster.

Doel van de opdracht

Het doel is de directie van RNext adequaat te ondersteunen door middel van professioneel agendabeheer, mailboxmanagement, vergaderondersteuning en het ontzorgen van de directie in de dagelijkse werkzaamheden. Daarnaast wordt verwacht dat je actief meedenkt over procesverbetering en slimmer werken binnen het secretariaat.

Taken en verantwoordelijkheden

• Beheren van twee zeer dynamische en complexe agenda’s en prioriteiten scherp afwegen.
• Structureren, prioriteren, beantwoorden en doorzetten van e-mailverkeer.
• Verwerken van stukken in iBabs en fungeren als eerste aanspreekpunt.
• Organiseren en voorbereiden van vergaderingen en zorgen dat de juiste stukken aanwezig zijn.
• Zorgen voor een efficiënte en foutloze administratie, workflow en dossiervorming.
• Ondersteunen bij spoedtaken en het ontzorgen van de directie.
• Meedenken over procesverbetering, modernisering van het secretariaat en slimmer werken.
• Snel eigen maken van nieuwe systemen en deze slim inzetten, bijvoorbeeld voor bezoekersaanmeldingen, vergaderruimtes en ICT-middelen.
• Vervangen van secretaresses van de lijndirecteuren wanneer nodig.

Resultaat & Planning

Looptijd: 6 maanden

• Startdatum – z.s.m., naar verwachting medio juli 2026.
• Verlengingsopties – 2 x 3 maanden.
• Uren per week – 36 tot 40 uur.
• Aantal medewerkers – 1.
• Verificatiegesprek – week 29, op locatie of via MS Teams.
• Geschatte gespreksduur – 30 tot 60 minuten per gesprek.
• Locatie – Wilhelminakade 179, De Rotterdam.
• Thuiswerkbeleid – voor vergaderen en digitaal ontmoeten wordt MS Teams gebruikt; fysieke aanwezigheid is afhankelijk van de wensen van de directeur.

Eisen

• Minimaal een afgeronde opleiding op Mbo-niveau 4.
• Werkervaring met Microsoft Office; dit dient duidelijk in het cv te staan.
• Werkervaring met Microsoft Teams; dit dient duidelijk in het cv te staan.
• Werkervaring met Microsoft Planner; dit dient duidelijk in het cv te staan.
• Minimaal 3 jaar werkervaring als directiesecretaresse, opgedaan in de afgelopen 5 jaar; dit dient duidelijk in het cv te staan.
• Je bent communicatief vaardig in de Nederlandse taal, zowel in woord als geschrift; dit dient uit het cv te blijken.
• Je kunt 3 dagen per week op een gemeentelijke locatie aanwezig zijn; flexibiliteit hierin is vereist.
• Alleen detachering is toegestaan; doorleenconstructies zijn niet toegestaan.

Wensen

• Werkervaring bij een gemeente met meer dan 160.000 inwoners; dit dient duidelijk in het cv te staan.
• Minimaal een afgeronde Hbo-opleiding; dit dient duidelijk in het cv te staan.
• Minimaal 3 jaar werkervaring met het zelfstandig voorbereiden en notuleren van directie- of MT-overleggen, opgedaan in de afgelopen 5 jaar; dit dient duidelijk in het cv te staan.
• Werkervaring met een digitaal archiveringssysteem; dit dient duidelijk in het cv te staan.

Voorwaarden

De tariefrange bedraagt €60 tot €67. De weging bestaat uit 30% prijs en 70% kwaliteit. Inschrijver kan 1 kandidaat aanbieden. De kandidaten die het hoogst eindigen in de ranking worden uitgenodigd voor een verificatiegesprek, met maximaal 3 kandidaten.

Over de organisatie

Je komt te werken binnen het cluster Bestuurs- en Concernondersteuning (BCO) van de gemeente Rotterdam, afdeling Directiestaf. De gemeente Rotterdam is een innovatieve en internationale stad met grote maatschappelijke opgaven. BCO vormt de spil van de gemeentelijke organisatie en ondersteunt het college van burgemeester en wethouders, de stadsbesturing en de verschillende gebieden. De gemeente hecht waarde aan ontwikkeling, samenwerking en eigentijdse arbeidsvoorwaarden.