Directiesecretaris

Organisatie

Een sociale en ondernemende gemeente met ruim 75.000 inwoners. Hier werken we samen met 650 collega’s aan de best mogelijke dienstverlening voor inwoners, bedrijven en instellingen. De lijnen zijn kort, we kennen elkaar en we weten wat er speelt. Onder het motto: vertrouwen, verbinden en verantwoordelijkheid.

De opdracht

1. Draagt zorg voor de ondersteuning van de directie (3 personen) in brede zin
2. Treedt op als adviseur/ regisseur van de werkplanning van de directie
3. Treedt op als secretaris van het werkoverleggen: is verantwoordelijk voor het agendabeheer, het notuleren van vergaderingen en de coördinatie van werkzaamheden en actiepunten
4. Daagt zorg voor het agendabeheer en de planning van bijeenkomsten en vergaderingen, stelt hierin prioriteiten
5. Draagt zorg voor de voorbereiding en het organiseren van (in)formele collegevergaderingen en het uitzetten van vervolgacties naar de organisatie
6. Treedt op als eerste aanspreekpunt van de directie voor medewerkers en externe contacten
7. Draagt zorg voor de post- en e-mailafhandeling: stelt in- en externe correspondentie op en beheert diverse mailboxen
8. Verzorgt informatie aan interne en externe relaties
9. Volgt en evalueert signalen en rapporteert deze aan de directie

Vereisten / knock-outcriteria

1. ‘Bring your own device’ is van toepassing. Dit houdt in dat de kandidaat die de opdracht gegund krijgt zelf een mobiele telefoon inclusief abonnement moet meenemen voor alle zakelijke contacten. Ditzelfde geldt voor een laptop (geen iPad); de werkplekken van de gemeente Leidschendam-Voorburg zijn voorzien van USB-C (Thunderbolt) docking beeldschermen.
2. Minimaal over 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar, in een directiesecretaris functie binnen het openbaar bestuur);
3. Aantoonbare werkervaring met het bewaken van ambtelijke procedures (benoem dit duidelijk in het cv aan de hand van een voorbeeld);

Gunningscriteria (weging)

4. Minimaal een afgeronde hbo bachelor opleiding bedrijfskunde, bestuurskunde of Officemanagement (30 punten);
5. Beschikbaar per uiterlijk 22 juli 2024 voor 36 uur in de week (20 punten);
6. Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring met het bewaken van ambtelijke procedures (benoem dit duidelijk in het cv aan de hand van een voorbeeld) (25 punten);
7. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring met Complex agenda beheer, benoem duidelijk waar dit is opgedaan (25 punten).

Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre u / de door u aangeboden kandidaat aan het bovengenoemde profiel voldoet.

Functieschaal

Deze functie is ingedeeld in functieschaal 10.

Benodigd aantal professionals

1.

CV-eisen

Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen

De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: maandag tot en met vrijdag

Planning

De gesprekken bij de gemeente zijn gepland op donderdag 11 juli 2024 van 12:00 uur tot 17:00 uur. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op vrijdag 5 juli 2024 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze aanvraag.