Domeinsecretaresse

Aanvraagnummer: 4693
Organisatie: Provincie Utrecht
Locatie: Provincie Utrecht
Uren per week: 32-40 uur
Tarief: Geen maximum
Regio: Utrecht
Startdatum: Z.s.m.
Optie tot verlenging: 2 maal 3 maand(en)
Sluitingsdatum: 06-11-2024 09:00

Organisatie
Utrecht is een provincie om trots op te zijn. Gevarieerd, bruisend en met een rijke historie. Onze regio is een topregio met een innovatieve kenniseconomie.

Het is onze taak om de aantrekkelijkheid van onze provincie te vergroten en groei zo te faciliteren dat de kwaliteit van onze ruimte behouden blijft. Samen met inwoners, bedrijven, organisaties en andere overheden werken we met enthousiasme en daadkracht aan een gezonde en duurzame leefomgeving.

Wat ga je doen?
Je gaat aan de slag bij het team TOS als secretaresse binnen het secretariaat van het domein Leefomgeving.

Je zorgt ervoor dat de teamleiders en domeinmanager zich op hun primaire taak kunnen richten door hen te ondersteunen op secretarieel gebied. Je biedt passende, snelle en zorgvuldige ondersteuning en zorgt voor de juiste kwaliteit. Binnen de vastgestelde kaders heb je de vrijheid om maatwerk te leveren.

Verantwoordelijkheden:
- Verwerken van post en telefoongesprekken;
- Complexe afspraken en agendaplanning;
- Aanspreekpunt voor mensen binnen en buiten de organisatie;
- Informatie verstrekken en doorverwijzen;
- Zorgen voor de juiste (vergader)stukken en informatie;
- Bewaken van actiepunten;
- Zelfstandig correspondentie uitvoeren en controleren;
- Organiseren van ontvangsten en reizen.

Persoonlijke eigenschappen:
- Dienstverlenend;
- Resultaatgericht;
- Flexibel;
- Teamspeler;
- Proactief.

Vaardigheden:
- Mondelinge en schriftelijke communicatie;
- Prioriteiten stellen;
- Snel schakelen;
- Omgaan met hectische situaties;
- Bestuurlijk sensitief.

Kennis:
- MS Office en iBabs.

Vereisten / knock-outcriteria:
1. Minimaal 2 jaar werkervaring als secretaresse/management assistent;
2. Afgeronde opleiding op minimaal Mbo niveau;
3. Werkervaring als secretaresse bij een provinciale overheid.

Gunningscriteria:
4. Afgeronde opleiding op minimaal hbo niveau (10 punten);
5. Minimaal 4 jaar werkervaring als secretaresse/management assistent (50 punten);
6. Werkervaring in de afgelopen 3 jaar als secretaresse/management assistent binnen een provinciale overheid (40 punten).

Geef in het cv aan in hoeverre u aan het profiel voldoet.

Functieschaal:
Deze functie is ingedeeld in schaal 7

Benodigd aantal professionals:
1.

CV-eisen:
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen:
Ma – Di – Wo – Do – Vr
Is hybride werken mogelijk: ja

Planning:
De gesprekken zijn gepland in de week van 11 november 2024. Kandidaten ontvangen uiterlijk op vrijdag 8 november 2024 bericht.

Overige informatie:

• De opdrachtgever vraagt om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG).
• Indien personeel ter beschikking wordt gesteld, moet de opdrachtnemer in het handelsregister zijn geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi).

De reactietermijn duurt tot woensdag 6 november 2024, 9.00 uur.