Ervaren Functioneel Beheerder / Consultant Zaakgericht Werken

Aanvraagnummer: 50035
Contractvorm: Detachering
Organisatie: Gemeente Hilversum
Locatie: Hilversum
Uren per week: 32 - 36 per week
Tarief: Geen maximum
Duur van de opdracht: 6 maanden
Regio: Noord-Holland
Startdatum: 21-09-2026
Optie tot verlenging: 1 x 3 maanden
Sluitingsdatum: 09-09-2026 09:00

LET OP! Reacties dienen minimaal 1 werkdag voor de sluitingsdatum binnen te zijn voor tijdige verwerking.

Uitvoeringsvoorwaarde
De opdrachtnemer waarborgt dat bij de uitvoering van de opdracht geen arbeidsovereenkomst of (fictieve) dienstbetrekking ontstaat tussen de door opdrachtnemer ingezette natuurlijke persoon/personen en de opdrachtgever. De opdrachtgever heeft de opdracht zodanig ingericht dat de werkzaamheden plaatsvinden binnen de organisatorische kaders van de opdrachtgever, zoals nader uitgewerkt in de opdrachtomschrijving. Gelet hierop is de opdrachtnemer gehouden de werkzaamheden zodanig te organiseren en uit te voeren dat het hiervoor bedoelde risico wordt voorkomen.
De verantwoordelijkheid voor een juiste kwalificatie van de arbeidsrelatie en de naleving van toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder begrepen de Wet deregulering beoordeling arbeidsrelaties (Wet DBA), ligt bij de opdrachtnemer.
De inschrijver dient bij inschrijving in de offerte aannemelijk te maken en deugdelijk te onderbouwen op welke wijze hij invulling geeft aan deze uitvoeringsvoorwaarde.
Indien naar het oordeel van de opdrachtgever uit de inschrijving niet aannemelijk wordt dat de opdrachtnemer de opdracht kan uitvoeren op een wijze die voldoet aan deze uitvoeringsvoorwaarde, kan de inschrijving als niet‑conform terzijde worden gelegd. Bij deze beoordeling is niet de gekozen juridische vorm of constructie doorslaggevend, maar de (voorgenomen) feitelijke wijze van uitvoering van de opdracht, zoals die uit de inschrijving blijkt.

Samen sterker!
Wijdemeren en Hilversum zijn vanaf 1 januari 2027 één gemeente. Zo kunnen we de dienstverlening aan onze 120.000 inwoners en bijna 20.000 bedrijven niet alleen blijven garanderen, maar ook verbeteren. Door onze krachten te bundelen, staan we sterker in het aanpakken van belangrijke uitdagingen, zoals wonen, natuur, economie en bereikbaarheid. Hilversum en Wijdemeren delen een historie en zijn al langer met elkaar verbonden.

De samenvoeging biedt nieuwe energie om die verbondenheid te versterken. De dorpen Ankeveen, Breukeleveen, 's-Graveland, Kortenhoef, Loosdrecht en Nederhorst den Berg behouden hun eigen karakter en vormen een waardevolle aanvulling op de meer stadse karakter van Hilversum. Van veen en water naar zand en heide. Die diversiteit maakt Hilversum aantrekkelijk om in te wonen, te werken én te recreëren.

Opdracht
De gemeente Hilversum zoekt een ervaren functioneel beheerder of consultant die aantoonbaar deskundig is in zaakgericht werken en beschikt over diepgaande, direct toepasbare kennis van xxllnc Zaaksysteem. De professional ondersteunt het dagelijks functioneel beheer én levert een inhoudelijke bijdrage aan de overgang van DECOS JOIN naar xxllnc Zaaksysteem. Ervaring met een vergelijkbare zaaksysteemmigratie, bij voorkeur specifiek tussen DECOS JOIN en xxllnc Zaaksysteem, geldt als een belangrijke pré. 

Taken en werkzaamheden

• Uitvoeren en versterken van het functioneel beheer van xxllnc Zaaksysteem, inclusief incident-, probleem-, wijzigings- en gebruikersbeheer. 

• Analyseren van werkprocessen en vertalen van proces- en informatiebehoeften naar een passende inrichting van zaakgericht werken. 

• Adviseren over zaaktypen, statussen, resultaten, rollen, autorisaties, metagegevens, bewaartermijnen, sjablonen en zaakdossiers. 

• Voorbereiden, begeleiden en controleren van functionele migratiewerkzaamheden van DECOS JOIN naar xxllnc Zaaksysteem. 

• Beoordelen van datakwaliteit, migratiemapping, volledigheid en bruikbaarheid van gemigreerde zaken en documenten. 

• Opstellen en uitvoeren van testscenario’s voor migratie, releases, koppelingen en functionele wijzigingen; registreren en opvolgen van bevindingen. 

• Afstemmen met leveranciers, projectleiding, informatiebeheer, recordmanagement, architectuur, security, privacy, proceseigenaren en key-users. 

• Ondersteunen van gebruikers en key-users en bijdragen aan instructies, werkinstructies, kennisoverdracht en adoptie. 

• Inrichten en actualiseren van functionele beheerdocumentatie en zorgen voor een zorgvuldige overdracht. 

Vereisten

1. Aantoonbaar afgeronde opleiding op minimaal hbo bachelor niveau; 
2. Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring als functioneel beheerder of consultant binnen zaakgericht werken;
3. Minimaal 3 jaar aantoonbare, hands-on ervaring met functioneel beheer, inrichting of implementatie van xxllnc Zaaksysteem, in de afgelopen 5 jaar;
4. Aantoonbare werkervaring met het vertalen van processen en gebruikersbehoeften naar inrichting en wijzigingen in een zaaksysteem;
5. Beschikbaar voor 32 uur per week vanaf de overeengekomen startdatum.
6. Het cv beschrijft per relevante opdracht concreet de gebruikte zaaksystemen, de uitgevoerde werkzaamheden en de behaalde resultaten;

Gunningscriteria (weging, totaal 100 punten)

7. Aantoonbare werkervaring met migratie van DECOS JOIN naar xxllnc Zaaksysteem, benoem 1 referentieproject op een aparte pagina in de offerte. Beschrijf rol, omvang, aanpak en resultaat. (35 punten)
8. Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 3 jaar met inrichting, beheer, testen, zaaktypen, autorisaties en beheerprocessen in xxllnc Zaaksysteem. (30 punten)
9. Aantoonbare werkervaring met gemeentelijke processen, betrokken disciplines en eisen aan informatie- en archiefbeheer. (15 punten)
10. Aantoonbare werkervaring met mapping, datakwaliteit, migratietesten, bevindingenbeheer en acceptatie. (10 punten)
11. Aantoonbare werkervaring met documentatie, instructie en overdracht aan interne beheerders en key-users. (5 punten)

Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre je/de door jou aangeboden kandidaat aan de criteria en competenties voldoet. Indien informatie niet expliciet in het cv of de toelichting is opgenomen, wordt deze niet meegenomen in de beoordeling.

Competenties

• Zaakgericht en procesgericht denken: overziet de samenhang tussen proces, informatie, systeeminrichting en beheer.
• Analytisch vermogen: doorgrondt complexe inrichting, migratiebevindingen en afhankelijkheden en vertaalt deze naar uitvoerbare oplossingen.
• Communicatief sterk: schakelt effectief met gebruikers, leveranciers, adviseurs en opdrachtgevers op operationeel en tactisch niveau.
• Resultaatgericht en zelfstandig: brengt structuur aan, bewaakt voortgang en levert aantoonbare resultaten op.
• Zorgvuldig en kwaliteitsgericht: werkt controleerbaar, documenteert besluiten en heeft aandacht voor datakwaliteit en informatiebeheer.
• Omgevingsbewust en verbindend: begrijpt de gemeentelijke context en weet uiteenlopende belangen bij elkaar te brengen.
• Stressbestendig: behoudt overzicht en handelingsvermogen bij verstoringen, deadlines en migratievraagstukken.

Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in functieschaal 9. Deze functieschaal is verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de inlenersbeloning. De opdrachtgever verwacht dat dit tarief ligt rond de 100 euro.

Benodigd aantal professionals
1

Offerte-eisen
Maximaal 5 pagina's cv, exclusief motivatiebrief (1 pagina) en exclusief voorblad (1 pagina), opgesteld in het Nederlands, met minimaal 2 referenties (naam, functie en organisatie), in pdf.
* Als er uitvoeringsvoorwaarden worden gehanteerd, verzoeken we je in de offerte aannemelijk te maken en deugdelijk te onderbouwen op welke wijze invulling wordt gegeven aan de uitvoeringsvoorwaarde.

Werkdagen
Hybride werken is mogelijk: ja
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: in overleg

Planning
De gesprekken bij de opdrachtgever zijn gepland op vrijdag 11 september 2026 om 10.00 uur. De kandidaten die hiervoor zijn uitgenodigd, ontvangen uiterlijk 24 uur voor de gespreksdatum bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze inhuuropdracht.

Belangrijk: De eisen voor deze vacature zijn verplicht. Kandidaten die niet aan alle eisen voldoen, kunnen niet worden meegenomen in de selectie.